Kancelaria Poczty Przychodzącej

Kancelaria Poczty Przychodzącej

Elektroniczna kancelaria obsługująca pocztę przychodzącą, umożliwia digitalizację całego procesu obiegu poczty papierowej wpływającej do organizacji. Dzięki temu czynności z nim związane zamieniają się w ciąg powtarzalnych, usystematyzowanych akcji, co powoduje wzrost wydajności, a co za tym idzie konkurencyjności firmy. Dodatkowo zwiększa to poziom bezpieczeństwa związanego z dostępem do danych wrażliwych.

Korzyści

0

sekund

średnio, zajmuje znalezienie dowolnego

0

sztuk

zaginionych przesyłek

0

minut

zaoszczędzisz na każdej przesyłce

0

lat rozwoju

dojrzała i sprawdzona platforma

0

sekund

średnio zajmuje dekretacja pisma

Więcej korzyści

Szybkość obsługiWzrasta dzięki zautomatyzowanemu dekretowaniu i ujednoliconemu procesowi.
Brak zgubionych dokumentówWszystkie dokumenty są skanowane, dzięki czemu oryginały mogą zostać bezpiecznie zdeponowane w archiwum.
Szybkie wyszukiwanie dokumentówDzięki systemowi OCR wykorzystywanemu w ramach procesu, możliwe staje się wyszukiwanie konkretnych treści zawartych w zeskanowanych dokumentach.
Dostęp do dokumentówZ każdego miejsca, za pomocą przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji mobilnej.
Optymalizacja procesuDzięki wykorzystaniu elastycznych, „zwinnych” technologii możliwe jest szybkie udoskonalanie procesu związane z zebranymi doświadczeniami.
Bezpieczeństwo „by design”Dzięki systemowi uprawnień, zbieraniu informacji o czynnościach wykonywanych na procesach i dokumentach, uzyskujemy możliwość sprostania wyzwaniom związanym z ochroną danych wrażliwych stawianych przez normy branżowe (ISO, HIIPA), czy też regulacje unijne (GDPR/RODO).

Przebieg procesu

RejestracjaPrzyjęcie korespondencji i wprowadzenie podstawowych informacji opisujących przesyłkę.
Digitalizacja (skanowanie)Obejmuje naklejenie kodu kreskowego na przesyłkę i jej skanowanie. Następnie w procesie OCR na dokument nakładana jest warstwa tekstowa, która umożliwia automatyzację indeksowania oraz wyszukiwanie w treści dokumentu.
DekretacjaWyznaczanie odpowiedzialnych za sprawę związaną z korespondencją zgodnie z ustalonym procesem, który przebiega bazując na strukturze organizacyjnej i słownikach.
ObsługaW zależności od przebiegu procesu uprawniony użytkownik może uruchomić nowy obieg bezpośrednio z poziomu klienta poczty elektronicznej (Outlook) lub odpowiednie reguły mogą wyzwalać inne procesy (np. zamówienie bądź reklamację) bazując na zdefiniowanej składni wiadomości e-mail.
ArchiwizacjaGdy sprawa związana z korespondencją została zamknięta, zostaje zarchiwizowana w taki sposób, by była łatwo odszukana i przywrócona z archiwum.

Ciekawe funkcjonalności

Przyśpieszenie dekretacji dokumentówUmożliwiają zesłownikowane typy korespondencji oraz wykorzystanie struktury organizacyjnej do właściwego przypisania właściciela.
Monitorowanie czasu obsługi pocztyZapewnia utrzymanie odpowiedniego poziomu powiadomień i eskalacji co pozwala skrócić czas obsługi sprawy, oraz dotrzymać terminów wynikających z regulacji wewnętrznych jak i zewnętrznych.
Poczta dla Zarządu lub działu HRW celu zapewnieniu bezpieczeństwa danych wrażliwych, tego rodzaju korespondencja jest przekazywana bez otwierania, jedynie z rejestracją przesyłki.
Potwierdzania odbioru korespondencjiKażdorazowo jeżeli pracownik zabiera z kancelarii oryginalne dokumenty potwierdza ten fakt np. z wykorzystaniem podpisu biometrycznego i tabletu.

Integracja

Poczta wychodzącaW ramach systemu możliwe jest uruchomienie procesu obsługującego pocztę wychodzącą: „Odpowiedz” bezpośrednio z poziomu obsługi poczty przychodzącej. Dzięki temu etap obejmujący wprowadzenie adresu nadawcy i odbiorcy oraz wygenerowanie szablonu pisma zostanie wykonany automatycznie.
SłownikiKorespondencja może być opisywana za pomocą wymiarów finansowych pobieranych ze słownika lub bezpośrednio z systemu ERP.
Archiwum korespondencjiOryginały dokumentów po zapakowaniu w pudła archiwizacyjne i wskanowaniu do systemu numeru identyfikującego kartonu oraz teczki, przekazywane są do zewnętrznego archiwum lub do wewnętrznej komórki organizacyjnej. Dzięki integracji z systemem dostawcy usługi archiwizacji, możliwe jest zamówienie wypożyczenia oryginału bezpośrednio z poziomu aplikacji.
Struktura organizacyjnaDzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.

Raporty

Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:

  • Moje zadanie w korespondencji przychodzącej
  • Cała korespondencja
  • Cała korespondencja w obiegu
  • Korespondencja oczekująca na odbiór

Produkty