Korzyści
0
%
akceptacji zgodnie z procesem
0
minut
zaoszczędzisz na każdym zamówieniu
0
sekund
zajmie ustalanie czy jest budżet na zamówienie
0
lat rozwoju
dojrzała i sprawdzona platforma
0
dzień
zajmie akceptacja zamówienia
Więcej korzyści
Przejrzystość procesuAkceptacja przebiega zgodnie z ustalonym procesem, w sposób jednolity dla całej organizacji.
Szybkość obsługiWzrasta dzięki przekazywaniu przez system kolejnych spraw do akceptacji oraz automatyzacji, na przykład przez automatyczną kontrolę budżetową.
Pełna kontrola nad zamówieniamiRównież historycznymi, sprawia, że merytoryczne działy podejmują decyzję o konieczności zakupu lub wykorzystaniu zasobów, które już są na stanie.
Standaryzacja zamówieńMożliwość zamówienia przez pracownika zasobów takich jak telefon, czy komputer może być uzależniona od poziomu zaszeregowania pracownika.
Przebieg procesu
RejestracjaPracownik składa wniosek o kupno zasobu. Jednocześnie na tym etapie uzasadnia konieczność zakupu i wstępnie opisuje koszty zamówienia.
Kontrola budżetowaSkładając zamówienie pracownik dysponuje pełną informacją o tym, czy ma budżet, czy też nie. Jeżeli nie posiada budżetu, to konieczne jest wystąpienie o nowy lub powiększenie istniejącego.
AkceptacjaMacierz akceptacji zamówienia może obejmować przełożonego lub innych aktorów procesu, bazując na strukturze organizacyjnej, pełnomocnictwach, informacji o typie, celu lub cenie zakupu. Może być to również taka sama macierz akceptacji jak stosowana w procesie obsługi faktury kosztowej.
Zapytanie ofertoweJeżeli konieczne jest przeprowadzenie przetargu proces może wymusić przykładowo wprowadzenie do systemu trzech ofert i uzasadnienie wyboru.
ZamówienieDokument może być wygenerowany i wysłany pocztą tradycyjną lub mailem, gdzie zostanie przygotowany zgodnie z szablonem. Zamówienie może być podpisane cyfrowo.
OdbiórOdebranie zamówionego przedmiotu może powodować przystąpienie do jego rozliczenia oraz uruchomienie procesu obsługi środka trwałego.
Ciekawe funkcjonalności
Baza produktów standardowychPodczas wypełniania zamówienia pracownik może wybrać produkty z standardowej bazy dostępnych przedmiotów. Na zakup przedmiotów z poza listy z reguły potrzebna jest akceptacja.
Portal dla dostawcówMożliwe jest udostępnienie portalu, na którym będą prezentowane aktualne zapotrzebowania.
Wyszukiwanie na podstawie kodu kreskowegoWszystkie wygenerowane zamówienia zawierają osadzony kod kreskowy, za pomocą którego możliwe jest szybkie odszukanie pełnej informacji o zamówieniu.
Integracja
SłownikiZamówienia powinny być opisywane wymiarami finansowymi tak jak faktury, dzięki temu po powiązaniu zamówienia z fakturą kosztową cały opis księgowy jest przepisywany.
Wymiary finansowe i słownikiMogą być pobierane bezpośrednio z systemu ERP. Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.
Proces budżetowaniaZanim pracownik złoży zapotrzebowanie może być przeprowadzona kontrola budżetowa.
FakturyProces obsługi faktur kosztowych może być zintegrowany z zamówieniami. Automatyczne powiązanie numeru faktury i zamówienia powoduje znaczne przyśpieszenie procesu akceptacji.
Środki trwałePołączenie z tym procesem umożliwia automatyczne przydzielenie odpowiedzialności za dokonany zakup.
Raporty
Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą, łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:
- Moje zadania w zamówieniach
- Wszystkie zamówienia
- Moje zamówienia
- Zamówienia mojego działu
- Sumy zamówień na działy i typy zasobów
- Zamówienia oczekujące na realizację
Produkty
Powiązane artykuły
Faktury
Obieg akceptacyjny faktury kosztowej jest dla każdej firmy wyzwaniem biznesowym, wpływa on bezpośrednio na jakość informacji zarządczej i kontrolingowej.
Obieg akceptacyjny faktury kosztowej jest dla każdej firmy wyzwaniem biznesowym, wpływa on bezpośrednio na jakość informacji zarządczej i kontrolingowej.
Kancelaria Poczty Przychodzącej
Elektroniczna kancelaria obsługująca pocztę przychodzącą, umożliwia digitalizację całego procesu obiegu poczty papierowej wpływającej do organizacji.
Elektroniczna kancelaria obsługująca pocztę przychodzącą, umożliwia digitalizację całego procesu obiegu poczty papierowej wpływającej do organizacji.
Kancelaria Poczty Wychodzącej
Elektroniczna kancelaria poczty wychodzącej pozwala na zautomatyzowanie większości czynności związanych z jej obsługa.
Elektroniczna kancelaria poczty wychodzącej pozwala na zautomatyzowanie większości czynności związanych z jej obsługa.
Schemat obiegu dokumentów księgowych w firmie