Kancelaria Poczty Wychodzącej

Kancelaria Poczty Wychodzącej

Elektroniczna kancelaria poczty wychodzącej pozwala na zautomatyzowanie większości czynności związanych z jej obsługą i zapewnia utrzymanie wysokich standardów jakościowych w procesie przygotowania korespondencji.

Korzyści

0

sekund

zajmuje przygotowanie szablonu pisma

0

%

zaginionych przesyłek

0

sekund

zajmuje znalezienie dowolnego pisma

0

lat rozwoju

dojrzała i sprawdzona platforma

0

minut

po odebraniu przesyłki o tym wiesz

Więcej korzyści

Szybkość obsługiWzrasta dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu przekazywaniem do akceptacji i kontrolą terminów.
Audyt korespondencjiDzięki skanowaniu oryginałów dokumentów wysyłanych tradycyjnym kanałem, zawsze posiadamy informację dotyczącą rzeczywistej treści przesłanej odbiorcy. To samo dotyczy odpowiedzi przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej. Załączenie konkretnego e-maila może następować automatycznie, bądź ręcznie z poziomu klienta poczty.
Dostęp do dokumentówZ każdego miejsca, za pomocą przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji mobilnej.
Szybkie wyszukiwanie dokumentówDzięki wykorzystaniu technologii OCR do tworzenia pełnotekstowej warstwy dla wskanowanego dokumentu, możliwe jest późniejsze i łatwe wyszukiwanie z wykorzystaniem całych fraz.
Większe bezpieczeństwoDzięki systemowi uprawnień skorelowanemu ze strukturą organizacji zapewniamy dostęp do korespondencji tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie prerogatywy.
Pełna digitalizacjaWszystkie elementy procesu są zdygitalizowane, wyeliminowano nawet papierowe potwierdzenia.

Przebieg procesu

Kancelaria Poczty Wychodzącej - Nexpertis
RejestracjaKorespondencja wychodząca może być uruchomiona z poziomu innych procesów merytorycznych (np.: reklamacje, poczta przychodząca) dzięki czemu, dane nadawcy i adresata są automatycznie uzupełniane zarówno w polach indeksowych jak i szablonach pism wychodzących. Dla pozostałych niezintegrowanych procesów dane te mogą zostać pobrane ze słownika kontrahentów lub zewnętrznej bazy (np. w systemach CRM, ERP)
Generowanie pismaPismo jest generowane z wcześniej stworzonego na podstawie księgi znaku i/lub reguł obowiązujących w organizacji szablonu. Przygotowane w ten sposób pismo opatrzone zostaje adresem nadawcy, odbiorcy, a także unikalnym kodem kreskowym identyfikującym jednoznacznie proces, którego dotyczy. Dokument posiada predefiniowaną strefę, gdzie w następnym kroku zostanie uzupełniona merytoryczna część pisma.
Przygotowanie dokumentuAutor otwiera wstępnie przygotowane w formacie MS Word pismo i wypełnia je treścią. Możliwe jest równoległe edytowanie dokumentu, oraz wersjonowanie.
Rejestracja w eNadawcyPrzesyłka jest rejestrowana automatycznie w serwisie poczty Polskiej. Dzięki temu nie trzeba prowadzić książki nadawczej. Dodatkowym benefitem jest możliwość dzielenia kosztów korespondencji na działy.
PodpisyW zależności od zdefiniowanego procesu autor może podpisać pismo sam lub poprosić o podpis Zarząd. W takim wypadku pismo jest przekazywane do sekretariatu Zarządu i dopiero tam drukowane. Wraz z pismem dostarczana jest też obiegówka opisująca powody przygotowania pisma i zebrane opinie.
SkanowanieDzięki skanowaniu w kancelarii wiemy dokładnie co zostało wysłane.
OpiniowanieAutor pisma może wysłać je do zaopiniowania lub weryfikacji do wybranych współpracowników. Opinie mogą zostać umieszczone w obiegówce dołączanej do pisma.
PakowanieEtykieta na kopertę jest generowana i drukowana razem z kodem kreskowym, oraz numerem przesyłki.
Potwierdzenie odbioru jest przesyłane w formie bioEPOJest to PDF zawierający podpis odbiorcy i stanowi uznawane przez Sądy potwierdzenie odbioru przesyłki.
Sprawdzanie statusuSystem sprawdza status przesyłki, powiadamia nadawcę o odebraniu lub zwrocie przesyłki.

Ciekawe funkcjonalności

Generowanie dokumentów zawierających treśćMożliwe jest przygotowanie szablonów gotowych pism np.: powiadomienie o uznaniu reklamacji.
Tablet do potwierdzania odbioruKażdy pracownik pobierający z kancelarii oryginalne dokumenty potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem z wykorzystaniem tabletu.
Godzina wysłania pismaPisma, które są kierowane do Kancelarii po godzinie odbioru przesyłek przez kuriera mają automatycznie ustawioną datę wysłania na dzień następny.
Identyfikacja za pomocą kodu kreskowegoDzięki kodowi osadzonemu w piśmie możliwe jest szybkie przywołanie właściwego procesu. Możliwym jest także dołączenie do procesu obrazu wysyłanego dokumentu niezwłocznie po jego wskanowaniu.

Integracja

SłownikiKorespondencja może być opisywana za pomocą wymiarów finansowych pobieranych ze słownika lub bezpośrednio z systemu ERP.
eNadawcaIntegracja pozwala na automatyczne rejestrowanie przesyłek i generowanie etykiet na koperty zawierających numer przesyłki, nadawcę i adresata jak również uzyskiwanie bioEPO.
Struktura organizacyjnaDzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.
Kancelaria Poczty Wychodzącej - Nexpertis

Raporty

Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację.
Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:

  • Moje zadanie w korespondencji wychodzącej
  • Cała korespondencja
  • Cała korespondencja w obiegu
  • Korespondencja oczekująca na odbiór

Produkty