Podstawą efektywnego funkcjonowania zespołu jest to, żeby każdy członek znał podział obowiązków i rozumiał zakres swojej odpowiedzialności. Odpowiedni program powinien posiadać m.in. możliwość przypisywania zadań do konkretnego użytkownika, opcję wyznaczania deadline’ów, określanie priorytetów oraz funkcję śledzenia postępów.

Należy także zadbać o komunikację pomiędzy członkami zespołu, ta może odbywać się na wiele sposobów m.in.:

• Bezpośrednie czaty pomiędzy poszczególnymi osobami.

• Pokoje grupowe dla poszczególnych projektów, zespołów.

• Możliwość komentowania zadań, projektów.

Do tego komunikator powinien umożliwiać łatwe przesyłanie plików. Dzięki temu, że zespół będzie mógł w prosty i intuicyjny sposób się komunikować, to praca nad projektem będzie znacznie sprawniejsza.

Coraz większą popularnością cieszy się zatrudnianie pracowników zdalnie. Taka forma współpracy ma wiele zalet, jednocześnie niektórzy pracodawcy mają wątpliwości, czy wszyscy są odpowiednio zaangażowani w projekt. W przypadku rozliczenia godzinowego jest to istotny problem.

Dlatego warto, żeby program do zarządzania pracownikami posiadał funkcję kontroli czasu pracy, dzięki czemu będziesz mógł kontrolować realne zaangażowanie poszczególnych osób.

Ta funkcjonalność jest szczególnie istotna, gdy zatrudniasz osoby w formie zdalnej, jednocześnie może przydać się także w biurze.

To kolejna istotna funkcja, która znacząco zwiększa wydajność pracowników. Jest ona tym ważniejsza, im więcej dokumentów przetwarza Twoja firma. Wszelkiego rodzaju maile od zleceniodawców, briefy, pliki z uwagami, wytycznymi — program do zarządzania pracownikami powinien umożliwiać w prosty sposób przesyłanie plików pomiędzy poszczególnymi osobami oraz udostępnianie ich dla wszystkich osób zaangażowanych w dany projekt.

Dzięki temu pracownicy nie będą musieli kilka razy dziennie sprawdzać maila, ponieważ wszystkie niezbędne dokumenty znajdują się w oprogramowaniu firmowym. Sprawne wprowadzenie obiegu elektronicznego poprawia zarówno wydolność zespołu, jak i bezpieczeństwo dokumentów — ryzyko ich przypadkowego zgubienia lub zniszczenia jest minimalizowane.