Korzyści
sekund
zajmuje przygotowanie szablonu pisma
%
zaginionych przesyłek
sekund
zajmuje znalezienie dowolnego pisma
minut
po odebraniu przesyłki o tym wiesz
Więcej korzyści
Szybkość obsługi
Wzrasta dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu przekazywaniem do akceptacji i kontrolą terminów.
Audyt korespondencji
Dzięki skanowaniu oryginałów dokumentów wysyłanych tradycyjnym kanałem, zawsze posiadamy informację dotyczącą rzeczywistej treści przesłanej odbiorcy. To samo dotyczy odpowiedzi przesyłanych za pomocą poczty elektronicznej. Załączenie konkretnego e-maila może następować automatycznie, bądź ręcznie z poziomu klienta poczty.
Dostęp do dokumentów
Z każdego miejsca, za pomocą przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji mobilnej.
Szybkie wyszukiwanie dokumentów
Dzięki wykorzystaniu technologii OCR do tworzenia pełnotekstowej warstwy dla wskanowanego dokumentu, możliwe jest późniejsze i łatwe wyszukiwanie z wykorzystaniem całych fraz.
Większe bezpieczeństwo
Dzięki systemowi uprawnień skorelowanemu ze strukturą organizacji zapewniamy dostęp do korespondencji tylko dla użytkowników posiadających odpowiednie prerogatywy.
Pełna digitalizacja
Wszystkie elementy procesu są zdygitalizowane, wyeliminowano nawet papierowe potwierdzenia.
Przebieg procesu
Rejestracja
Korespondencja wychodząca może być uruchomiona z poziomu innych procesów merytorycznych (np.: reklamacje, poczta przychodząca) dzięki czemu, dane nadawcy i adresata są automatycznie uzupełniane zarówno w polach indeksowych jak i szablonach pism wychodzących. Dla pozostałych niezintegrowanych procesów dane te mogą zostać pobrane ze słownika kontrahentów lub zewnętrznej bazy (np. w systemach CRM, ERP)
Generowanie pisma
Pismo jest generowane z wcześniej stworzonego na podstawie księgi znaku i/lub reguł obowiązujących w organizacji szablonu. Przygotowane w ten sposób pismo opatrzone zostaje adresem nadawcy, odbiorcy, a także unikalnym kodem kreskowym identyfikującym jednoznacznie proces, którego dotyczy. Dokument posiada predefiniowaną strefę, gdzie w następnym kroku zostanie uzupełniona merytoryczna część pisma.
Przygotowanie dokumentu
Autor otwiera wstępnie przygotowane w formacie MS Word pismo i wypełnia je treścią. Możliwe jest równoległe edytowanie dokumentu, oraz wersjonowanie.
Rejestracja w eNadawcy
Przesyłka jest rejestrowana automatycznie w serwisie poczty Polskiej. Dzięki temu nie trzeba prowadzić książki nadawczej. Dodatkowym benefitem jest możliwość dzielenia kosztów korespondencji na działy.
Podpisy
W zależności od zdefiniowanego procesu autor może podpisać pismo sam lub poprosić o podpis Zarząd. W takim wypadku pismo jest przekazywane do sekretariatu Zarządu i dopiero tam drukowane. Wraz z pismem dostarczana jest też obiegówka opisująca powody przygotowania pisma i zebrane opinie.
Skanowanie
Dzięki skanowaniu w kancelarii wiemy dokładnie co zostało wysłane.
Opiniowanie
Autor pisma może wysłać je do zaopiniowania lub weryfikacji do wybranych współpracowników. Opinie mogą zostać umieszczone w obiegówce dołączanej do pisma.
Pakowanie
Etykieta na kopertę jest generowana i drukowana razem z kodem kreskowym, oraz numerem przesyłki.
Potwierdzenie odbioru jest przesyłane w formie bioEPO
Jest to PDF zawierający podpis odbiorcy i stanowi uznawane przez Sądy potwierdzenie odbioru przesyłki.
Sprawdzanie statusu
System sprawdza status przesyłki, powiadamia nadawcę o odebraniu lub zwrocie przesyłki.
Ciekawe funkcjonalności
Generowanie dokumentów zawierających treść
Możliwe jest przygotowanie szablonów gotowych pism np.: powiadomienie o uznaniu reklamacji.
Tablet do potwierdzania odbioru
Każdy pracownik pobierający z kancelarii oryginalne dokumenty potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem z wykorzystaniem tabletu.
Godzina wysłania pisma
Pisma, które są kierowane do Kancelarii po godzinie odbioru przesyłek przez kuriera mają automatycznie ustawioną datę wysłania na dzień następny.
Identyfikacja za pomocą kodu kreskowego
Dzięki kodowi osadzonemu w piśmie możliwe jest szybkie przywołanie właściwego procesu. Możliwym jest także dołączenie do procesu obrazu wysyłanego dokumentu niezwłocznie po jego wskanowaniu.
Integracja
Słowniki
Korespondencja może być opisywana za pomocą wymiarów finansowych pobieranych ze słownika lub bezpośrednio z systemu ERP.
eNadawca
Integracja pozwala na automatyczne rejestrowanie przesyłek i generowanie etykiet na koperty zawierających numer przesyłki, nadawcę i adresata jak również uzyskiwanie bioEPO.
Struktura organizacyjna
Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.
Raporty
Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację.
Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:
- Moje zadanie w korespondencji wychodzącej
- Cała korespondencja
- Cała korespondencja w obiegu
- Korespondencja oczekująca na odbiór
Produkty
Success Stories
