Jak wygląda ultraszybka gąsienica (łac. eruca)?

Nie każda cyfrowa transformacja przynosi spodziewane efekty. Kiedy Cyfrowa Transformacja jest właściwie poprowadzona, jest jak gąsienica zmieniająca się w motyla, ale jeśli przeprowadzi się ją źle, wszystko co masz to naprawdę szybka gąsienica.
George Westerman, MIT Sloan Initiative on the Digital Economy

Aby lepiej zrozumieć na czym może polegać porażka cyfrowej transformacji przygotowaliśmy kilka przykładów.

Kluczowy wniosek digitalizacyjnej porażki

Większość powyższych błędów wynika ze złej architektury, a nie z samej platformy. Wniosek: każde wdrożenie da się zepsuć, choćby Klient wybrał najlepszą platformę. Zatem rola partnera wdrożeniowego jest kluczowa dla wdrożenia, decyzja o jego wyborze jest ważniejsza niż wybór samej platformy.

Jaki jest przepis na sukces wdrożenia systemu obiegu dokumentów?

Ominięcie głównych błędów projektowych wymaga zastosowania szeregu dobrych praktyk, które zostały przedstawione dalej.

Jak wygląda przykładowa porażka cyfrowej transformacji?

Pracownicy nadal wykonują powtarzalne zadania – Wiele zadań w procesach może zostać zautomatyzowanych. Do najbardziej oczywistych należy dostarczanie powiązanych danych taki jak na przykład: przy akceptacji faktury użytkownikowi należy dostarczyć skan umowy, skan protokołu odbioru, harmonogram płatności i inne dane. Wiele informacji może wymagać wstępnego wyliczenia lub agregacji danych i prezentacji w formie wykresu. Większość takich operacji można wykonać automatycznie.

• Analogowy świat równoległy – Proces co prawda jest elektroniczny, jednak często na koniec konieczne jest wydrukowanie dokumentu, podpisanie go i zeskanowanie. Nie zawsze jest możliwe uniknięcie tego typu zabiegów ze względów formalnych, co często wynika tylko z wewnętrznych uwarunkowań – wtedy warto pomyśleć o zmianie.
• Nadal przywiązani do biurka – Elektroniczny obieg dokumentów z reguły umożliwia dostęp do systemu z dowolnego miejsca. Zdarza się, że z powodu restrykcyjnych ograniczeń, braków funkcjonalności lub innych powodów użytkownik może podejmować decyzje tylko przy pomocy firmowego komputera przy biurku.
• Zbyt skomplikowane procesy – Procesy, które są tak skomplikowane, że użytkownicy nie są w stanie wytłumaczyć, jak działają, a właściciele biznesowi nie wiedzą z jakiego powodu zachowały się w określony sposób. Procesy te są wtedy nieprzydatne i bardzo trudne w utrzymaniu.
• Nadal organizujemy spotkania – Wiele decyzji można podjąć obiegowo, dostarczając zespołowi dane o powtarzalnej strukturze. Akceptacja, na przykład: złożenie oferty może się odbyć zupełnie bez spotkania lub spotkanie może być potrzebne tylko dla niewielkiej liczby ofert.
• Niepraktyczne rozwiązania – „niepraktyczny” proces w teorii może wydawać się dobry, a nawet w praktyce może działać zgodnie z wymaganiami użytkowników biznesowych. Zdarza się jednak, że ze względu na swą uciążliwość i brak „sensu biznesowego” nie jest używany.
• Osobista kontrola postępów – Procesy powinny być budowane w taki sposób, aby same kontrolowały swój przebieg, na przykład nadzorowały harmonogram. W razie odchyleń proces może przypominać, powiadamiać lub eskalować, aby zapewnić realizację zaplanowanych w swych ramach zadań. Nieraz zdarza się jednak, że po wdrożeniu managerowie nadal muszą samodzielnie, „ręcznie” monitorować procesy co jest nieoptymalną, kosztowną stratą czasu.

Nexpertis – ekspert digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych

Nexpertis to zaufany lider w cyfrowej transformacji, z setkami udanych wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów oraz systemów automatyzujących pracę organizacji. Przez lata wypracowaliśmy sprawdzone, dobre praktyki, które gwarantują efektywność i sukces naszych projektów. Nasze doświadczenie i zaangażowanie sprawiają, że jesteśmy rekomendowani przez klientów, którzy doceniają naszą innowacyjność, jakość i skuteczność.