Automatyzacja w miejscu pracy sprawia, że miewamy poczucie dehumanizacji. A jednak filozofowie dawno już stwierdzili, że robotyzacja to paradoksalnie największa szansa na humanizację od czasów rewolucji przemysłowej. Jak to możliwe?

Ponieważ wszystkie monotonne, powtarzalne i nieciekawe zadania, które dehumanizują pracownika, możemy powierzyć automatom i robotom, mamy czas na skupienie się na rzeczach ważnych – naszym wkładzie intelektualnym w firmę. A w jaki sposób digitalizacja i automatyzacja może wesprzeć działy HR?

Jakie są wyzwania i potrzeby HR?

Najważniejszym obecnie wyzwaniem dla każdego projektu jest rzeczywistość popandemiczna, w której żyjemy – niepewna, zmienna i nieprzewidywalna długofalowo. Sukces odniosą tutaj te firmy, które zdecydują się na działanie w zwinnym modelu HPO, High Performance Organizations. Zakłada on integralność:

• dobrze zaprojektowanej struktury firmy,

• ról, czyli świadomości wszystkich pracowników co do swojego miejsca i znaczenia w firmie,

• kultury organizacji z określonymi wartościami,

• odpowiedniego wykorzystania potencjału ludzi,

• świetnie działających procesów oraz technologii.

Kluczem do budowania organizacji zwinnych jest zaangażowanie człowieka, więc zorganizowanie takiej przestrzeni, w której będzie mógł wykorzystać siebie – odpowiednia digitalizacja może obudzić w nas poczucie sensu, a to ono jest największym z motywatorów.

Kluczowa rola rysuje się dla zaangażowanego przywództwa, czyli managerów niewypalonych, niezestresowanych i skutecznie wspierających swoich pracowników w osiąganiu wyników oraz celów biznesowych.

Czego potrzebuje pracownik?

Przede wszystkim bezpieczeństwa psychicznego. Aby dana osoba pracowała optymalnie i najlepiej wykorzystywała swoje możliwości, należy odwołać się do jej naturalnych zasobów – motywatorów wewnętrznych. Wszyscy mamy takie same potrzeby, a różnimy się co do stopnia istotności każdej z nich. Mimo to, wiadomo, że pracownik potrzebuje;

• niezawodności – wysokiej jakości wykonywania realnych zadań, bez nakazu ciągłego przekraczania swoich możliwości,

• klarownej struktury, przejrzystych zasad współpracy,

• poczucia sprawczości – świadomości, że nasza praca przyczynia się do konkretnego rozwoju firmy i innych obszarów.

Czego potrzebuje zwinna organizacja?

Firma przede wszystkim musi zobaczyć perspektywę pracownika i dobrze ocenić swój model zarządzania. Staje ona przed wyzwaniem łączenia w jednym miejscu pracy potrzeb kilku pokoleń, które różnią się diametralnie od siebie. Aby dobrze to robić, a przy okazji wzmacniać motywację, niezbędna jest historia dobrych rekrutacji: dopasowanych do indywidualnych potrzeb osoby oraz celów firmy. Bo, ostatecznie, zarządzanie zasobami ludzkimi to zarządzanie zbiorem indywidualności. Według Petera Druckera, wybitnego myśliciela, biznes z ludzką twarzą to podstawa w XXI wieku.

Firma potrzebuje również świetnej komunikacji, uwzględniającej cele biznesowe i potrzeby ludzi. Kluczowy jest także dział HR, który będzie mógł skupić się na wsparciu managerów i pracowników w zakresie motywowania, otwartego dialogu, rozwoju kompetencji miękkich. To przysłuży się do przedłużenia żywotności i skuteczności poszczególnych osób zatrudnionych.

Niewątpliwie potrzeba niezawodnych procesów automatyzacji tam, gdzie mogą one wesprzeć człowieka, aby potem człowiek mógł wspierać innych.

Co można zastosować w dziale HR firmy, która chce się rozwijać?

Kluczowa tutaj jest efektywność. Działy te mają coraz więcej zadań i przez brak czasu trudno jest zarządzać nimi odpowiednio, co zresztą pokazuje Matryca Eisenhowera. Dlatego wszystkie rzeczy, które są powtarzalne i mało istotne, chcemy powierzyć automatom.

Dodatkowym czynnikiem jest skalowanie w firmie. Jeśli obecny dział HR przyjmuje miesięcznie 20 osób, to wraz z rozwojem firmy będzie musiał przyjmować 40. Digitalizacja zagwarantuje, że wzrost działu HR nie będzie musiał być liniowy.

Warto pamiętać, że organizacje obecnie konkurują ze sobą na procesy. Zatem kupowanie rozwiązań “pudełkowych”, gotowych, nie zapewni oczekiwanych sukcesów. Potrzebne jest narzędzie, które gwarantuje nam swobodę w modelowaniu procesów. Z tego też powodu ERP nie oferuje odpowiedniego miejsca na doskonalenie pomysłów oraz strategii.

Pod uwagę trzeba wziąć również koszty pracy ludzkiej, które stale rosną. Przekazanie części zadań robotom, np. generowania raportów, pozwoli znacznie ograniczyć wydatki.

Przykłady automatyzacji w HR

Pierwszą kwestią są systemy Low-Code, czyli takie, które nie wymagają programowania, aby tworzyć rozwiązania. Dzięki temu szybko i sprawnie możemy budować nowe systemy, umożliwiające automatyzację: wykonywanie obliczeń, powiadomień, przypomnień w sposób automatyczny.

Roboty z kolei to systemy, które możemy nauczyć naśladować pewne działania ludzkie. Stosuje się je w przypadku aplikacji starych generacji. Robot zostaje nauczony, by pobierać dane, przetwarzać je i wprowadzać do nowej platformy, a w ten sposób przyspieszamy działania, które człowiek musiałby żmudnie wykonywać.

Raportowanie to kolejny obszar, który obciąża zespół. Narzędzia typu Power BI pomagają zbierać informacje z różnych systemów, łączyć je i analizować. Zatem nie potrzeba informatyka, żeby zwizualizować niezbędne dane.

Potrzeba mobilności oznacza, że chcemy mieć dostęp do wszystkich dokumentów z każdego urządzenia, najlepiej z możliwością wspólnego edytowania z resztą użytkowników. Zatem narzędzia do komunikacji, takie jak Microsoft Teams, również są częścią digitalizacji.

Zarządzanie informacją oraz zasobami ludzkimi spotyka się na wspólnej płaszczyźnie: automatyzacji. Dzięki nowym rozwiązaniom, człowiek nie musi wykonywać żmudnych, powtarzalnych działań, a firma może rozwijać się razem z nim.