Esencją zarządzania projektami jest zarządzanie zasobami. Mogą być nimi Specjaliści, całe brygady czy konkretne narzędzia. Projekty bywają bardzo różne, dlatego za każdym razem należy wypracować indywidualne podejście.

Dlaczego zarządzanie projektami jest tak ważne? 

Celem zarządzania jest optymalizacja zasobów, czyli zadbanie o to, by osoba z pożądanymi umiejętnościami znajdowała się w odpowiednim miejscu i czasie. W przypadku maszyn, chodzi o to, byśmy bez przerwy otrzymywali wysokiej jakości produkty, unikając przy tym zarówno nadprodukcji, jak i oczekiwania na kolejne partie.

Zarządzanie projektami daje nam możliwość przewidywania przyszłości. Jesteśmy w stanie zaplanować, ile jakich zasobów będziemy potrzebować, aby zrealizować dane przedsięwzięcie odsunięte w czasie nawet o kilkanaście miesięcy.

Jakie podejście jest najlepsze?

Przede wszystkim należy pamiętać, dla kogo jest wdrażany system, tj. dla zespołów realizacyjnych, kierowników projektu, PMO. Mając to ciągle na uwadze, unikniemy zbyt “aptekarskiego” podejścia do budowania harmonogramów, które ostatecznie prowadzi do niechętnego raportowania, często nawet nieprawdziwych danych, np. czasu poświęconego na zadanie.

Nie ma jednej, właściwej odpowiedzi wyjaśniającej, jaki jest optymalny sposób zarządzania projektami. Można za to wybrać najlepsze rozwiązanie dla konkretnej organizacji, dokonując wcześniej obszernej analizy.

Przykładowe rozwiązania.

1. Project Server

Jest to bardzo często stosowane rozwiązanie. Zawsze warto wspierać się dobrymi praktykami, dlatego zalecamy, żeby granulacja zadań wynosiła 8/16/4/160 godzin z podziałem na określoną część etatu. Dzięki temu, zarządzanie zasobami będzie w pewnym stopniu elastyczne, niezmuszające do skrupulatnego raportowania dokładnego czasu o konkretnej godzinie.

W Project Serverze możemy wykorzystać zasoby generyczne. Oznacza to, że już teraz można budować uproszczone harmonogramy zadań/projektów, których realizacja ma się odbyć w bardziej odległej przyszłości. Innymi słowy, da się wstępnie zaplanować zapotrzebowanie odpowiednich zasobów za kilka/kilkanaście miesięcy.

2. Webcon

Inne proponowane przez nas rozwiązanie, to wdrożenie systemu, w którym głównym komponentem wykorzystywanym na poziomie strategicznym jest Webcon. Dlaczego PMO tak lubią z niego korzystać? Webcon zapewnia podgląd:

• listy wszystkich zarządzanych projektów/portfolio,
• wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych projektów od strony technicznej,
• planowanej daty rozpoczęcia/zakończenia projektu,
• ilości godzin, które mają być przeznaczone na realizację projektu.

Bardzo dużą zaletą jest możliwość konfiguracji indywidualnego widoku raportu, aby odpowiadał potrzebom poszczególnych Project Managerów czy członków zespołu. Dzięki temu, wszystkie istotne informacje są dostępne od ręki. Rejestracja czasu może odbywać się za pomocą Timera, który jest zsynchronizowany z Webconem.  Automatyzacja ta pozwala na proste i przejrzyste bilansowanie godzin i monitorowanie kondycji projektu. Wiemy, czy wszystko idzie zgodnie z harmonogramem, czy może jednak należy zareagować. Wyciąganie z tych danych wniosków pozwala na bardziej precyzyjne planowanie w przyszłości.

Webcon to elastyczność i możliwość spoglądania z różnych perspektyw. Integracja z innymi procesami, np. fakturowaniem, pozwala na budowanie holistycznego obrazu procesów na każdym poziomie. A dzięki automatyzacji polegającej na zestawieniu czasu pracy, oszczędzamy czas, jaki poświęcalibyśmy na czynności repetytywne.

Webcon świetnie sprawdzi się zarówno przy średnich czy większych projektach, jak i tych z działki budowlanej, gdzie trzeba zarządzać całymi brygadami. Często stosuje się także rozwiązanie polegające na łączeniu Webcona z Project Severem. W Webconie, na poziomie strategicznym odbywa się zgłaszanie zapotrzebowania na konkretne zasoby. Z kolei na poziomie operacyjnym, w Project Serverze, budowane są grafiki pracy poszczególnych pracowników, listy obecności. Takie rozwiązanie mocno ułatwia pracę organizacyjną przy harmonogramach.