Korzyści
sekund
średnio, zajmuje znalezienie dowolnego
sztuk
zaginionych przesyłek
minut
zaoszczędzisz na każdej przesyłce
sekund
średnio zajmuje dekretacja pisma
Więcej korzyści
Szybkość obsługi
Wzrasta dzięki zautomatyzowanemu dekretowaniu i ujednoliconemu procesowi.
Brak zgubionych dokumentów
Wszystkie dokumenty są skanowane, dzięki czemu oryginały mogą zostać bezpiecznie zdeponowane w archiwum.
Szybkie wyszukiwanie dokumentów
Dzięki systemowi OCR wykorzystywanemu w ramach procesu, możliwe staje się wyszukiwanie konkretnych treści zawartych w zeskanowanych dokumentach.
Dostęp do dokumentów
Z każdego miejsca, za pomocą przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji mobilnej.
Optymalizacja procesu
Dzięki wykorzystaniu elastycznych, „zwinnych” technologii możliwe jest szybkie udoskonalanie procesu związane z zebranymi doświadczeniami.
Bezpieczeństwo „by design”
Dzięki systemowi uprawnień, zbieraniu informacji o czynnościach wykonywanych na procesach i dokumentach, uzyskujemy możliwość sprostania wyzwaniom związanym z ochroną danych wrażliwych stawianych przez normy branżowe (ISO, HIIPA), czy też regulacje unijne (GDPR/RODO).
Przebieg procesu
Rejestracja
Przyjęcie korespondencji i wprowadzenie podstawowych informacji opisujących przesyłkę.
Digitalizacja (skanowanie)
Obejmuje naklejenie kodu kreskowego na przesyłkę i jej skanowanie. Następnie w procesie OCR na dokument nakładana jest warstwa tekstowa, która umożliwia automatyzację indeksowania oraz wyszukiwanie w treści dokumentu.
Dekretacja
Wyznaczanie odpowiedzialnych za sprawę związaną z korespondencją zgodnie z ustalonym procesem, który przebiega bazując na strukturze organizacyjnej i słownikach.
Obsługa
W zależności od przebiegu procesu uprawniony użytkownik może uruchomić nowy obieg bezpośrednio z poziomu klienta poczty elektronicznej (Outlook) lub odpowiednie reguły mogą wyzwalać inne procesy (np. zamówienie bądź reklamację) bazując na zdefiniowanej składni wiadomości e-mail.
Archiwizacja
Gdy sprawa związana z korespondencją została zamknięta, zostaje zarchiwizowana w taki sposób, by była łatwo odszukana i przywrócona z archiwum.
Ciekawe funkcjonalności
Przyśpieszenie dekretacji dokumentów
Umożliwiają zesłownikowane typy korespondencji oraz wykorzystanie struktury organizacyjnej do właściwego przypisania właściciela.
Monitorowanie czasu obsługi poczty
Zapewnia utrzymanie odpowiedniego poziomu powiadomień i eskalacji co pozwala skrócić czas obsługi sprawy, oraz dotrzymać terminów wynikających z regulacji wewnętrznych jak i zewnętrznych.
Poczta dla Zarządu lub działu HR
W celu zapewnieniu bezpieczeństwa danych wrażliwych, tego rodzaju korespondencja jest przekazywana bez otwierania, jedynie z rejestracją przesyłki.
Potwierdzania odbioru korespondencji
Każdorazowo jeżeli pracownik zabiera z kancelarii oryginalne dokumenty potwierdza ten fakt np. z wykorzystaniem podpisu biometrycznego i tabletu.
Integracja
Poczta wychodząca
W ramach systemu możliwe jest uruchomienie procesu obsługującego pocztę wychodzącą: „Odpowiedz” bezpośrednio z poziomu obsługi poczty przychodzącej. Dzięki temu etap obejmujący wprowadzenie adresu nadawcy i odbiorcy oraz wygenerowanie szablonu pisma zostanie wykonany automatycznie.
Słowniki
Korespondencja może być opisywana za pomocą wymiarów finansowych pobieranych ze słownika lub bezpośrednio z systemu ERP.
Archiwum korespondencji
Oryginały dokumentów po zapakowaniu w pudła archiwizacyjne i wskanowaniu do systemu numeru identyfikującego kartonu oraz teczki, przekazywane są do zewnętrznego archiwum lub do wewnętrznej komórki organizacyjnej. Dzięki integracji z systemem dostawcy usługi archiwizacji, możliwe jest zamówienie wypożyczenia oryginału bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Struktura organizacyjna
Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.
Raporty
Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:
- Moje zadanie w korespondencji przychodzącej
- Cała korespondencja
- Cała korespondencja w obiegu
- Korespondencja oczekująca na odbiór
Produkty
Success Stories
