Kancelaria, recepcja, sekretariat – to różne określenia na jedną funkcję, która ma zapewniać odpowiedni przepływ danych w organizacji. W tym miejscu informacje istotne są odsiewane od nieistotnych, a wchodzące i wychodzące wiadomości są przekierowywane do odpowiednich osób. Jakich narzędzi potrzebujemy, aby odpowiednio zarządzać kancelarią?

Kiedyś listy przychodziły do firmy w kopercie, a następnie trafiały na biurka i zalegały przy kserokopiarkach. Łatwo było taki dokument zgubić, a praca na nim odbywała się wyłącznie w sposób analogowy. Jak kancelaria może działać w dobie cyfrowej transformacji?

Od czego zacząć

Komputer i skaner to, oczywiście, niezbędne narzędzia do zarządzania informacją w firmie. Do tego potrzebujemy wysoce wykwalifikowanego personelu, który zna strukturę naszej organizacji i potrafi zajmować się Centralnym Archiwum. Jest to miejsce, w którym każdy dokument jest oznaczony kodem kreskowym i znajduje się w ustalonej teczce, dzięki czemu nie gubimy żadnych pism.

Co to oznacza dla organizacji?

• Porządek na biurkach i w archiwum.

• Kontrolę przepływu informacji oraz pełną ewidencję historii życia każdego dokumentu – jeśli utknie na jakimś etapie, będziemy w stanie go namierzyć.

• Poprzez skanowanie pism i umieszczanie ich w sieci firmowej możemy pracować na nich z dowolnego miejsca, o ile tylko mamy odpowiedni dostęp.

Przykładowy obieg korespondencji przychodzącej

Już na rejestracji kancelaria okleja pismo, po czym je skanuje. Wersja cyfrowa zostaje zaciągnięta przez system i połączona z elementem, który zarejestrowano w folderze sieciowym. Dokument trafia do odpowiedniego adresata.

Teraz możemy rozpisać konkretne zadania związane z daną sprawą, określić terminy realizacji i przypisać je do konkretnych osób, a następnie mieć kontrolę nad tym, co się dalej dzieje z dokumentem. Całość jest również zaindeksowana w archiwum.

Cały proces można jeszcze bardziej usprawnić poprzez:

• podpowiedź dekretacji – informację dla pracownika kancelarii, do kogo skierować dane pismo.

• listę zadań – gdzie na bieżąco widzimy, jakie są postępy sprawy i czy ktoś w ogóle już się nią zajął.

• OCR – czyli nakładanie warstwy tekstowej na dokument, dzięki czemu możemy przeszukiwać go poprzez słowa klucze.

Przykładowy obieg korespondencji wychodzącej

Na rejestracji opisujemy podstawowe dane: opis sprawy, do kogo powinna trafić i kiedy powinna zostać wysłana. Następnie pojawia się informacja, że pismo czeka do wysyłki. Kancelaria potwierdza otrzymanie go i przechodzi do etapu pakowania oraz rejestrowania bezpośrednio u przewoźnika. Oznacza to, że z poziomu WEBCON integrujemy się np. z Pocztą Polską i za pomocą jednego przycisku jesteśmy gotowi, aby wysłać dokument.

Kiedy kurier lub listonosz odbierze paczkę i zniknie ona z naszego biurka, to mamy możliwość śledzenia przesyłki oraz otrzymania potwierdzenia odbioru.

Z jakich dodatkowych funkcjonalności warto skorzystać?

• Dodatkowy obieg – zaczynamy rejestrację pisma z szablonu, co pozwala wysyłać automatyczne wiadomości.

• Podpis elektroniczny – umożliwia autoryzowanie maili.

Podsumowanie

Dwa przedstawione powyżej obiegi to tylko część możliwości. Należy tutaj wspomnieć jeszcze o obsłudze archiwum, kontrahentów, wypożyczeń dokumentów i przygotowania ich. Dzięki digitalizacji kancelarii przyspieszamy i ułatwiamy jej pracę, poprzez chociażby korzystanie z szablonów, podpowiedzi, czy integrację z firmą kurierską.

Odsiewanie ważnych informacji od nieważnych, zarządzanie wchodzącymi i wychodzącymi informacjami jest bardzo proste z odpowiednią platformą, która pozwoli organizacji się rozwijać. Nasi specjaliści są w stanie dopasować takie narzędzie do każdej firmy.