Wdrożenie systemu zarządzania projektami pozwala na osiągnięcie wielu wymiernych korzyści. Zanim jednak do tego dojdzie, firma musi zmierzyć się z pewnymi wyzwaniami. Jak zatem przygotować się do wdrożenia tego systemu?

Systemowe zarządzanie projektami – wyzwania.

Można wyróżnić cztery kluczowe wyzwania stojące na drodze wdrożenia systemu zarządzania projektami.

1. Dotychczasowy brak jakichkolwiek procesów w zarządzaniu.

Kiedy zaczynamy analizować potrzeby przedsiębiorstwa i przygotowujemy się do wdrożenia systemowego zarządzania projektami, fakt, że w firmie nie zachodziły dotąd jakiekolwiek procesy zarządcze, stawia ogromne wyzwanie, któremu należy sprostać.

Brak utartych procesów postępowania i wykonywanie pewnych czynności tylko w ramach umowy społecznej, a nie na kanwie spisanego procesu, niesie za sobą pewne ryzyko. Połączenie obu czynności, które już w pojedynkę wymagają dużo energii i zaangażowania, tj. wdrażanie procesu zarządzania i wybór rozwiązania na wdrożenie systemu, to bardzo trudna organizacyjnie praca.

2. Perspektywa dwóch szczebli zarządzania.

Przede wszystkim należy pogodzić potrzeby obu szczebli zarządzania – strategicznego oraz operacyjnego, które mogą mieć odmienne oczekiwania wobec zarządzania projektami.

W zarządzaniu uczestniczą takie działy jak księgowość, finanse, controlling, zamówienia, czy dział prawny. Wszystkie powinny być włączone do procesu zarządzania projektami.

3. Duży system to także trudne początki.

Wdrożenie systemu do zarządzania projektami zaczyna się od usprawnienia tych najtrudniejszych procesów w organizacji, dlatego na samym początku praca, którą należy wykonać, jest najcięższa. Należy dodatkowo uwzględnić przy tym czas poświęcany na zapoznanie się z zespołem wdrażającym i wypracowanie systemów prowadzenia analiz.

4. Za duży zakres.

Duży zakres wiąże się z tygodniami, a nawet miesiącami żmudnej analizy, w której trakcie okazuje się, że nie jesteśmy w stanie przypomnieć sobie, z czego wynikają pierwsze poczynione założenia i potrzeby. Często należy wrócić do początku i przez kolejne miesiące dalej prowadzić samą analizę.

Na końcu bardzo ważna jest odpowiednia promocja nadchodzącej, dużej zmiany organizacyjnej w firmie, tak, aby pracownicy z chęcią podeszli do korzystania z nowego narzędzia.

Należy także pamiętać o tym, że system wdrażany jest dla konkretnych stanowisk, tj. PMO, Project Managerów, czy zespołów realizacyjnych. Jeżeli kwestia ta zejdzie na drugi plan, entuzjazm opadnie i pracownicy przestaną postrzegać system jako narzędzie wspierające ich w codziennej pracy, a w konsekwencji – nie będą chcieli z niego korzystać.

Odpowiednie podejście do wdrażania systemów.

W Nexpertis praktykujemy dwa typy rozwiązań tego zagadnienia.

1. Wdrożenie “pudełkowego” rozwiązania. Implementujemy Project Server. Tym sposobem firma otrzymuje od nas dobre, gotowe rozwiązanie, z którego czerpie wiele korzyści. Oprócz tego, nie wymaga to przeprowadzania dużej ilości analiz. Z czasem może się jednak okazać, że nie wszystko da się wdrożyć, a nie każdą zmianę da się szybko wprowadzić. Dlatego na tym etapie wprowadzamy WEBCON BPS, który umożliwia dodanie wszystkich brakujących funkcjonalności.
2. Metoda MVP (Minimal Viable Product). Jest to wykorzystanie WEBCON BPS jako nośnika nadsystemu procesowego i łączenie innych, gotowych komponentów, w tym również Project Server. Metoda ta umożliwia wdrożenie małych, w pełni użytecznych funkcjonalności. Jest to przeciwieństwo dużej analizy wielkiego projektu, skupienie się na małych, systematycznie wdrażanych w ciągu miesiąca krokach.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu do zarządzania projektami?

Należy zacząć od stworzenia procesu. Rozpisanie go na kartce, przygotowanie artykułu za pośrednictwem Intranetu, czy po prostu uzgodnienie w regulaminie działania zespołu sposobów reagowania w różnych sytuacjach, będzie wystarczające.

Każdy rozpisany proces jest lepszy niż działanie w chaosie. Mając to, jesteśmy w stanie pracować na konkretnych dokumentach (np. raporty Excel, dokumenty Word wysyłane do klientów, itp.), które będą przez kolejne miesiące udoskonalane. Stanowią one świetną bazę do określenia, na czym nam tak naprawdę zależy w ramach danego procesu.

Warto również pamiętać o strukturze organizacyjnej, która pozwoli na jasne określenie ról i zadań na poszczególnych etapach wdrażania systemu.