Komunikacja we współczesnym przedsiębiorstwie to wszechstronne narzędzie, które kształtuje zarówno relacje wewnątrz zespołu, jak i pożądany obraz przedsiębiorstwa w oczach odbiorców. Za pomocą odpowiednich komunikatów można pokazać, jaka jest kultura organizacji, jej tradycje oraz zasady, ale też umacniać więź pomiędzy pracownikiem a firmą. Oto vademecum zasad skutecznej komunikacji biznesowej.

Cele komunikacji w organizacji

Wyróżniamy kilka najważniejszych obszarów:

• informowanie pracowników o ich zadaniach oraz o polityce organizacji, a także otrzymywanie informacji zwrotnej,
• budowanie wspólnot wewnątrz organizacji i motywowanie pracowników do wspierania strategii w firmie,
• gromadzenie i udostępnianie informacji oraz wiedzy.

Skupmy się na chwilę na ostatnim punkcie. Każda firma chce, aby wszelkie dane (np. o terminach wykonania projektów) były udostępniane zarówno wewnątrz zespołu, jak i na zewnątrz, do Klienta. Z kolei wiedza, gromadzona w wyniku uczenia się firmy (np. wnioski z błędów, know-how, instrukcje), nie może ginąć w wyniku rotacji pracowników i zmieniania przez nich stanowisk. Każda nowa osoba powinna mieć dostęp do bazy wiedzy, ponieważ ułatwia to proces asymilacji. Zarówno w przypadku informacji, jak i wiedzy, ważne jest kompleksowe i efektywne podejście, czyli przekazywanie ich:

• na czas,
• w sposób spójny,
• odpowiednim osobom.

Ma to swój aspekt ekonomiczny. Wyprodukowanie takiej wiedzy bowiem kosztuje. Chcielibyśmy zatem, aby dane były zapisywane w sposób trwały, dostępne dla wszystkich, ale i tworzone przez wszystkich (tzw. co-autoring).

Potrzeby pracowników w zakresie komunikacji

Oczywiście, każda osoba zatrudniona chce: być informowana na bieżąco, mieć łatwy dostęp do wiadomości, samodzielnie tworzyć wartościową wiedzę. Wśród młodych pokoleń pojawia się także potrzeba korzystania z wielokanałowej komunikacji.

Komunikacja w firmach tradycyjnych, niescyfryzowanych, często nie spełnia tych oczekiwań. Opiera się ona na mailach, spotkaniach nieformalnych oraz zwykłym rozmawianiu przez telefon – to niestety sprzyja tworzeniu się tzw. wysp wiedzy, niedostępnych dla każdego pracownika, traconych wraz z rotacją osób na poszczególnych stanowiskach.

Digital Work Space – co może zmienić w komunikacji?

Digital Work Space to narzędzie, które pozwala na swobodną wymianę informacji niezależnie od fizycznego miejsca wykonywania pracy. To wykorzystanie transformacji cyfrowej do optymalizacji procesów biznesowych i osiągania celów organizacji. Od czego zacząć?

1. Konieczne jest przeanalizowanie, jakie obszary komunikacji trzeba scyfryzować i na jakich warunkach. Warto pamiętać, że nie ma jednego narzędzia do wszystkiego: być może procesy HR będą obsługiwane inną platformą, niż repozytorium materiałów.
2. Nie obędzie się bez zmian organizacyjnych firmy, którą czeka wypracowanie nowej komunikacji, wdrożenie jej i ciągłe udoskonalanie.

Porada od Nexpertis – warto sprawdzić, czy w naszej organizacji nie ma już pewnych rozwiązań Digital Work Space, jak choćby:

• Office 365 – na bazie SharePoint możemy stworzyć portal wewnątrzfirmowy.
• Teams – umożliwia gromadzenie i płynne przekazywanie wiedzy.
• MS Stream – pozwala na gromadzenie materiałów multimedialnych.
• DELVE – dostarcza pracownikowi danych kontaktowych do innych osób zatrudnionych.
• WEBCON BPS – umożliwia scyfryzowanie obiegu dokumentów.

Już połączenie tych kilku aplikacji stworzy sprawnie działający Digital Work Space.

W Nexpertis doradzamy przedsiębiorstwom, jak korzystać z dostępnych narzędzi, aby usprawnić komunikację oraz unowocześnić procesy wewnątrz organizacji. Pierwszym krokiem będzie skorzystanie z naszego tutorialu i założenie w aplikacji Microsoft Teams pierwszego panelu Digital Work Space.