Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to temat, który od dłuższego czasu budzi wiele emocji wśród przedsiębiorców. Dla jednych jest symbolem nowoczesnej cyfryzacji, dla innych – skomplikowanym i nie do końca zrozumiałym rozwiązaniem, które rodzi więcej pytań niż odpowiedzi. Niektórzy wręcz porównują go do Yeti – wszyscy o nim słyszeli, ale niewielu miało okazję zobaczyć go w działaniu.
Czy KSeF faktycznie jest rewolucją, która uprości procesy księgowe, czy może jedynie kolejnym obowiązkiem nakładanym na firmy? Jakie realne korzyści niesie za sobą wprowadzenie tego systemu, a gdzie kryją się największe wyzwania? W tym artykule przyjrzymy się KSeF z praktycznego punktu widzenia, zweryfikujemy poziom przygotowania polskich przedsiębiorstw oraz sprawdzimy, jak narzędzia, takie jak WEBCON BPS, mogą pomóc w sprawnym wdrożeniu tego rozwiązania.
KSeF to system, który umożliwia elektroniczne wystawianie i przetwarzanie faktur w Polsce. Faktury elektroniczne, dzięki swojej strukturze i możliwości automatycznego przetwarzania informacji, zapewniają wiele korzyści. Wszystkie dane faktury, włącznie z wierszami, są ustrukturyzowane, co ułatwia przetwarzanie informacji, choć w niektórych przypadkach wciąż może być konieczne rozpoznawanie optyczne znaków (OCR). KSeF eliminuje konieczność archiwizacji faktur papierowych, a także przyspiesza proces regulowania należności, zapewniając jednocześnie bezpieczną dostępność faktur dla klientów.
Pomimo potencjalnych korzyści, jakie niesie za sobą KSeF, wiele przedsiębiorstw w Polsce nie jest wystarczająco przygotowanych na jego wdrożenie. Przeprowadzone badania pokazują, że aż 44% przedsiębiorców nigdy nie słyszało o KSeF, a 41% firm uważa, że nie są jeszcze gotowe do korzystania z tego systemu. Ponadto, 35% polskich przedsiębiorstw nadal generuje wyłącznie papierowe faktury, podczas gdy tylko 17% korzysta jedynie z faktur elektronicznych. W związku z tym istnieje duża potrzeba edukacji i zwiększenia świadomości na temat KSeF wśród polskich przedsiębiorców.
Jeśli chodzi o narzędzia do obsługi KSeF, warto zwrócić uwagę na WEBCON BPS. Chociaż generowanie faktur elektronicznych jest możliwe w systemach ERP, to logika biznesowa związana z KSeF najlepiej sprawdza się w WEBCON BPS. Platforma ta umożliwia łączenie faktur elektronicznych z zamówieniami oraz dekretowanie. Dodatkowo, WEBCON oferuje funkcje wysyłania faktur i samofakturowania, co czyni go idealnym narzędziem dla przedsiębiorstw, które chcą skorzystać z możliwości systemu. Warto zauważyć, że proces wystawiania faktur elektronicznych w ramach KSeF obejmuje nie tylko samą generację faktur w systemie ERP, ale także zbieranie dokumentów, monitorowanie ich statusu i inne czynności. WEBCON umożliwia kompleksowe zarządzanie tym procesem, zapewniając przedsiębiorstwom większą elastyczność i efektywność.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zajmuje kilkanaście tygodni, dlatego ważne jest, aby już teraz rozpocząć planowanie, aby być gotowym na początek 2024 roku, zgodnie z oficjalnym harmonogramem. Przedsiębiorstwa powinny analizować obecne procesy fakturowania, dostosowywać systemy informatyczne oraz szkolić pracowników. W ten sposób będą przygotowane na nadchodzące zmiany i unikną niepotrzebnych problemów związanych z wdrożeniem systemu. Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą także pewne wyzwania. Jednym z nich jest walidacja e-faktur, czyli upewnienie się, że wszystkie dane są poprawne i zgodne z wymaganiami. Ponadto, struktura KSeF może ulegać zmianom, co może wymagać dostosowania systemów i procesów w firmach. Dlatego ważne jest, aby być elastycznym i gotowym na ewentualne zmiany, aby skutecznie korzystać z możliwości, jakie daje KSeF.
Podsumowując, Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest innowacyjnym rozwiązaniem mającym na celu usprawnienie procesu wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w Polsce. Mimo pewnych wyzwań, KSeF przynosi liczne korzyści, a platforma WEBCON stanowi cenne narzędzie do skutecznego zarządzania tym procesem. Dlatego warto już teraz planować wdrożenie KSeF, aby być przygotowanym na nadchodzące zmiany i wykorzystać w pełni potencjał faktur elektronicznych.
