Wykorzystaj w pełni potencjał cyfrowej rewolucji
Dzielimy się wiedzą, abyś mógł osiągnąć więcej
Automatyzujemy procesy biznesowe by zwiększyć wydajność
e-Doręczenia niebawem staną się obowiązkowe i automatyzują codzienną pracę działów administracyjnych. Na platformie WEBCON BPS można je połączyć z:
e-Doręczenia to publiczna usługa pozwalająca odbierać i wysyłać listy polecone. Dotychczas różne usługi umożliwiały częściową komunikację elektroniczną z podmiotami publicznymi jednak nie zastępowały listu poleconego. Z tą usługą jest inaczej, nie tylko umożliwia ale z czasem wręcz narzuca obowiązek stosowania e-Doręczeń w komunikacji.
Więcej o samej usłudze e-Doręczeń można przeczytać w dalszej części tego artykułu.
Szybka obsługaNowe listy, automatycznie trafiające do obiegu korespondencji, są obsługiwane w tym samym czasie, co poczta z innych źródeł. Dekretacja i dostarczanie poczty odbywa się w ujednolicony sposób.
Automatyczna dekretacjaPoczta przychodząca przez system e-Doręczeń może być automatycznie dekretowana nawet dla 97% przypadków. Znakomicie przyśpiesza to procs i obniża nakłady pracy.
Baza adresowaSystem e-Doręczeń nie udostępnia adresów podmiotów. System obiegu dokumentów pobiera dane z CIDG, w tym adres do e-Doręczeń odbiorcy, który następnie zapisuje w obiegu procesu Kontrahenta na przyszłość. W ramach obiegu Kontrahenta, adres do e-Doręczeń jest udostępniany zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
Automatyzacja zadań i zmniejszenie pracochłonnościIntegracja innych procesów biznesowych z obiegiem poczty i systemem e-Doręczeń umożliwia nam automatyczne generowanie listów z szablonów. Dzięki temu znaczna cześć korespondencji, np. w zakresie windykacji może być zautomatyzowana.
Tworzenie obiegów dokumentów i aplikacji biznesowych low-codeObsługa poczty wychodzącej i przychodzącej przez system e-Doręczeń może być rozbudowywany w systemie low-code WEBCON BPS. Dzięki temu możemy automatyzować wybrane scenariusze i szybko je rozbudowywać.
Integracja z zewnętrznymi systemamiObieg poczty oparty o platformę WEBCON BPS łatwo integruje się z zewnętrznymi systemami. Dzięki temu otrzymujemy jeden hub poczty w organizacji.
Pewność doręczeniaDzięki wykorzystaniu e-Doręczeń elektronicznych uzyskujemy pewność w zakresie doręczania korespondencji do danej organizacji. Otrzymujemy informacje z potwierdzeniem odbioru lub zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co gwarantuje pełną kontrolę nad procesem.
OCR i zarzadzanie dokumentamiDzięki zaawansowanej automatyzacji, załączniki przesyłane w ramach usługi e-Doręczeń mogą być automatycznie rejestrowane, poddawane procesowi OCR i skutecznie zarządzane. Sczytywanie treści dokumentów pozwala na łatwe wyszukiwanie informacji w plikach, które nie są edytowalne. Dodatkowo, wszystkie dokumenty mogą stanowić integralną część dalszych scenariuszy obsługi, na przykład umożliwiając systemowi WEBCON BPS automatyczne wypełnianie formularzy danymi zawartymi w dokumentach.
Integracja usługi e-Doręczeń działa w sposób przejrzysty dla użytkowników. Obejmuje
W systemie kancelaryjnym systemu WEBCON BPS pojawia się nowe źródło pochodzenia
lub sposób wysyłki, co pozwala na pełną automatyzację obsługi korespondencji.
Faktury są kluczowym elementem każdej działalności biznesowej. Tradycyjne przesyłanie ich pocztą jest czasochłonne i kosztowne. Jeśli użyjesz e-Doręczeń, faktury szybko i bezpieczne dotrą do adresata, a Ty będziesz mieć pewność, że je otrzymałeś.
Automatyzacja generowania i wysyłki dokumentów pozwala na sprawne zarządzanie windykacją: od wezwań do zapłaty, przez monitorowanie odbiorów, po przyspieszenie procesów sądowych i personalizację komunikacji.
Jeśli umowy i kontrakty wymagają szybkiego podpisania i przesłania między stronami, to e-Doręczenia eliminują konieczność fizycznych spotkań i przesyłania dokumentów pocztą za potwierdzeniem odbioru.
Prawidłowe doręczenie zawiadomień, wezwań i innych dokumentów jest kluczowe w przypadku sporów sądowych i administracyjnych. e-Doręczenia bezpiecznie i pewnie przesyłają dokumenty z dowodami nadania i odbioru, które mają moc prawną.
Umowy o pracę, zaświadczenia, wnioski urlopowe i inne nie muszą już czekać na odbiór w okienku, po tym jak listonosz zostawił awizo w skrzynce. Procesy kadrowe przyspieszają i zużywają coraz mniej papieru.
Z urzędami i instytucjami publicznymi w sprawach administracyjnych, podatkowych czy regulacyjnych. W końcu komunikacja z sektorem publicznym staje się niemal całkowicie cyfrowa.
Usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego nie zapewniają długiej archiwizacji dokumentów. Dzięki wykorzystaniu integracji z obiegiem poczty elektronicznej cała nasza korespondencja jest zarchiwizowania i zawsze dostępna.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z e-Doręczeniami odbywa się w dwóch głównych trybach:
Warto rozważyć, czy w Twojej organizacji występują procesy związane z wysyłką dużych ilości powtarzalnej korespondencji papierowej. To idealny obszar do optymalizacji, który można usprawnić dzięki wykorzystaniu systemu e-Doręczeń.
Wdrożenie można zacząć zamawiając bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji nasz specjalista przeanalizuje Twoje potrzeby i zaproponuje najlepsze rozwiązania dotyczące elektronicznego obiegu pism. Można także wspólnie przeanalizować jak zintegrować wybrany system ERP. Wszystko to bez dodatkowych kosztów.
Zobacz, jak wdrożono obieg korespondencji na naszym Demo. Konsultant chętnie przedstawi przykłady praktycznych wdrożeń, omówi różne perspektywy. Na prezentacji otrzymasz komplet informacji. Wypełnij poniższy formularz – prześlemy Ci dane do logowania.
Obowiązek posiadania adresu e-Doręczeń:
Podstawa prawna:
Usługa przeznaczona dla podmiotów komercyjnych, zawodów zaufania publicznego oraz ewentualnie osób fizycznych.
Jej celem jest bezpieczne przesyłanie poufnych dokumentów między stronami oraz z podmiotami publicznymi. Usługę świadczą podmioty komercyjne.
Usługa skierowana przede wszystkim do podmiotów publicznych, a w podstawowym zakresie także do pozostałych użytkowników.
Jej celem jest zapewnienie sprawneja komunikacji między podmiotami publicznymi oraz urzędami a innymi podmiotami. Obsługę usługi realizuje operator wyznaczony ustawą.
Usługa skierowana do części osób fizycznych, które nie zdecydowały się na założenie adresu e-Doręczeń. W takim przypadku podmioty publiczne wysyłają wiadomość elektronicznie, a operator przekształca ją w list papierowy, który następnie dostarcza tradycyjnym kanałem pocztowym. Korzystanie z publicznej usługi hybrydowej przez podmioty komercyjne jest płatne.
01.01.2025 01.01.2025 01.04.2025 01.10.2026 01.10.2029
Wprowadzenie e-Doręczeń w zakresie harmonogramu, dla niektórych podmiotów publicznych może ulec zminie.
Źródło: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram
Jest to publiczny rejestr, zarządzany przez ministra właściwego ds. informatyzacji, w którym przechowywane są adresy do doręczeń elektronicznych. Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają wyłącznie podmioty korzystające z usług doręczeń elektronicznych.
Utworzenie adresu jest realizowane przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Jego posiadanie jest niezbędne do korzystania z usługi doręczeń elektronicznych.
Cechy adresu:
Adres do doręczeń elektronicznych nie jest adresem e-mail, ponieważ posiada dodatkowe właściwości i zabezpieczenia. Przede wszystkim, dzięki weryfikacji tożsamości, zapewnia pewność co do właściciela adresu, a także gwarantuje, że właściciel adresu nie może go zmienić bez odpowiednich formalności.
Struktura adresu: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ, gdzie:
AE – rodzaj identyfikatora oznaczający adres elektroniczny
PL – kod kraju zgodnie ze standardem ISO 3166
X – cyfra
Y – litera
ZZ – cyfry oznaczające sumę kontrolną
Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12
Odpowiednik tradycyjnego listu poleconego w zakresie doręczania korespondencji z potwierdzeniem nadania.
Odpowiednik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru.
Potwierdzenie odbioru z podpisem elektronicznym.
Przesyłki w usłudze moga zawierać załączniki w rożnych formatach: pdf, doc, xml i inne.
Korzystanie na podstawie uprawnień z możliwością udzielania pełnomocnictwa innemu użytkownikowi systemu. Dwa typy użytkowników opisano poniżej.
Możliwość tworzenia folderów i reguł w celu przejrzystości dokumentów.
Rejestrowane doręczenie elektroniczne to usługa, która zapewnia dowody związane z przesyłanymi danymi, w tym potwierdzenie wysłania i otrzymania.
Dla każdego ewidencjonowanego w systemie e-Doręczenia zdarzenia dotyczącego wybranej przesyłki, usługa generuje szereg dowodów, które nie tylko potwierdzają nadanie i odbiór danych, ale także zapewniają bezpieczeństwo wszystkich procesów związanych z tą usługą.
