Digitalizacja procesów oznacza więcej czasu na to, co naprawdę ważne. Pozwala ona odciążyć personel i oddelegować powtarzalne zadania automatom oraz robotom. Obecnie coraz więcej firm korzysta z takich rozwiązań – w Nexpertis zajmujemy się ich wdrażaniem. A jakie rozwiązania można zaproponować, aby usprawnić działanie Back Office? Istnieje kilka ważnych obszarów.

Zaznaczmy tylko na samym początku, że możliwości, które proponujemy, nie są “z pudełka”. Za każdym razem procesy są dostosowywane do indywidualnych potrzeb Klientów, a wręcz tworzone od podstaw dla danego biznesu.

Procesy z obszaru administracji

Jednym z procesów kancelaryjnych jest obsługa poczty przychodzącej, czyli skanowanie faksów, maili i innych strumieni danych. Informacje są składowane w DMS-ie, a następnie dekretowane i kierowane do właściwych osób. Poczta wychodząca z kolei obejmuje generowanie standardowego dokumentu Word, kodu kreskowego i informacji adresowych, akceptację i integrację z e-nadawcą oraz śledzenie przesyłki. Ponadto, za pomocą WEBCON jesteśmy w stanie zarządzać archiwum korespondencji, czyli całym procesem wypożyczania dokumentów.

Inne zagadnienie z obszaru administracji to procesy typu “środek trwały”, które łączą się z zamówieniami i obiegiem faktury kosztowej. Oczywiście mowa tu o inwentaryzacji oraz przekazywaniu środków trwałych, takich jak klucze, komputery i rzutniki. Zarządzanie flotą samochodową oraz użytkownikami również wiąże się z obrotem wniosków oraz faktur, na przykład za paliwo.

Kolejną możliwością jest digitalizacja procesu wniosków na Zarząd. Obejmuje on generowanie dokumentów, przygotowanie i opiniowanie ich, a następnie organizowanie posiedzeń rad nadzorczych, i w końcu podpisywanie.

Procesy z obszaru prawnego

Obieg umów obejmuje kilka etapów: składanie zamówienia na dokument, przygotowanie go, opiniowanie i podpisywanie, a później śledzenie jego cyklu życia – łącznie z kontrolowaniem, kiedy umowa się kończy, aby móc wcześniej zaalarmować odpowiednie osoby. Do całego procesu dołączają również aneksy, pełnomocnictwa i inne źródła, które także wymagają odpowiedniego przygotowania. Procesy WEBCON sprawiają, że wszystkie te dokumenty mogą być przygotowywane szybciej, np. poprzez szablony.

W zakresie doskonalenia wyróżniamy legislację ISO oraz rozporządzenia. Poza przyspieszonym zarządzaniem takimi danymi, odpowiednia platforma umożliwia również cykliczne przeglądy, dokonywanie zmian, rozbudowy czy nawet ich usunięcia. Do tych zagadnień dochodzi również kwestia audytów – od planowania, przygotowania raportów, aż po śledzenie niezgodności. WEBCON pozwala raportować problemy i wykonywać odpowiednie, ustrukturyzowane działania naprawcze.

Jak widać, w obszarze Back Office możemy wygenerować wiele procesów, które są samodzielne lub łączą się między innymi z procesami finansowymi czy HR-owymi. Budowa spójnego systemu, z którego łatwo się korzysta, a jednocześnie można go doskonalić, to wyzwanie dla nowoczesnych organizacji. Jeśli w firmie dostrzeżemy potrzebę digitalizacji, to warto zainteresować się systemami Low-Code, które idealnie sprawdzają się w tej roli.