WEBCON w Krakowskim Banku Spółdzielczym

Krakowski Bank Spółdzielczy (KBS) to największy niezrzeszony bank spółdzielczy w Polsce, mogący poszczycić się ponad 125-letnią tradycją. Od dekad pełni rolę zaufanego partnera finansowego dla Klientów indywidualnych, przedsiębiorców, jednostek samorządu terytorialnego oraz organizacji społecznych.

Jego siłą pozostaje bliskość i głębokie zrozumienie potrzeb lokalnych społeczności. KBS skutecznie łączy stabilność i odpowiedzialność z elastycznością działania, umożliwiającą szybkie reagowanie na zmiany rynkowe. Bank dostrzega rosnące oczekiwania Klientów w zakresie dostępności usług, tempa realizacji procesów i przejrzystości procedur – traktując je jako impuls do ciągłego rozwoju.

Równocześnie Krakowski Bank Spółdzielczy uważnie śledzi zmiany w otoczeniu regulacyjnym i konsekwentnie dąży do pełnej zgodności z obowiązującym prawem. Cyfryzacja procesów stanowi w jego przypadku przemyślany kierunek rozwoju – ukierunkowany na zapewnienie wyższej jakości obsługi Klienta oraz tworzenie bezpiecznego i efektywnego środowiska pracy.

Krakowski Bank Spółdzielczy miał jasno sprecyzowane oczekiwania biznesowe związane z cyfryzacją procesów. Przede wszystkim, organizacji zależało na:

• poprawie doświadczeń Klientów poprzez zwiększenie dostępności usług, przyspieszenie działania i uproszczenie procedur,
• zwiększeniu efektywności operacyjnej dzięki usprawnieniu pracy zespołów, skróceniu obiegu dokumentów, ograniczeniu pracochłonności oraz uproszczeniu komunikacji wewnętrznej,
• zapewnieniu zgodności z regulacjami i wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych, w tym wdrożeniu systemu kontroli wewnętrznej z możliwością monitorowania i raportowania,
• podniesieniu poziomu automatyzacji poprzez integrację z e-Nadawcą, e-Doręczeniami i Krajowym Systemem e-Faktur, eliminując ręczne przesyłanie i archiwizację dokumentów,
• wdrożeniu elastycznego, rozwojowego narzędzia, które pozwoli szybko tworzyć nowe aplikacje, łatwo dostosowywać procesy do zmieniających się potrzeb i rozwijać cyfryzację kolejnych obszarów działalności.

Bank potraktował cyfryzację jako strategiczny krok w kierunku budowy nowoczesnej, efektywnej i odpornej na zmiany organizacji, która jeszcze lepiej odpowiada na potrzeby lokalnych społeczności.

Krakowski Bank Spółdzielczy szukał nowoczesnej platformy, która umożliwi szybkie tworzenie i modyfikację procesów biznesowych bez konieczności angażowania działu IT. WEBCON BPS, jako rozwiązanie low-code, idealnie wpisywał się w te oczekiwania, oferując elastyczność i skalowalność niezbędną do dynamicznego rozwoju banku.

Kluczowym aspektem był także wysoki poziom bezpieczeństwa oraz możliwość integracji z istniejącymi systemami, takimi jak e-Doręczenia czy KSeF, co było niezbędne dla spełnienia wymogów regulacyjnych i operacyjnych.

Ponadto, Krakowski Bank docenił doświadczenie i wsparcie eksperckie Nexpertis, które pozwoliło na dostosowanie platformy do specyficznych potrzeb sektora finansowego oraz szybką realizację projektu digitalizacji procesów.

Nexpertis rozpoczęła proces digitalizacji banku KBS od wdrożenia kilku kluczowych aplikacji opartych na platformie WEBCON BPS, które znacząco usprawniły codzienne działanie organizacji:

• Obieg faktury kosztowej – automatyzacja zatwierdzania i księgowania faktur, co skróciło czas realizacji i ograniczyło błędy.
• Obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej – system do zarządzania pismami i dokumentami wpływającymi, zapewniający większą przejrzystość i kontrolę.
• System kontroli wewnętrznej SKW – narzędzie wspierające nadzór nad zgodnością i audytem procesów, gwarantujące pełną transparentność.

Obecnie przez system WEBCON BPS przetwarzanych jest około 500 faktur miesięcznie oraz około 400 spraw kancelaryjnych tygodniowo, co znacząco podnosi efektywność operacyjną.

Po pierwszych sukcesach digitalizacji KBS i Nexpertis planują dalszy rozwój platformy WEBCON, skupiając się na kolejnych kluczowych obszarach:

• Proces zamówień – usprawnienie zarządzania zamówieniami, automatyzacja zatwierdzeń i kontroli zakupów.
• Proces uproszczonego procesu kredytowego – digitalizacja i optymalizacja obiegu dokumentów oraz wniosków kredytowych.
• Proces szkolenia i e-learningu – wdrożenie systemu szkoleń dla nowych pracowników oraz cyklicznych szkoleń obowiązkowych w podmiotach finansowych.

Dodatkowo Nexpertis prowadzi warsztaty nad wykorzystaniem sztucznej inteligencji w obszarze automatycznej dekretacji faktur oraz analizy wniosków kredytowych, co może przynieść kolejne usprawnienia w przyszłości.