Wprowadzanie norm ISO nie jest ani łatwym zadaniem, ani skończonym procesem. Chodzi bowiem o to, aby wciąż doskonalić i mieć możliwość egzekwowania tych zarządzeń. Przydaje się do tego obieg legislacji ISO – umożliwia on systematyzację procesu, automatyczne pilnowanie terminów i generowanie dokumentów z ujednoliconych szablonów.

Procedur w ramach normy jest wiele i digitalizacja pozwala nad nimi zapanować: na przykład poprzez automatyczne generowanie struktury katalogowej w SharePoint oraz wersjonowanie wszystkich dokumentów, aby mieć dostęp do kolejnych etapów zmian w normach. Możemy również wyszukiwać te procedury w treści dokumentów, co oczywiście ułatwia odnalezienie konkretnych rozporządzeń.

Cykl Deminga w organizacji

Cykliczne i automatyczne generowanie przeglądów procedur ISO pozwala zadbać o ich aktualność. Raz wdrożona procedura powinna funkcjonować według założeń koła Deminga, czyli zapętlonych etapów:

1. zaplanuj,

2. wykonaj,

3. sprawdź,

4. popraw.

Na czym to polega? Zaczynamy od planu, pomysłu na procedurę. Następnie wdrażamy ją, a po jakimś czasie sprawdzamy, jak przełożyła się ona na działanie organizacji. Jeśli dostrzegamy możliwość dalszego ulepszania, to poprawiamy proces.

Podobnie powinien wyglądać obieg w legislacji. Zaczynamy od rejestracji procedury, po czym kierownik działu konfiguruje sposób przygotowania i akceptacji, czyli kwalifikacje. Następnie generujemy dokument z gotowego szablonu, uzupełniony o odpowiednie elementy. Etapu opiniowania dokonuje wskazana struktura lub osoby. Na koniec pozostaje akceptacja. W późniejszym czasie może również zaistnieć potrzeba wprowadzenia zmian, która oznacza wygenerowanie kolejnego obiegu dokumentów oraz powiadomień dla wszystkich pracowników.

Przegląd procedury powinien startować cyklicznie, aby dbać o jej aktualność. W przypadku dezaktualizacji lub wyłączenia proces jest przenoszony do archiwum.

Ułatwione przeprowadzanie audytu

Przestrzeganie legislacji ISO wiąże się z audytami, które powinny być rozpisane już na początku każdego roku. To poprzez nie dokonujemy weryfikacji działań i niedopatrzeń. Ten proces również można zdigitalizować, a rozpoczyna się on od rejestracji zadania audytowego – planowego lub doraźnego. Audytor może zaplanować działania, spisać hipotezy wymagające sprawdzenia i rzetelnie się przygotować. W momencie otwarcia automatyczne powiadomienie trafi do komórki audytowanej.

W trakcie realizacji wnioski trafiają do systemu, skąd później zostają sformułowane w formie zaleceń i raportów, generowanych z ustalonego szablonu. Na tej podstawie ruszają działania naprawcze. To jednak nie koniec, ponieważ wdrażanie poprawek może trwać bardzo długo. Przydatne jest tutaj cykliczne przypominanie o zadaniach i weryfikowanie przez audytora postępów.

Często, aby zbierać dokumenty, wykorzystywana jest platforma SharePoint. Spotkania w ramach audytu z kolei łatwo moderować poprzez aplikację Microsoft Teams.

Proces legislacji ISO oraz audytu pozwala sprawnie i skutecznie zapanować nad wdrażaniem norm oraz nad ich przestrzeganiem. Z odpowiednim narzędziem, dbanie o aktualność i ciągłe ulepszanie może być bardzo proste.