Zarządzanie projektami w epoce cyfrowej transformacji rodzi szereg wyzwań. Zarządzanie projektami bardzo przyspieszyło, a oczekiwania wobec optymalizacji zasobów są na wysokim poziomie. Trzeba dobrze zarządzać harmonogramem, ale ważna jest też zdolność do adaptacji. Proces stał się kluczowy w grze rynkowej.

Jak wybrać system do zarządzania projektami?

• musi on umożliwiać konkurowanie procesem – nie chodzi o to, żeby mieć taki proces jak inni, chodzi o to, żeby system umożliwiał nam taką realizację procesu, jaki jest w naszej organizacji.
• są systemy pudełkowe, bardzo kompleksowe, ale nie odpowiadają na specyficzne potrzeby każdej z organizacji. Ich modyfikacja może trwać zbyt długo i wymagać zaangażowania takich zasobów, że staje się to nieopłacalne.
• lepsze rozwiązanie to dobór komponentów i samodzielne tworzenie dedykowanego procesu. Wymaga to więcej czasu, ale umożliwia osiągnięcie lepszych efektów i dostosowanie procesu zarządzania projektami do potrzeb konkretnej organizacji.

Dzięki temu możliwe jest konkurowanie procesem organizacji!

Wyzwania, przed jakimi stajemy, wdrażając system informatyczny

1.      Konflikt oczekiwań na różnych szczeblach zarządzania. Szczebel strategiczny ma zupełnie inne potrzeby: chce obserwować cały portfel projektów, potrzebuje zarządzania finansowego, strategicznego. Szczebel operacyjny z kolei musi zarządzić tysiącami zadań, oczekuje łatwości i elastyczności w raportowaniu. Trudno zmieścić potrzeby tych dwóch szczebli w jednym systemie.
2.      Kwestia adaptacji – zarządzanie projektami sięga swoim zakresem w najdalsze zakątki organizacji. Uczestniczą w nim najróżniejsze działy, musimy w proces włączyć wszystkie te zespoły. Pojawiają się silosy, które trzeba łączyć lub przełamywać – chodzi tu nie tylko o komunikację, ale o łączenie systemów, w jakich wszyscy ci specjaliści pracują. Trzeba zachęcić wszystkie te zespoły, by grały do jednej bramki. Mamy do czynienia z wieloma skomplikowanymi procesami: łączymy faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, zamówienia, budżetowanie, delegacje itp. W obszarze HR mówimy o zarządzaniu kompetencjami, w dziale umów – o zarządzaniu umowami, pełnomocnictwami itp. To może generować problemy z wdrożeniem takiego systemu.
3. Modyfikowanie procesów – może trwać bardzo długo, konieczne jest wprowadzenie systemu umożliwiającego szybkie zmiany i dostosowywanie go do zmieniającego się sposobu zarządzania projektami.

Webcon BPS – na co pozwala w kontekście wdrażania takich systemów?

• tworzenie obiegów dokumentów i aplikacji biznesowych low-code
• integracja z zewnętrznymi systemami
• automatyzacja zadań
• OCR i zarządzanie dokumentami

Power BI – narzędzie do raportowania – funkcje:

• tworzenie analiz pochodzących z wielu systemów
• integracja różnych źródeł danych
• łączenie i przeliczanie danych
• analiza i prezentacja graficzna danych

SharePoint i Teams – jak ułatwiają komunikację?

• komunikacja tekstowa, audio i video
• budowa zespołów
• wydarzenia online
• jednolity panel dla wielu aplikacji
• tworzenie witryn i portali
• współdzielenie zasobów
• osadzanie aplikacji biznesowych
• tworzenie baz wiedzy i dzielenie się wiedzą