Jak wprowadzić umowy i podpis elektroniczny w firmie? Proces wdrażania

Jak wprowadzić umowy i podpis elektroniczny w firmie? Proces wdrażania

Digitalizacją procesów interesuje się coraz więcej przedsiębiorstw, ponieważ wpływa ona pozytywnie na wydajność pracowników oraz usprawnia funkcjonowanie firmy. W pierwszej kolejności najczęściej wprowadzony jest elektroniczny obieg faktur, czy też dokumentów księgowych. W tym artykule przyjrzymy się wdrożeniu elektronicznych umów i podpisu w firmie.

Jak wygląda proces podpisania umowy?

Chcąc podpisać umowę, najczęściej wykorzystuje się szablon i dostosowuje go do współpracy z danym kontrahentem. Sporządzone pismo powinno być opiniowana przez różne działy, które sprawdzą poprawność zapisów i je zaakceptują lub naniosą zmiany. Następnym etapem jest podpisanie dokumentu przez obie strony, to niezbędne do tego, żeby zyskała ona moc prawną.

W przypadku tradycyjnego zawierania umów jest to proces czasochłonny i zasobochłonny. Jednak dzisiaj istnieje możliwość digitalizacji wszystkich jego elementów, dzięki czemu zespół pracuje nad dokumentem efektywniej, co skraca czas powstawania ostatecznego dokumentu. Ponadto wykorzystanie nowoczesnych technologii pozwala także dokonać finalizacji umowy, czyli podpisania, na odległość, bez konieczności fizycznego spotkania się.

Podpis elektroniczny — jak podpisać umowę na odległość?

Dzisiejsze rozwiązania pozwalają podpisać umowę na odległość. Istnieje kilka rodzajów podpisów, które możemy wykorzystać:

  • Podpis elektroniczny
  • Podpis elektroniczny z koniecznością dodatkowej weryfikacji
  • Podpis kwalifikowany
  • Pieczęć firmowa
  • Podpis biometryczny

Jaka opcja jest najlepsza? Wszystko zależy od kontrahentów, z którymi współpracujesz. Dlatego też wdrażając system umów i podpisów elektronicznych należy wziąć pod w jakim środowisku biznesowym funkcjonuje dane przedsiębiorstwo.

Jakie korzyści daje wdrożenie elektronicznych umów i podpisu?

Przede wszystkim pozwala to zautomatyzować pracę. Dzięki temu umowy mogą być generowane automatycznie na podstawie wcześniej przygotowanych szablonów. Do dokumentów można także dołączyć inne załączniki jak np. umowę NDA, czy też pełnomocnictwo. Ponadto istnieje opcja przypisania zadań do konkretnych pracowników, co pozwala z łatwością określić etap, na którym znajduje się aktualnie dokument.

Elektroniczny system pozwala także ustalić harmonogram płatności i zaplanować faktury, co umożliwia monitorowanie współpracy. Można również wdrożyć powiadomienia o tym gdy umowa dobiega końca i o konieczności jej odnowienia. Istnieje też opcja integracji systemu umów z innymi procesami w firmie, co pozwoli w jeszcze większym stopniu zautomatyzować jej funkcjonowanie.