Co to jest OCR? Zalety i wady dla firm

Co to jest OCR? Zalety i wady dla firm

System OCR (optical character recognition) to oprogramowanie, które potrafi rozpoznawać pismo drukowane ze zdigitalizowanych dokumentów.

Wyróżniamy 3 typy systemów OCR:

  1. Oprogramowanie OCR rozpoznaje pełen tekst z całego dokumentu.

  2. Oprogramowanie OCR rozpoznaje dane z dokumentów strukturalnych, na podstawie stworzonych szablonów

  3. Systemy OCR korzystające ze sztucznej inteligencji. Uczą się rozpoznawać typy dokumentów i pobierają z nich dane.

 

W jakich procesach biznesowych można zastosować OCR?

Systemy te znajdą zastosowanie w wielu procesach, do najważniejszych zaliczamy:

  • Obsługa faktury kosztowej

  • Kancelaria pism przychodzących i wychodzących

  • Digitalizacja przychodzących umów, dokumentacji konstrukcyjnej, dokumentów zasilających systemy ERP m.in. dokumentów transportowych

Jak wygląda wdrożenie systemu OCR?

Wdrażając system OCR, możemy wyróżnić kilka kluczowych etapów:

  1. Wnikliwa analiza funkcjonowania firmy —  jakie są obslugiwane typy dokumentów, cel wdrożenia.

  2. Przygotowanie systemu — stworzenie formularzy, słowników, zasad weryfikacji i walidacji danych.

  3. Uczenie systemu — wytrenowanie go, żeby skutecznie rozpoznawał dane.

  4. Wdrożenie pracowników — pokazanie możliwości systemu, dzięki czemu będą w stanie wykorzystać w pełni jego możliwości.

Kiedy warto korzystać z systemów OCR?

  • Wtedy gdy chcemy ograniczyć koszty pozyskania danych do systemów informatycznych z dokumentów papierowych, czy też wskanowanych dokumentów, które docierają do organizacji np. drogą mailową

  • Gdy chcemy poprawić jakość danych i zmniejszyć ilość błędów.

  • Gdy chcemy skutecznie wyszukiwać dane w przechowywanych plikach.

Jaka jest skuteczność OCR?

Zależy to w dużym stopniu od jakości wskanowanych dokumentów, czyli m.in. od jakości skanerów. Dobra jakość zdigitalizowanych dokumentów pozwala nam uzyskać skuteczność na poziomie 97-98%.

W celu uzyskania najwyższej skuteczności należy odpowiednio dobrać metody walidacji i weryfikacji danych oraz korzystać z odpowiedniego sprzętu. Jak dobrać urządzenia, które zapewnią wysoką skuteczność OCR?

  • Dopasuj je do ilości skanowanych dokumentów

  • Wybierz urządzenie oferujące odpowiednią jakość skanów, od rekomendowanych producentów.

  • Kupuj urządzenia od sprawdzonych dostawców (w ramach wdrożeń Nexpertis łączymy klientów z polecanymi dostawcami).

  • Urządzenia powinny mieć dodatkowe funkcjonalności m.in. wykrywanie podwójnych wciągnięć, pustych stron, kodów kreskowych.

Czy inwestycja w system OCR się opłaca?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jaki jest ROI z inwestycji w systemy OCR, czy ta inwestycja daje wymierne oszczędności. Prześledźmy opłacalność inwestycji na przykładzie faktury kosztowej.

Załóżmy, że koszt wprowadzenia jednej faktury kosztowej do systemu bez programu OCR to 4 zł. Przetwarzanie 1000 faktur miesięcznie daje roczny koszt na poziomie 48 000 zł. Gdy tych faktur jest 5000, to koszt roczny wynosi ćwierć miliona. A te obliczenia nie uwzględniają kosztów pomyłek i ich poprawiania.

Jest to więc wydatek o wiele większy niż inwestycja w system OCR. A należy podkreślić, że wdrażając system uwalniasz zasoby pracowników, którzy mogą zaangażować się w istotniejsze działania.