Analiza person i strategia organizacji

W trakcie analizy powstają karty person. Opisują one poszczególne typy użytkowników: ich cele, sposób korzystania z intranetu i poziom kompetencji. Dzięki temu możliwe jest zaadresowanie wszystkich potrzeb w odpowiedni sposób. Drugim etapem jest analiza celów organizacji, czyli co chcemy osiągnąć w komunikacji? Jak intranet może wesprzeć prowadzone projekty transformacyjne? Spisanie tych informacji i zatwierdzenie jest kluczowe dla osiągnięcia wysokiej jakości projektu.

Na tym etapie warto zrozumieć, że intranet w logice działania jest bardzo podobny do portali zasięgowych. Przeczytaj o tym więcej w dedykowanym artykule.

Architektura informacji

Odpowiednio zaplanowana architektura informacji jest fundamentem dobrze funkcjonującego intranetu. Zbudowanie drzewiastej struktury treści pozwala na logiczne usystematyzowanie materiałów oraz kluczowych funkcjonalności, dzięki czemu użytkownicy mogą łatwo i intuicyjnie odnaleźć potrzebne informacje. W procesie planowania niezwykle pomocna jest metoda sortowania kart, która umożliwia zidentyfikowanie niespójności, braków w strukturze oraz obszarów wymagających poprawy. Takie podejście znacząco podnosi finalną jakość intranetu, czyniąc go bardziej przejrzystym i przyjaznym dla użytkowników.

Drzewo nawigacji

Architektura informacji jest materiałem, który pozwala wyodrębnić poszczególne rodzaje nawigacji. Często powstaje więcej niż jedno drzewo nawigacji. Na tym etapie trzeba uwzględnić wynik analizy person, aby nawigacja ułatwiała dotarcie do treści różnym użytkownikom, w zależności od tego jak je konsumują.

Prototyp LoFi

Wstępne prototypy pokazujące kierunkowo kształt rozwiązania pozwalają szybko zatwierdzić ogólne kierunki działania. Na tym etapie łatwiej jest podjąć decyzję jak intranet łączy się z innymi narzędziami.

Prototyp HiFi

Choć są to czarno-białe strony, to jednak w pełni pokazują sposób działania serwisu i niektóre interaktywne funkcjonalności. Dzięki temu Klient nie ma wątpliwości jak będzie to działało w intranecie. Prototyp zawiera wszystkie zinwentaryzowane artykuły, dzięki czemu wiadomo jaki jest zakres migracji. Stanowi to checklistę wdrożenia, co okazuje się być kluczowe na etapie importu treści. Prototyp stanowi integralną cześć dokumentacji.

Projekt graficzny

Przygotowanie projektu wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu projektowania graficznego, usability oraz budowy front-endu. Projekt powinien uwzględniać identyfikację Klienta, a jednocześnie być bardzo praktyczny.

Plan wdrożenia i uruchomienia

Plan obejmuje migrację treści. Sporym zadaniem jest praca z dokumentami. Konieczna jest inwentaryzacja plików i nierzadko ich aktualizacja.

Testy rozwiązania i weryfikacja czy uprawnione osoby mają dostęp do określonych zasobów to kolejny krok w projekcie.

Kluczowe dla powodzenia projektu jest komunikacja do całej organizacji. Wszyscy pracownicy powinni rozumieć, jak intranet wpłynie na codzienną pracę. Szczególnie istotna jest tu rola działu kadr, dla którego intranet jest wspaniałym narzędziem nie tylko dostarczania aktualności.

Inwentaryzuj treści

Jest to jedno z największych wyzwań w trakcie wdrożenia. Warto zacząć gromadzić treści, które powinny zostać umieszczone w intranecie. Wiele z nich okazuje się być na tym etapie nieaktualne lub wymaga odświeżenia szaty graficznej.

Sporej uwagi wymaga zgromadzenie aktualnych informacji. Usystematyzowanie plików w strukturę folderów bardzo pomorze podczas analizy i budowy struktury informacji.

Za każdym razem podczas wdrożenia konfigurowany jest systemem uprawnień wiec już na etapie gromadzenia dokumentów warto przemyśleć którym pracownikom nadać dostępy.

Przeanalizuj aktualną sytuację

Warto choćby przymierzyć się do budowy strategii komunikacyjnej. Ustalić jakie są podstawowe cele organizacji w komunikacji. Przykładowe cele to: zwiększenie zaangażowania, lepsze rekrutacje wewnętrzne lub przyspieszenie określonych zmian organizacyjnych.

Warto zadać sobie szereg pytań:

• Na ile użytkownicy docenią dostęp do bazy pracowników?
• Czy aktualna struktura organizacyjna ma znaczenie dla pracowników?
• Czy moduł bazy wiedzy wraz z opisem procesów biznesowych będzie miał wpływ na rozwój firmy?
• Czy potrzebuje narzędzia komunikacji w sytuacjach kryzysowych?
• Jak komunikuję postępy i promuję uczestnictwo w realizowanych projektach modernizacyjnych

Przeanalizuj użytkowników

Można przeanalizować zwyczaje użytkowników w zakresie komunikacji firma – pracownik oraz pracownik – pracownik. Jakich narzędzi używają? W jaki sposób gromadzą i wymieniają się plikami? W jakim stopniu występuje elektroniczny obieg dokumentów? Konieczne jest też ustalenie z jakimi użytkownikami mamy do czynienia. Jakie są ich kompetencje internetowe? Jakim sprzętem dysponują? W jaki sposób pracują?

Łatwe dzielenie się dokumentami, szybki dostęp najlepiej w czasie rzeczywistym, możliwość przeglądania i współtworzenia dokumentów są kluczowe dla rozwoju firmy. Warto przeanalizować na ile rozwinięto kulturę organizacyjną tym zakresie oraz co organizacja chciała by z tym zrobić.

Czy robić ankiety wśród pracowników?

Jest to jedno z najczęstszych pytań podczas analizy. Warto tu przytoczyć dwa cytaty znanych technologicznych rewolucjonistów:

„Gdybym na początku swojej kariery jako przedsiębiorca zapytał klientów, czego chcą, wszyscy byliby zgodni: chcemy szybszych koni. Więc ich nie pytałem. Henry Ford

Ludzie nie wiedzą czego chcą, dopóki im tego nie pokażesz.” Steve Jobs

Wniosek

Ankiety mogą być przydatne, ale trzeba brać poprawkę na częsty brak orientacji w możliwościach nowych technologii. Zdecydowanie lepiej jest wdrożyć małą, ale bardzo przydatną technologię, a następnie obserwować użytkowników. Często dopiero wtedy pojawiają się trafne pomysły.

Umów bezpłatną konsultację

Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas takiego spotkania nasz konsultant przeanalizuje potrzeby i podpowie, które narzędzia z palety Microsoft 365 będą najlepsze.

Zobacz DEMO

Zobacz, jak wdrożono intranet w innych organizacjach. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń funkcjonalności i rozwiązań takich jak: komunikacja wewnętrzna, baza wiedzy, wniosek urlopowy, struktura organizacyjna. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji.