preloader

Elektroniczny obieg faktur kosztowych z KSeF

Elektroniczny obieg faktury z ksef webcon nexpertis

 

Obieg faktur w firmie jest dla każdej organizacji wyzwaniem biznesowym. Wpływa on bezpośrednio na jakość informacji zarządczej i kontrolingowej. Zapewnienie usystematyzowanego, powtarzalnego procesu obsługi faktur kosztowych pozwala uzyskać wiele korzyści dla każdej organizacji.

Z perspektywy finansowej jest to dość kosztowny proces, co wynika z jego pracochłonności. W związku z tym konieczna bywa również jego optymalizacja. Przetrzymywanie faktur w formie elektronicznej daje szereg korzyści.

Elektroniczny obieg faktury z ksef webcon nexpertis

Korzyści elektronicznego obiegu faktur w firmie

1.

Elektroniczny obieg faktur integruje się z systemami sap oraz z innym programem księgowym którego używasz w swojej firmie.  Szybkość obsługi

Szybkość obsługi faktur kosztowych jest bardzo istotna z perspektywy kontrolingowej i zarządczej. Czas obsługi faktur znacznie skraca się dzięki automatyzacjom i procesowemu podejściu. Wykorzystanie takich mechanizmów jak KSeF czy OCR ma gigantyczny wpływ na czas realizacji procesu.

2.

System - elektroniczny obieg faktur redukuje koszty obsługi dokumentów, a moduł zapotrzebowań i zamówień ułatwia kontrolę wystawiania faktur.  Redukcja kosztów obsługi faktury

Elektroniczne faktury staną się normą w firmach ze względu na wysokie koszty standardowego obiegu. Nakłady pracy na obsługę faktury w wersji papierowej jest ogromy. Często koszt obsługi dokumentu w formie papierowej sięga 40 zł i to bez względu na wartość samego dokumentu. Nic dziwnego, że dla firm obsługujących tysiące faktur kosztowych jest to kluczowe zagadnienie.

3.

Obieg faktur w systemie WEBCON odbywa się zawsze w zgodzie z ustalonymi procedurami firmy dotyczącymi obiegu dokumentów księgowych.  Akceptacja zgodna z procedurami firmy

Elektroniczny obieg faktur kosztowych zapewnia z natury rzeczy, zgodność z założeniami organizacji i lepszą kontrolę. To system a nie ludzie decydują kto, kiedy i w jakim zakresie powinien akceptować dokument. Błędy i odchylenia w tym procesie mogą być bardzo kosztowne, dlatego wykorzystujemy sprawdzone oprogramowanie WEBCON BPS.

4.

Poprawna dekretacja dokumentów księgowych w systemie obiegu dokumentów WEBCON odbywa się automatycznie i bezbłędnie.  Poprawna dekretacja

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów sprawia, że proces dekretacji odbywa się szybciej i ze znacznie mniejszą ilością błędów. Do systemu finansowo – księgowego trafiają poprawne dane ze względu na szereg mechanizmów ułatwiających i wspierających proces opisu kontrolingowego i księgowego.

5.

System obiegu dokumentów WEBCON obsługuje fakturę kosztową w sposób intuicyjny  Doskonalenie

System elektronicznego obiegu faktur pozwala mierzyć pracochłonność obsługi faktury i czas postoju procesu w krokach. Dzięki temu można wyciągać wnioski i dokonywać optymalizacji procesu.

Przebieg procesu obiegu faktur kosztowych

W systemie obiegu dokumentów z jednej strony można procesować faktury kosztowe z drugiej dokumenty takie jak umowy, zamówienia, zapotrzebowania co czyni kompleksowym i niezbędnym w każdej dużej firmie.

1 / 9  Rejestracja

Faktury (i inne dokumenty kosztowe) są przyjmowane trzema kanałami:

  1. Dokumenty papierowe – w przyszłości najczęściej paragony, bilety parkingowe i autostradowe
  2. Pliki PDF – przesyłane przez e-mail na dedykowaną skrzynkę pocztową
  3. KSeF – w niedalekiej przyszłości obligatoryjnie dla wszystkich podatników VAT

Dla każdego z tych strumieni danych, przewidziane są specjalne warianty procesu. Nawet wdrożenie KSeF nie zredukuje dokumentów papierowych i PDF do zera, choćby ze względu na faktury zagraniczne.

2 / 9  Skanowanie

Dokumenty papierowe są oklejane kodem kreskowym z sygnaturą i skanowane.

Dokumenty kosztowe o formacie innym niż A4 z reguły są naklejane na kartkę o tym formacie.

 

3 / 9  OCR

Faktury kosztowe dostarczone w formie papierowej lub PDF są przetwarzane przez mechanizm rozczytywania OCR.

Można zastosować domyślne rozwiązanie WEBCON BPS lub Microsoft Azure AI, które oprócz nagłówków odczytuje także wiersze.

 

4 / 9  Automatyczna analiza

Elektroniczny obieg faktur kosztowych pozwala automatyzować powtarzalne zadania. Zanim człowiek zacznie pracować nad dokumentem kosztowym może on zostać przygotowany automatycznie. Taki mechanizm obejmuje:

  • pobranie danych Kontrahenta z GUS (Główny Urząd Statystyczny) i w wybranych przypadkach utworzenie go automatycznie w ERP
  • sprawdzanie jaki jest numer rachunku bankowego w systemie Biała Lista VAT oraz w wewnętrznym systemie księgowym ERP
  • połączenie faktury z zamówieniem i umową, co pozwala na znalezienie właściciela biznesowego faktury i uzupełnienie większości dekretu.

5 / 9  Dekretacja

Dekretacja jest realizowana przez właściciela biznesowego faktury. Podział na MPKi lub projekty może być dokonywany wartościowo lub procentowo z użyciem danych słownikowych oraz szablonów.

Wymiary księgowe i kontrolingowe mogą być pobierane z systemu ERP, co pozwala na zawężenie dostępnych opcji w miarę wybierania kolejnych parametrów, minimalizując ryzyko błędów.

 

6 / 9  Akceptacja

Elektroniczny obieg faktur pozwala budować wielopoziomowe i bardzo skomplikowane scenariusze akceptacyjne. Macierz akceptacji faktury kosztowej może obejmować przełożonego lub innych aktorów procesu, bazując na strukturze organizacyjnej, wysokości upoważnienia, informacjach o typie, celu lub cenie zakupu.

Może być to również taka sama macierz akceptacji jak stosowana w procesie obsługi zamówienia.

 

7 / 9  Kontrola księgowa

Ostatnim etapem w obiegu faktur kosztowych, bezpośrednio przed ich wprowadzeniem do systemu ERP, jest kontrola księgowa przeprowadzana przez dział księgowości. W tym momencie zespół księgowości może dokonać ostatecznych modyfikacji i uzgodnień z właścicielem faktury.

Jest to szczególnie istotne, gdyż poprawki dokonywane na tym etapie wymagają minimalnego nakładu pracy.

 

8 / 9  Przesłanie faktury do ERP

Przepływ dokumentów księgowych do systemu ERP umożliwia szybkie zaksięgowanie faktury.

Kompletna faktura wraz z linkiem do obrazu dokumentu, przechowywanego w WEBCON BPS, trafia do systemu ERP.

 

9 / 9  Pobranie statusu płatności z ERP

Sprawny przepływ informacji oznacza również automatyzację komunikacji. Mówimy tu np. o automatycznym informowaniu właścicieli biznesowych o planowanym czasie realizacji i statusie przelewu.

Dzięki temu minimalizujemy niechcianą komunikację obciążającą zespół księgowości.

 

left
right

Elektroniczny obieg faktur i jego przydatne funkcjonalności wg. kryteriów:

#1 Obsługa faktur i automatyzacja

1. Dodawanie załączników do faktury – Elektroniczne faktury z KSeF dają wielkie możliwości, jednak nie obsługują obiegu dokumentów dodatkowych, jak raporty tankowań itp. Workflow obiegu faktur automatyzuje to zadanie.

2. Podpowiadanie właścicieli biznesowych – Jednym z największych wyzwań w procesie jest poszukiwanie właścicieli biznesowych faktur. Obieg dokumentów ułatwia to zadanie poprzez automatyczne sugestie właścicieli na podstawie wcześniejszych danych i zdefiniowanych reguł.

3. Automatyczna akceptacja faktury – Gdy faktura jest połączona z zamówieniem, proces akceptacji faktur kosztowych może bazować (pod pewnymi warunkami) na wykonanej już akceptacji zamówienia.

4. Skrzynka pocztowa – Skrzynka pocztowa (MS Exchange lub Office 365) do przyjmowania e-faktur umożliwia uruchamianie procesu po otrzymaniu maila z załącznikiem. Konieczne jest ustalenie sposobu działania skrzynki: czy każdy załącznik jest traktowany jako jedna faktura, czy też każdy mail zawiera jedną fakturę

5. Obsługa duplikatów – System wykrywa duplikaty na podstawie porównania atrybutów takich jak NIP i numer faktury, co zapobiega ich ponownemu przesyłaniu i obiegowi.

6. Szablony dekretacji – elektroniczny obieg faktur umożliwia budowanie wielu optymalizacji jak szablony dekretacji, które znacznie skracają czas obsługi i podnoszą jakość dekretacji.

#2 Zgodność i monitorowanie

7. Wielospółkowość – Jedną z większych potrzeb przedsiębiorstwa w strukturze grupy jest spójne obsługiwanie procesów biznesowych. Platforma WEBCON BPS umożliwia realizację procesów biznesowych i zarządzanie uprawnieniami w kontekście wielu spółek. Dodatkowo, system pozwala na obsługę procesów nawet wtedy, gdy każda spółka korzysta z innego systemu ERP.

8. Powiązanie faktury z budżetem – Powiązanie faktury z budżetem odbywa się na podstawie słownika budżetów (jeśli taki proces istnieje) lub poprzez wprowadzenie identyfikatora budżetu. To pozwala efektywnie monitorować zarówno planowanie, jak i realizację budżetu.

 

9. Monitorowanie terminu płatności – W obrocie gospodarczym rośnie znaczenie zwalczania zatorów płatniczych. Wykorzystanie elektronicznego obiegu faktur umożliwia monitorowanie statusu poszczególnych faktur, automatyczne eskalowanie do osób odpowiedzialnych oraz analizowanie procesu po fakcie w celu jego optymalizacji.

10. Faktury proforma – Nasze procesy umożliwiają obsługę faktur proforma oraz ich powiązanie z później dostarczonymi fakturami VAT.

11. Korekty faktury – elektroniczny obieg dokumentów obsługuje korekty obejmujące proces ich akceptacji oraz powiązane akcje. Proces obejmuje wiązanie z korygowaną fakturą VAT i prezentację właściwej wersji.

#3 Faktury zagraniczne

12. Faktury zagraniczne – Elektroniczny obieg faktur kosztowych oparty o WEBCON BPS pozwala obsługiwać dokumenty zagraniczne w różnych językach i walutach.

13. Faktury wielowalutowe – elektroniczny obieg faktur kosztowych obsługuje różne waluty automatycznie pobierając kursy wymiany. Możliwe jest również obsłużenie faktur, gdzie VAT jest wyrażony w PLN.

#4 Dostęp do faktur

14. Szybkie wyszukiwanie – Sprawne zarządzanie fakturami kosztowymi często oznacza po prostu łatwy dostęp do dokumentów. Dzięki mechanizmowi SOLR, zadanie wyszukiwania faktur jest szybkie i intuicyjne. Użytkownicy mają do dyspozycji filtry zawężające oraz wyszukiwarkę obsługującą polską fleksję, co znacząco ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji.

15. Proces archiwizacji faktur – Dokumenty kosztowe w formie papierowej nadal muszą być archiwizowane. Jeśli wyborem Twojej firmy jest samodzielna obsługa archiwum faktur, system WEBCON BPS może okazać się bardzo pomocny. Proces kancelaryjny zawiera kompletny moduł zarządzania teczkami, pudłami i regałami. Dodatkowym atutem jest proces wypożyczania, dający możliwość wglądu do oryginalnych dokumentów.

Testuj elektroniczny obieg faktur z KSeF, skorzystaj z konsultacji eksperta

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

 

Komponent integracyjny Krajowego Systemu e-Faktur pobiera i wysyła faktury w komunikacji z WEBCON BPS i systemem ERP. Takie rozwiązanie niesie za sobą szereg korzyści: niezawodność, porządek, wykorzystanie optymalnej ilości atrybutów. Mechanizm realizuje mapowanie pól za pomocą rozwiązania generycznego, które umożliwia nawet administratorowi biznesowemu dokonywanie zmian w konfiguracji.

Standardowa obsługa faktur kosztowych przychodzących z KSeF realizowana będzie zgodnie z poniższym schematem:

1.  Kompletne dane o fakturach przychodzących będą pobierane i składowane w bazie danych zgodnie z ustalonym interwałem. Strukturę bazy danych będą stanowić dwie główne tabele przechowujące dane o nagłówkach i wierszach.

2. System obiegu dokumentów obsługuje sytuacje szczególne, jak nieodstępność rządowej platformy KSeF.

3. Mapowanie poszczególnych wartości z bazy do działającego lub wdrażanego procesu faktury kosztowej w WEBCON BPS odbywać się będzie przy użyciu wbudowanej akcji startowania obiegu SQL, co zapewnia niezależność dodatku od wersji platformy. Istnieje dzięki temu możliwość szybkiego reagowania na zmiany schemy oraz pominięcia ograniczeń ilościowych na atrybutach poszczególnych typów. Dane rozszerzające proces, mogą być wyświetlone w formie wiersza lub tabeli danych w zależności od potrzeb.

Integracje z systemem elektronicznego obiegu faktur kosztowych

Zespół Nexpertis ma ogromne doświadczenie w łączeniu elektronicznego obiegu faktur kosztowych z innymi systemami. Poznaj całą listę systemów z którymi się integrowaliśmy oraz sprawdź najlepsze praktyki w dziedzinie integracji.

Najczęściej integrowane usługi z procesami elektronicznego obiegu dokumentów:

  • ERP
  • Biała lista podatników VAT
  • GUS i VIES
  • Bankowość elektroniczna
  • Kursy walut NBP
left
right

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Jak zacząć wdrażać obieg faktury kosztowej ?

1.

Umów się na spotkanie

Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu faktur kosztowych. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP.

2.

Zobacz demo

Zobacz, jak wdrożono obieg faktur na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji.

Wypełnij formularz kontaktowy - skontaktujemy się z Tobą w przeciągu kilku godzin

    Imię i Nazwisko*

    Firma*

    E-mail*

    Telefon*

    Treść wiadomości*

    *Pola obowiązkowe

    Setki skutecznych wdrożeń elektronicznego obiegu faktur WEBCON BPS

    WEBCON BPS w Alior Bank

    WEBCON BPS w S&T

    Project Server w Sygnity