Esencją zarządzania projektami jest zarządzanie zasobami. Tutaj za każdym razem musimy wypracować indywidualne podejście, bo projekty są bardzo różne – od specjalistycznych, przez informatyczne czy rozwojowe. Zarządzamy nie tylko zespołami, ale też np. narzędziami – to wszystko wymaga odpowiedniego podejścia!

Dlaczego zarządzanie zasobami jest tak ważne?

Każda firma dąży do tego, by pracować w optymalny sposób. Żeby móc to robić, musimy być w stanie przewidywać, ilu osób potrzebujemy w perspektywie miesiąca, półrocza czy roku. Oprócz pracowników będziemy też potrzebować sprzętu: komputerów, maszyn. Dobrze jest wiedzieć, jak długo będą nam potrzebne.

Właściwe zarządzanie zasobami to sytuacja, w której mamy odpowiedni zespół w odpowiednim czasie lub potrzebne maszyny, dostarczające np. określone produkty. Unikamy tym samym nadprodukcji czy oczekiwania na kolejne etapy realizacji zadania. Optymalizacja i możliwość przewidywania przyszłości – to właśnie dla nich warto odpowiednio zarządzać zasobami.

Jakie podejście w zarządzaniu zasobami jest najlepsze?

Nie ma jednego takiego podejścia. Dzięki elastyczności Project Serwera możemy bilansować zasoby nawet najbardziej skomplikowanych projektów. A co tak naprawdę sprzyja budowaniu optymalnego sposobu zarządzania zasobami?

Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że system tworzymy dla zespołów realizacyjnych, kierowników projektów itd. Mając tego świadomość, unikniemy chociażby zbyt „aptekarskiego” podejścia do budowania harmonogramów, które mogłoby zabić chęć np. do raportowania.

Optymalny poziom zarządzania zasobami to…

• zindywidualizowane podejście
• łączenie różnych technologii

Przykładowym rozwiązaniem jest Project Serwer, umożliwiający tworzenie optymalnych harmonogramów godzinowych. Daje nam on też możliwość wykorzystania zasobów generycznych, tzn. na zadania będące w fazie planowania możemy wcześniej rozpisać wykorzystanie zasobów.

Systemy, w których głównym komponentem jest Webcon, wykorzystujemy do zarządzania zasobami na poziomie strategicznym.

Jak to wygląda w praktyce?

• project manager widzi całe portfolio projektów, którymi zarządza
• widzi też, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania
• ma możliwość dowolnej konfiguracji widoków
• lepsze monitorowanie projektu dzięki podglądowi harmonogramu
• rejestracja czasu pracy, poświęconego na poszczególne zadania (Timer zsynchronizowany z Webconem)
• raportowanie wszelkich aspektów związanych z realizacją projektu

Webcon daje elastyczność i możliwość patrzenia z różnych perspektyw. Integracja z innymi narzędziami buduje holistyczny obraz procesów, a automatyzacje oszczędzają czas i optymalizują przebieg pracy.