Podpisywanie dokumentów jest nieodłącznym elementem wielu procesów biznesowych. Przez setki lat byliśmy przyzwyczajeni do korzystania z podpisów odręcznych na papierze. Jednak w erze cyfrowej, przekazywanie i przechowywanie papierowych dokumentów staje się coraz mniej efektywne. W związku z tym, coraz częściej sięgamy po rozwiązanie jakim jest podpis elektroniczny, który zapewnia wygodę, bezpieczeństwo i oszczędność czasu. Przyjrzyjmy się zatem bliżej podpisowi elektronicznemu, jego rodzajom oraz zastosowaniu w biznesie.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnego podpisu odręcznego. Stanowi on formę autoryzacji dokumentów elektronicznych, która poświadcza tożsamość osoby podpisującej oraz zapewnia integralność dokumentu. Istnieje kilka rodzajów podpisu elektronicznego, z których można korzystać w zależności od potrzeb i wymagań. Różnią się one stopniem zabezpieczeń, jakie oferują oraz poziomem prawnie wiążącej mocy.

Rodzaje podpisu elektronicznego

• Podpis zwykły – To najprostsza forma podpisu elektronicznego, która polega na zamieszczeniu skanu lub zdjęcia podpisu odręcznego na dokumencie elektronicznym. Nie zapewnia on jednak pełnej ochrony integralności dokumentu.
• Podpis zaawansowany – Ten rodzaj podpisu wymaga użycia certyfikatu kwalifikowanego, który jest wydawany przez akredytowane instytucje. Zapewnia on większe bezpieczeństwo i integralność dokumentu.
• Podpis kwalifikowany – To najbardziej zaawansowana i prawnie wiążąca forma podpisu elektronicznego. Wykorzystuje on certyfikat kwalifikowany i jest uwierzytelniany przez specjalne instytucje certyfikujące. Gwarantuje on najwyższy poziom bezpieczeństwa i jest równoważny z tradycyjnym, odręcznym podpisem.
• Pieczęć elektroniczna – Ten jest odpowiednikiem tradycyjnej pieczęci firmowej. Używana jest do oznaczania dokumentów elektronicznych w imieniu organizacji lub przedsiębiorstwa, potwierdzając ich autentyczność.

Zastosowanie podpisu elektronicznego w biznesie

Podpis elektroniczny znajduje szerokie zastosowanie w różnych obszarach biznesowych. Przede wszystkim jest nieocenionym narzędziem w procesie zawierania umów. Dzięki niemu można bezpiecznie podpisywać umowy sprzedaży, umowy najmu, umowy z dostawcami i wiele innych.

Kolejnym obszarem, w którym podpis elektroniczny znalazł swoje miejsce, są zasady regulujące obowiązki pracowników, takie jak umowy o pracę, umowy o zachowanie poufności czy oświadczenia o stanie zdrowia. Podpis elektroniczny jest także powszechnie stosowany w sektorze finansowym, w tym do podpisywania faktur, umów kredytowych czy dokumentów związanych z inwestycjami. Może być również wykorzystywany w procesach związanych z HR, takich jak podpisywanie umów o pracę, zgód na przetwarzanie danych osobowych czy deklaracji podatkowych.

Czy ePUAP to zamiennik podpisu elektronicznego?

ePUAP jest platformą służącą do korzystania z usług elektronicznych i komunikacji między administracją publiczną a obywatelem. Nie może być ona jednak wykorzystywana do podpisywania wszystkich dokumentów, gdyż nie spełnia wymogów dotyczących skutecznego podpisu elektronicznego. Na rynku istnieją dedykowane platformy, takie jak Autenti, które oferują zaawansowane rozwiązania podpisu elektronicznego, dostosowane do potrzeb biznesowych.

Jak można wykorzystać e-dowód do podpisu?

Wprowadzony niedawno na polski rynek dowód osobisty, może posiadać także funkcję podpisu elektronicznego. Oznacza to, że można go wykorzystać do autoryzowania dokumentów elektronicznych. Wymaga to jednak posiadania odpowiedniego czytnika kart oraz oprogramowania umożliwiającego korzystanie z tej funkcji. Wykorzystanie nowego dowodu osobistego jako podpisu elektronicznego daje większą pewność co do tożsamości osoby podpisującej oraz zwiększa bezpieczeństwo procesu autoryzacji.

Autenti  – nowoczesna platforma do podpisu elektronicznego

Autenti to czołowy dostawca innowacyjnych rozwiązań w obszarze podpisu elektronicznego i partner firmy Nexpertis. Ich zaawansowane technologie umożliwiają bezpieczne i legalne podpisywanie dokumentów online, eliminując konieczność korzystania z tradycyjnych, papierowych formularzy. Autenti oferuje klientom z różnych branż prostą i efektywną platformę, umożliwiającą skuteczne zarządzanie procesami podpisywania, co przekłada się na oszczędność czasu, kosztów i zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi.

Autenti zapewnia łatwą integrację z istniejącymi systemami i aplikacjami, co umożliwia szybką i sprawną implementację rozwiązania podpisu elektronicznego w firmie. Dodatkowo, Autenti oferuje szereg dodatkowych funkcjonalności, takich jak archiwizacja elektroniczna dokumentów, śledzenie statusu podpisów oraz automatyczne przypisywanie uprawnień do dokumentów w zależności od ról i hierarchii w organizacji. Dzięki temu, Autenti umożliwia kompleksowe zarządzanie procesem podpisywania dokumentów elektronicznych, zwiększając efektywność i usprawniając pracę w organizacji.

Podsumowując, podpis elektroniczny jest niezastąpionym narzędziem w dzisiejszym świecie biznesu, umożliwiającym bezpieczne i efektywne podpisywanie dokumentów elektronicznych. Dzięki różnym rodzajom podpisu elektronicznego, możliwe jest dostosowanie go do indywidualnych potrzeb i wymagań. Wykorzystanie podpisu elektronicznego w procesach biznesowych, takich jak umowy czy faktury, przyspiesza i ułatwia wiele operacji. Wybór odpowiedniego dostawcy infrastruktury podpisu elektronicznego oraz partnera wdrażającego jest kluczem do efektywnej i skutecznej digitalizacji.