Istota komunikacji oraz znaczenie zarządzania dokumentacją

Zamiast poświęcać mnóstwo czasu na dostarczanie informacji na różne szczeble organizacji, które są w to zarządzanie zaangażowane, wszystkie dane mogą być cały czas dostępne w strukturze systemu. Zatem dobra komunikacja powinna odbywać się niemal automatycznie i bez angażowania kierownika projektu, który może zająć się kwestiami strategicznymi z punktu widzenia organizacji.

Rodzaje komunikacji i rozwiązania technologiczne.

Wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje komunikacji:

• tekstową
• audio
• videoOprócz tego, należy uwzględnić jeszcze:
• pliki
• raporty
• komunikację formalną, np. pisma, maile
• wszelkie dokumenty

Jakie rozwiązania możemy zastosować?

1. Microsoft Teams – zapewnia komunikację tekstową, audio i video, a także dostęp do różnego rodzaju dokumentów. Pozwala na budowanie zespołów i organizację wydarzeń online. Możliwa jest wspólna edycja pliku Excel, czy załączonego raportu. Co więcej, do platformy możemy zaprosić zewnętrznych użytkowników, np. przedstawicieli Klienta, dzięki czemu mamy pewność, że wszyscy zainteresowani wiedzą, jaki jest obecny status projektu. Microsoft Teams zapewnia przejrzystość komunikacji. W przeciwieństwie do korespondencji mailowej, nie dojdzie tu do sytuacji, w której jakaś osoba nie zostanie dodana do wiadomości. Każdy, kto powinien otrzymać informację związaną z projektem, na pewno ją dostanie. Jednakże ulotność informacji na tzw. wall-u jest specyficzną stroną komunikacji w obrębie Microsoft Teams. Konsekwencją tego jest fakt, że wielu użytkowników wspiera się dodatkowo drogą mailową przy przekazywaniu najważniejszych, oficjalnych powiadomień. Dlatego przy budowania systemu np. dla kancelarii dbamy o to, aby komunikacja papierowa odbywała się spójnie, razem z korespondencją mailową. Dzięki temu wszystkie informacje i chronologia komunikacji są w jednym miejscu. Ogromnym atutem tej platformy jest również jednolity panel użytkownika dla wielu aplikacji, co zdecydowanie ułatwia pracę. Wszystkie aplikacje osadzone są w jednym miejscu, przez co można odnieść wrażenie, że jest ich dużo mniej, niż w rzeczywistości.
2. Workflow – umożliwia przekazywanie komunikatów takich jak:- zmiana statusu projektu,
   – wygranie nowego kontraktu,
   – zatwierdzenie/podpisanie umowy,
   – wykonanie przelewu do kontrahenta, a wszystko to w sposób całkowicie zautomatyzowany, nie angażując dodatkowo pracowników, czy specjalistów ze strony Klienta.
3. Sharepoint – umożliwia nam tworzenie, zarządzanie i edycję wszelkich dokumentów. Tworzone są osobne katalogi, w których umieszczane są pliki docs. Wszystkie osoby posiadające dostęp do takiego katalogu mogą od początku tworzyć dokument na szablonie, współedytować go, a historia wersji tekstu jest w pełni zachowana. Oprócz dokumentów tekstowych, Sharepoint umożliwia także tworzenie i zarządzanie plikami audio oraz video. Na tym jednak nie koniec, ponieważ platforma ta służy także jako narzędzie do tworzenie witryn i portali.
4. WEBCON BPS – jest to narzędzie wspierające Workflow, którego głównymi i bardzo przydatnymi funkcjonalnościami są:- tworzenie obiegów dokumentów,
   – integracja z zewnętrznymi systemami (np. MS Teams, bramka sms),
   – automatyzacja zadań,
   – OCR i zarządzanie dokumentami.
5. Microsoft Power BI – narzędzie dedykowane przekrojowemu raportowaniu. Platforma ta pozwala bowiem na:- tworzenie analiz danych pochodzących z wielu różnych systemów informatycznych,
   – integrację różnych źródeł danych,
   – łączenie i przeliczanie danych,
   – analizę i prezentację graficzną danych. Zbierane informacje można prezentować w różnych perspektywach, tworząc kolejne warianty raportów.Na dedykowanym spotkaniu chętnie przeanalizujemy potrzeby Państwa firmy i przedstawimy rozwiązania, które sprawdzą się najlepiej. Zapraszamy do kontaktu!