Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie mające na celu usprawnienie procesu fakturowania w Polsce. Choć ministerstwo udostępniło interfejs narzędzia do dobrowolnego użytku już ponad rok temu, wciąż niewielu przedsiębiorców jest świadomych jego istnienia. Dlatego warto bliżej przyjrzeć się temu systemowi, korzyściom, jakie oferuje, oraz wyzwaniom, z którymi muszą się w jego kontekście zmierzyć polscy przedsiębiorcy.
Czym jest KSeF i jakie korzyści ze sobą niesie?
KSeF to system, który umożliwia elektroniczne wystawianie i przetwarzanie faktur w Polsce. Faktury elektroniczne, dzięki swojej strukturze i możliwości automatycznego przetwarzania informacji, zapewniają wiele korzyści. Wszystkie dane faktury, włącznie z wierszami, są ustrukturyzowane, co ułatwia przetwarzanie informacji, choć w niektórych przypadkach wciąż może być konieczne rozpoznawanie optyczne znaków (OCR). KSeF eliminuje konieczność archiwizacji faktur papierowych, a także przyspiesza proces regulowania należności, zapewniając jednocześnie bezpieczną dostępność faktur dla klientów.
Czy jesteśmy gotowi na KSeF?
Pomimo potencjalnych korzyści, jakie niesie za sobą KSeF, wiele przedsiębiorstw w Polsce nie jest wystarczająco przygotowanych na jego wdrożenie. Przeprowadzone badania pokazują, że aż 44% przedsiębiorców nigdy nie słyszało o KSeF, a 41% firm uważa, że nie są jeszcze gotowe do korzystania z tego systemu. Ponadto, 35% polskich przedsiębiorstw nadal generuje wyłącznie papierowe faktury, podczas gdy tylko 17% korzysta jedynie z faktur elektronicznych. W związku z tym istnieje duża potrzeba edukacji i zwiększenia świadomości na temat KSeF wśród polskich przedsiębiorców.
Dlaczego WEBCON BPS jest idealnym narzędziem do obsługi KSeF?
Jeśli chodzi o narzędzia do obsługi KSeF, warto zwrócić uwagę na WEBCON BPS. Chociaż generowanie faktur elektronicznych jest możliwe w systemach ERP, to logika biznesowa związana z KSeF najlepiej sprawdza się w WEBCON BPS. Platforma ta umożliwia łączenie faktur elektronicznych z zamówieniami oraz dekretowanie. Dodatkowo, WEBCON oferuje funkcje wysyłania faktur i samofakturowania, co czyni go idealnym narzędziem dla przedsiębiorstw, które chcą skorzystać z możliwości systemu. Warto zauważyć, że proces wystawiania faktur elektronicznych w ramach KSeF obejmuje nie tylko samą generację faktur w systemie ERP, ale także zbieranie dokumentów, monitorowanie ich statusu i inne czynności. WEBCON umożliwia kompleksowe zarządzanie tym procesem, zapewniając przedsiębiorstwom większą elastyczność i efektywność.
Harmonogram wdrożenia KSeF i jak się do niego przygotować?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zajmuje kilkanaście tygodni, dlatego ważne jest, aby już teraz rozpocząć planowanie, aby być gotowym na początek 2024 roku, zgodnie z oficjalnym harmonogramem. Przedsiębiorstwa powinny analizować obecne procesy fakturowania, dostosowywać systemy informatyczne oraz szkolić pracowników. W ten sposób będą przygotowane na nadchodzące zmiany i unikną niepotrzebnych problemów związanych z wdrożeniem systemu. Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą także pewne wyzwania. Jednym z nich jest walidacja e-faktur, czyli upewnienie się, że wszystkie dane są poprawne i zgodne z wymaganiami. Ponadto, struktura KSeF może ulegać zmianom, co może wymagać dostosowania systemów i procesów w firmach. Dlatego ważne jest, aby być elastycznym i gotowym na ewentualne zmiany, aby skutecznie korzystać z możliwości, jakie daje KSeF.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest innowacyjnym rozwiązaniem mającym na celu usprawnienie procesu wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w Polsce. Mimo pewnych wyzwań, KSeF przynosi liczne korzyści, a platforma WEBCON stanowi cenne narzędzie do skutecznego zarządzania tym procesem. Dlatego warto już teraz planować wdrożenie KSeF, aby być przygotowanym na nadchodzące zmiany i wykorzystać w pełni potencjał faktur elektronicznych.
