Jak digitalizować projekty i nimi zarządzać?

Trzeba dobrze zarządzać harmonogramem, ale ważna jest też zdolność do adaptacji. Proces stał się kluczowy w grze rynkowej.

Jak wybrać system do zarządzania projektami?

musi on umożliwiać konkurowanie procesem – nie chodzi o to, żeby mieć taki proces jak inni, chodzi o to, żeby system umożliwiał nam taką realizację procesu, jaki jest w naszej organizacji.
są systemy pudełkowe, bardzo kompleksowe, ale nie odpowiadają na specyficzne potrzeby każdej z organizacji. Ich modyfikacja może trwać zbyt długo i wymagać zaangażowania takich zasobów, że staje się to nieopłacalne.
lepsze rozwiązanie to dobór komponentów i samodzielne tworzenie dedykowanego procesu. Wymaga to więcej czasu, ale umożliwia osiągnięcie lepszych efektów i dostosowanie procesu zarządzania projektami do potrzeb konkretnej organizacji.

Dzięki temu możliwe jest konkurowanie procesem organizacji!

Konflikt oczekiwań na różnych szczeblach zarządzania. Szczebel strategiczny ma zupełnie inne potrzeby: chce obserwować cały portfel projektów, potrzebuje zarządzania finansowego, strategicznego. Szczebel operacyjny z kolei musi zarządzić tysiącami zadań, oczekuje łatwości i elastyczności w raportowaniu. Trudno zmieścić potrzeby tych dwóch szczebli w jednym systemie.
Kwestia adaptacji – zarządzanie projektami sięga swoim zakresem w najdalsze zakątki organizacji. Uczestniczą w nim najróżniejsze działy, musimy w proces włączyć wszystkie te zespoły. Pojawiają się silosy, które trzeba łączyć lub przełamywać – chodzi tu nie tylko o komunikację, ale o łączenie systemów, w jakich wszyscy ci specjaliści pracują. Trzeba zachęcić wszystkie te zespoły, by grały do jednej bramki. Mamy do czynienia z wieloma skomplikowanymi procesami: łączymy faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, zamówienia, budżetowanie, delegacje itp. W obszarze HR mówimy o zarządzaniu kompetencjami, w dziale umów – o zarządzaniu umowami, pełnomocnictwami itp. To może generować problemy z wdrożeniem takiego systemu.
Modyfikowanie procesów – może trwać bardzo długo, konieczne jest wprowadzenie systemu umożliwiającego szybkie zmiany i dostosowywanie go do zmieniającego się sposobu zarządzania projektami.