Wyróżniamy 3 typy systemów OCR:
-
Oprogramowanie OCR rozpoznaje pełen tekst z całego dokumentu.
-
Oprogramowanie OCR rozpoznaje dane z dokumentów strukturalnych, na podstawie stworzonych szablonów
-
Systemy OCR korzystające ze sztucznej inteligencji. Uczą się rozpoznawać typy dokumentów i pobierają z nich dane.
W jakich procesach biznesowych można zastosować OCR?
Systemy te znajdą zastosowanie w wielu procesach, do najważniejszych zaliczamy:
-
Kancelaria pism przychodzących i wychodzących
-
Digitalizacja przychodzących umów, dokumentacji konstrukcyjnej, dokumentów zasilających systemy ERP m.in. dokumentów transportowych
Jak wygląda wdrożenie systemu OCR?
Wdrażając system OCR, możemy wyróżnić kilka kluczowych etapów:
-
Wnikliwa analiza funkcjonowania firmy — jakie są obslugiwane typy dokumentów, cel wdrożenia.
-
Przygotowanie systemu — stworzenie formularzy, słowników, zasad weryfikacji i walidacji danych.
-
Uczenie systemu — wytrenowanie go, żeby skutecznie rozpoznawał dane.
-
Wdrożenie pracowników — pokazanie możliwości systemu, dzięki czemu będą w stanie wykorzystać w pełni jego możliwości.
Kiedy warto korzystać z systemów OCR?
-
Wtedy gdy chcemy ograniczyć koszty pozyskania danych do systemów informatycznych z dokumentów papierowych, czy też wskanowanych dokumentów, które docierają do organizacji np. drogą mailową
-
Gdy chcemy poprawić jakość danych i zmniejszyć ilość błędów.
-
Gdy chcemy skutecznie wyszukiwać dane w przechowywanych plikach.
Jaka jest skuteczność OCR?
Zależy to w dużym stopniu od jakości wskanowanych dokumentów, czyli m.in. od jakości skanerów. Dobra jakość zdigitalizowanych dokumentów pozwala nam uzyskać skuteczność na poziomie 97-98%.
W celu uzyskania najwyższej skuteczności należy odpowiednio dobrać metody walidacji i weryfikacji danych oraz korzystać z odpowiedniego sprzętu. Jak dobrać urządzenia, które zapewnią wysoką skuteczność OCR?
-
Dopasuj je do ilości skanowanych dokumentów
-
Wybierz urządzenie oferujące odpowiednią jakość skanów, od rekomendowanych producentów.
-
Kupuj urządzenia od sprawdzonych dostawców (w ramach wdrożeń Nexpertis łączymy klientów z polecanymi dostawcami).
-
Urządzenia powinny mieć dodatkowe funkcjonalności m.in. wykrywanie podwójnych wciągnięć, pustych stron, kodów kreskowych.
Czy inwestycja w system OCR się opłaca?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jaki jest ROI z inwestycji w systemy OCR, czy ta inwestycja daje wymierne oszczędności. Prześledźmy opłacalność inwestycji na przykładzie faktury kosztowej.
Załóżmy, że koszt wprowadzenia jednej faktury kosztowej do systemu bez programu OCR to 4 zł. Przetwarzanie 1000 faktur miesięcznie daje roczny koszt na poziomie 48 000 zł. Gdy tych faktur jest 5000, to koszt roczny wynosi ćwierć miliona. A te obliczenia nie uwzględniają kosztów pomyłek i ich poprawiania.
Jest to więc wydatek o wiele większy niż inwestycja w system OCR. A należy podkreślić, że wdrażając system uwalniasz zasoby pracowników, którzy mogą zaangażować się w istotniejsze działania.