Zamówienia

Wdrożenie procesu obsługi zamówienia z wykorzystaniem platformy BPS zapewni pełną kontrolę nad przebiegiem wydatkowania budżetów projektowych oraz działowych. To z kolei pozwoli na bieżące raportowanie o realnym poziomie ich wykorzystania i umożliwi osiągnięcie oszczędności.

dowiesz się więcej

Korzyści

akceptacji zgodnie z procesem

minut

zaoszczędzisz na każdym zamówieniu

sekund

zajmie ustalanie czy jest budżet na zamówienie

lat rozwoju

dojrzała i sprawdzona platforma

dzień

zajmie akceptacja zamówienia

Więcej korzyści

Przejrzystość procesuAkceptacja przebiega zgodnie z ustalonym procesem, w sposób jednolity dla całej organizacji.

Szybkość obsługiWzrasta dzięki przekazywaniu przez system kolejnych spraw do akceptacji oraz automatyzacji, na przykład przez automatyczną kontrolę budżetową.

Pełna kontrola nad zamówieniamiRównież historycznymi, sprawia, że merytoryczne działy podejmują decyzję o konieczności zakupu lub wykorzystaniu zasobów, które już są na stanie.

Standaryzacja zamówieńMożliwość zamówienia przez pracownika zasobów takich jak telefon, czy komputer może być uzależniona od poziomu zaszeregowania pracownika.

Przebieg procesu

RejestracjaPracownik składa wniosek o kupno zasobu. Jednocześnie na tym etapie uzasadnia konieczność zakupu i wstępnie opisuje koszty zamówienia.

Kontrola budżetowaSkładając zamówienie pracownik dysponuje pełną informacją o tym, czy ma budżet, czy też nie. Jeżeli nie posiada budżetu, to konieczne jest wystąpienie o nowy lub powiększenie istniejącego.

AkceptacjaMacierz akceptacji zamówienia może obejmować przełożonego lub innych aktorów procesu, bazując na strukturze organizacyjnej, pełnomocnictwach, informacji o typie, celu lub cenie zakupu. Może być to również taka sama macierz akceptacji jak stosowana w procesie obsługi faktury kosztowej.

Zapytanie ofertoweJeżeli konieczne jest przeprowadzenie przetargu proces może wymusić przykładowo wprowadzenie do systemu trzech ofert i uzasadnienie wyboru.

ZamówienieDokument może być wygenerowany i wysłany pocztą tradycyjną lub mailem, gdzie zostanie przygotowany zgodnie z szablonem. Zamówienie może być podpisane cyfrowo.

OdbiórOdebranie zamówionego przedmiotu może powodować przystąpienie do jego rozliczenia oraz uruchomienie procesu obsługi środka trwałego.

Ciekawe funkcjonalności

Baza produktów standardowychPodczas wypełniania zamówienia pracownik może wybrać produkty z standardowej bazy dostępnych przedmiotów. Na zakup przedmiotów z poza listy z reguły potrzebna jest akceptacja.

Portal dla dostawcówMożliwe jest udostępnienie portalu, na którym będą prezentowane aktualne zapotrzebowania.

Wyszukiwanie na podstawie kodu kreskowegoWszystkie wygenerowane zamówienia zawierają osadzony kod kreskowy, za pomocą którego możliwe jest szybkie odszukanie pełnej informacji o zamówieniu.

Integracja

SłownikiZamówienia powinny być opisywane wymiarami finansowymi tak jak faktury, dzięki temu po powiązaniu zamówienia z fakturą kosztową cały opis księgowy jest przepisywany.

Wymiary finansowe i słownikiMogą być pobierane bezpośrednio z systemu ERP. Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.

Proces budżetowaniaZanim pracownik złoży zapotrzebowanie może być przeprowadzona kontrola budżetowa.

FakturyProces obsługi faktur kosztowych może być zintegrowany z zamówieniami. Automatyczne powiązanie numeru faktury i zamówienia powoduje znaczne przyśpieszenie procesu akceptacji.

Środki trwałePołączenie z tym procesem umożliwia automatyczne przydzielenie odpowiedzialności za dokonany zakup.

Raporty

Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą, łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami: