Korzyści
Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktury kosztowej pociąga za sobą szereg benefitów:
Proces wdrażania elektronicznego obiegu faktury kosztowej
Wdrażając elektroniczny obieg faktur kosztowych, należy dopasować go do wymagań firmy. Jednocześnie możemy wyróżnić kilka kluczowych etapów:
-
Rejestracja nowej faktury. To etap, w którym faktura trafia do organizacji. Odbywa się to w formie klasycznej – kiedy faktura dociera do organizacji pocztą lub też w formie elektronicznej – jako załącznik w mailu.
-
Skanowanie (Dygitalizacja) – Dokumenty papierowe okleja się kodem kreskowym, a następnie, poddawane są procesowi skanowania z wykorzystaniem programu OCR. Na tym etapie możliwe jest automatyczne rozpoznanie wystawcy, daty wystawienia, numeru konta itp.
-
Wiązanie z zamówieniem – Dane pobrane z faktury pozwalają automatycznie połączyć ją z istniejącym kontrahentem. Jednocześnie możliwe jest ręczne wprowadzanie zmian.
-
Opis merytoryczny — Jest wykonywany przez właściciela biznesowego faktury, to etap rozbicia na MPK’i lub projekty.
-
Dekretacja — weryfikacja przez właściciela dokumentu zasadności i poprawności danych merytorycznych znajdujących się na fakturze.
-
Akceptacja — dokument przechodzi przez wszystkie działy, które muszą zaakceptować fakturę. Każda strona może wprowadzić swoje uwagi.
-
Kontrola księgowa — dane na fakturze są ponownie weryfikowane, a następnie uzupełnione o informacje księgowe i umieszczone w systemie księgowym.
-
Integracja z systemem ERP – pozwala na zwiększenie wydajności oraz poprawę jakości procesu obsługi faktury kosztowej.
Opis funkcjonalności
Podstawą powinna być integracja z innym oprogramowaniem wykorzystywanym w firmie. Jakie systemy można połączyć? Możliwości są ogromne, poniżej kilka pomysłów:
- OCR – Możliwe jest skanowanie faktury i automatyczne zczytywane danych (OCR)
- eFaktura – Proces obsługi faktury kosztowej może zostać wdrożony na podstawie maila z załączoną fakturą. Osiągamy w ten sposób automatyzację przy masowej dekretacji faktur
- Zbudowanie dowolnego obiektu akceptacyjnego – możliwość tworzenia wielopoziomowych scenariuszy akceptacji i szybki dostęp do kluczowych danych takich jak umowy, zamówienia, harmonogram płatności.
- Deretacja faktury – możliwe jest przepisywanie dekretu z umowy, rozbijanie faktur na różne MPK`i oraz przypisywanie różnych wymiarów do faktury
- Powiadomienia – istnieje możliwość ustawiania w systemie powiadomień, zarówno podstawowych, czyli o zadaniu, które mamy do wykonania, jak i powiadomień dotyczących chociażby wykonania przelewu do właściciela biznesowego. Otrzymujemy jasną informację, że np. płatność, która została na dziś zaplanowana, została uiszczona.
- System zamówień — od razu możemy połączyć fakturę z konkretnym klientem.
- Obieg umów — można za pomocą jednego kliknięcia zobaczyć treść umowy.
- Budżet — na bieżąco monitorujemy realizację budżetu.
- Środki trwałe — z poziomu obiegu faktury możemy wystartować środek trwały za pomocą jednego kliknięcia.
- Delegacje — pozwala to szybciej procesować faktury delegacyjne w organizacji.
- Generowanie raportów – dzięki tej funkcjonalności zyskujemy wgląd w bieżącą sytuację firmy
- Rozliczenia międzyokresowe – obejmuje m.in. możliwość tworzenia tych rozliczęń oraz raportowanie ich w sposób, który byłby faktycznie przydatny w organizacji, możliwość wiązania faktur z fakturami proforma lub fakturami-korektami, możliwość tworzenia koszyków z przelewami w celu ułatwienia całego procesu realizacji przelewów.
- Akceptacja w aplikacja mobilnej – faktury mogą być przeglądane i akceptowane przez odpowiednie działy za pomocą aplikacji mobilnej.
Możliwe integracje:
- Integracja z GUS – pomaga pobierać aktualne dane o kontrahentach bezpośrednio ze źródła
- ERP – Integracja z systemem ERP jest jedną z najczęściej wykonywanych integracji związanych z wdrożeniem procesu obiegu faktury kosztowej.
- Biała lista – Mamy pewność, że kontrahenci, którym należy zapłacić, znajdują się na białej liście. Jest to kluczowe z powodów fiskalnych.
- Kursy walut NBP – Jest to istotna integracja z punktu widzenia faktur zagranicznych i faktur wielowalutowych
- Proces: Umowa– Dzięki powiązaniu faktur kosztowych z projektami i umowami, możliwy jest szybki dostęp do umowy na podstawie, której została wystawiona faktura. Możliwe jest też wprowadzenie harmonogramów płatności na określone umowy.
- Słowniki – Wymiary finansowe i słowniki mogą być pobierane bezpośrednio z ERP. Struktura organizacyjna – dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną, zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu