Komunikacja we współczesnym przedsiębiorstwie to wszechstronne narzędzie, które kształtuje zarówno relacje wewnątrz zespołu, jak i pożądany obraz przedsiębiorstwa w oczach odbiorców. Za pomocą odpowiednich komunikatów można pokazać, jaka jest kultura organizacji, jej tradycje oraz zasady, ale też umacniać więź pomiędzy pracownikiem a firmą. Oto vademecum zasad skutecznej komunikacji biznesowej.
Cele komunikacji w organizacji
Wyróżniamy kilka najważniejszych obszarów:
- informowanie pracowników o ich zadaniach oraz o polityce organizacji, a także otrzymywanie informacji zwrotnej,
- budowanie wspólnot wewnątrz organizacji i motywowanie pracowników do wspierania strategii w firmie,
- gromadzenie i udostępnianie informacji oraz wiedzy.
Skupmy się na chwilę na ostatnim punkcie. Każda firma chce, aby wszelkie dane (np. o terminach wykonania projektów) były udostępniane zarówno wewnątrz zespołu, jak i na zewnątrz, do Klienta. Z kolei wiedza, gromadzona w wyniku uczenia się firmy (np. wnioski z błędów, know-how, instrukcje), nie może ginąć w wyniku rotacji pracowników i zmieniania przez nich stanowisk. Każda nowa osoba powinna mieć dostęp do bazy wiedzy, ponieważ ułatwia to proces asymilacji. Zarówno w przypadku informacji, jak i wiedzy, ważne jest kompleksowe i efektywne podejście, czyli przekazywanie ich:
- na czas,
- w sposób spójny,
- odpowiednim osobom.
Ma to swój aspekt ekonomiczny. Wyprodukowanie takiej wiedzy bowiem kosztuje. Chcielibyśmy zatem, aby dane były zapisywane w sposób trwały, dostępne dla wszystkich, ale i tworzone przez wszystkich (tzw. co-autoring).
Potrzeby pracowników w zakresie komunikacji
Oczywiście, każda osoba zatrudniona chce: być informowana na bieżąco, mieć łatwy dostęp do wiadomości, samodzielnie tworzyć wartościową wiedzę. Wśród młodych pokoleń pojawia się także potrzeba korzystania z wielokanałowej komunikacji.
Komunikacja w firmach tradycyjnych, niescyfryzowanych, często nie spełnia tych oczekiwań. Opiera się ona na mailach, spotkaniach nieformalnych oraz zwykłym rozmawianiu przez telefon – to niestety sprzyja tworzeniu się tzw. wysp wiedzy, niedostępnych dla każdego pracownika, traconych wraz z rotacją osób na poszczególnych stanowiskach.
Digital Work Space – co może zmienić w komunikacji?
Digital Work Space to narzędzie, które pozwala na swobodną wymianę informacji niezależnie od fizycznego miejsca wykonywania pracy. To wykorzystanie transformacji cyfrowej do optymalizacji procesów biznesowych i osiągania celów organizacji. Od czego zacząć?
- Konieczne jest przeanalizowanie, jakie obszary komunikacji trzeba scyfryzować i na jakich warunkach. Warto pamiętać, że nie ma jednego narzędzia do wszystkiego: być może procesy HR będą obsługiwane inną platformą, niż repozytorium materiałów.
- Nie obędzie się bez zmian organizacyjnych firmy, którą czeka wypracowanie nowej komunikacji, wdrożenie jej i ciągłe udoskonalanie.
Porada od Nexpertis – warto sprawdzić, czy w naszej organizacji nie ma już pewnych rozwiązań Digital Work Space, jak choćby:
- Office 365 – na bazie SharePoint możemy stworzyć portal wewnątrzfirmowy.
- Teams – umożliwia gromadzenie i płynne przekazywanie wiedzy.
- MS Stream – pozwala na gromadzenie materiałów multimedialnych.
- DELVE – dostarcza pracownikowi danych kontaktowych do innych osób zatrudnionych.
- WEBCON BPS – umożliwia scyfryzowanie obiegu dokumentów.
Już połączenie tych kilku aplikacji stworzy sprawnie działający Digital Work Space.
W Nexpertis doradzamy przedsiębiorstwom, jak korzystać z dostępnych narzędzi, aby usprawnić komunikację oraz unowocześnić procesy wewnątrz organizacji. Pierwszym krokiem będzie skorzystanie z naszego tutorialu i założenie w aplikacji Microsoft Teams pierwszego panelu Digital Work Space.