W erze szybko rozwijającej się technologii, organizacje starają się dostosować do nowych trendów i przenieść swoje operacje na platformy cyfrowe. Jednakże, czasem nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem, a nieprawidłowości w procesach digitalizacyjnych mogą skutkować utratą efektywności i spowolnieniem działalności. Przyjrzyjmy się zatem kilku przykładom superszybkich gąsienic, czyli błędów, jakie można popełnić w przypadku cyfrowej transformacji, oraz pułapek, których należy unikać w projektach digitalizacyjnych, aby osiągnąć zamierzone efekty.

Czy w ogóle mamy proces?

Pierwszym i jednocześnie podstawowym błędem jest brak właściwie zdefiniowanego procesu. Nie można powiedzieć, że mamy proces, gdy wszystkie działania są wykonywane w sposób chaotyczny, bez ustalonej kolejności i zależności między nimi. Właściwie zdefiniowany proces powinien obejmować szereg kroków, które prowadzą do osiągnięcia określonego celu. Powinien być on dokumentowany i dostępny dla wszystkich zaangażowanych stron. Bez tego, działania w ramach digitalizacji mogą być nieskoordynowane i trudne do kontrolowania.

Równoległe światy  – elektroniczny i papierowy

Kolejnym często spotykanym problemem jest równoległe istnienie światów elektronicznego i papierowego. Chociaż celem digitalizacji jest przeniesienie operacji na platformy cyfrowe, niektóre organizacje wciąż generują wnioski i dokumenty, które wymagają ręcznego podpisu i są przechowywane w formie papierowej. To powoduje utratę czasu i efektywności. Zamiast tego, wszystkie możliwe procesy powinny być przeprowadzane automatycznie, a użytkownicy powinni korzystać z dostępnych narzędzi i technologii, które umożliwiają elektroniczne przetwarzanie i przechowywanie dokumentów.

Skomplikowane procesy  – modelowanie każdego scenariusza

Czasami organizacje wpadają w pułapkę skomplikowanych procesów, w których starają się uwzględnić każdy możliwy scenariusz. Tworzenie modeli dla każdej potencjalnej sytuacji może być kosztowne i skomplikowane. Dodatkowo, takie zbyt rozbudowane procesy mogą być trudne do utrzymania i  rozwijania. Warto skoncentrować się na identyfikacji kluczowych etapów i eliminacji zbędnych elementów, aby proces był prostszy i bardziej zautomatyzowany.

Człowiek pilnuje procesu

W niektórych przypadkach organizacje budują tak skomplikowane procesy, że wymagają one stałej obecności człowieka, który nadzoruje i pilnuje ich prawidłowego przebiegu. Takie podejście jest nie tylko kosztowne, ale również ogranicza skalowalność i elastyczność operacji. Systemy powinny być zaprojektowane w taki sposób, aby były w stanie samodzielnie zarządzać i monitorować procesy, minimalizując konieczność nadzoru ze strony człowieka. W ten sposób, pracownicy mogą skoncentrować się na bardziej wartościowych zadaniach, a procesy mogą być realizowane efektywniej.

Podsumowując, w procesach digitalizacyjnych mogą pojawić się liczne przeszkody, które utrudniają osiągnięcie zamierzonych efektów. Aby przeprowadzić skuteczną cyfrową transformację, istotne jest uwzględnienie takich aspektów jak odpowiednie zdefiniowanie procesów, uproszczenie złożonych procedur czy ograniczenie roli człowieka w procesie. Dzięki temu możliwe jest stworzenie prawdziwie dynamicznego i efektywnego środowiska, które zapewnia płynność działania, zwiększa wydajność i umacnia konkurencyjność organizacji.