Praca nad nowym systemem zarządzania zazwyczaj ma na celu ujednolicenie sposobu, w jaki realizowane są projekty. Mamy tutaj dwa poziomy zarządzania: strategiczny i realizacyjny, a każdy z nich cechują inne potrzeby i oczekiwania. Poziom strategiczny skupia się na raportowaniu, kwestiach finansowych, a poziom realizacyjny na raportowaniu czasu wykonywania zadań czy systematyzowaniu wiedzy. Jak pogodzić te dwa światy?

Dla kogo jest system?

System jest przeznaczony dla kierowników projektu i zespołów realizacyjnych, ponieważ to oni wprowadzają dane do systemu.

Często spotykamy się z sytuacją, kiedy dział controllingu wręcz naciska, by z systemu z aptekarską dokładnością wyraportować dane, co przekłada się na konkretne oczekiwania wobec kierowników.

Kierownicy takie potrzeby odbierają raczej jako utrudnienie, co powoduje powstanie „równoległego” świata zarządzania projektami. To może prowadzić do operowania nierealnymi danymi. Właśnie dlatego od samego początku ustalamy, do kogo taki system adresujemy.

Jakiego typu narzędziami do zarządzania dysponujemy?

• Planner – pozwala budować projekty kanbanowe, przypisywać osoby, tworzyć kalendarze, zarządzać spływającymi informacjami, budować listy zadań. Nie ma tu jednak harmonogramów czy możliwości zarządzania zasobami.
• rozwiązanie Project for the Web – pozwala budować harmonogramy, przypisywać zasoby do konkretnych zadań, ale nie jesteśmy w stanie bilansować zasobów w całym portfelu projektu. To uniemożliwia wykorzystywanie tego rozwiązania w przypadku bardzo skomplikowanych projektów.
• Project Online lub PPM (Project Portoflio Management) – pozwala na zarządzanie największymi projektami.  Wyróżnia się zaawansowanymi harmonogramami, portfelowym podejściem, możliwością bilansowania między różnymi portfelami, możemy zastosować Project Proffesional  jako klienta do edycji harmonogramów umieszczonych na serwerze online.

Jaka jest różnica między Project for the Web a Project Online?

Pierwsze, nowsze rozwiązanie,  ma być stopniowo rozwijane i z czasem przejąć rolę Project Online.  Drugie rozwiązanie z czasem ma zostać wycofane, choć to jeszcze odległa kwestia.

Power Automate / Power Apps / WebCon – do rozwiązań procesowych typu zarządzanie fakturami, budżetami, kontrola wykonania, zamówienia, umowy. System dobierany jest na podstawie indywidualnej analizy.

Jak pogodzić dwa poziomy zarządzania?

• możemy zastosować miks technologiczny narzędzi
• możemy wykorzystać WebCon, Timer oraz np. Planner. Wykorzystując WebCon możemy połączyć strategiczne zarządzanie projektem z innymi procesami typu faktura sprzedażowa/kosztowa, zamówienia, umowy itp.

W jaki sposób podzielić dwa poziomy zarządzania?

• trzeba tu odpowiedzieć na dwa inne pytania: „Co to oznacza, że mój projekt jest ukończony w określonej liczbie procent?” oraz „Co to znaczy, że rentowność mojego projektu to tyle procent?”.
• Pierwsze pytanie łączy się z zadaniami, o których możemy powiedzieć, że są w pełni zamknięte, ukończone.
• Drugie dotyczy tego, na jakim poziomie badam rentowność projektu.
• Dzięki odpowiedziom na te pytania możemy rozpocząć podział na obszar strategiczny i zarządzania. Dowiemy się również, który system będzie najlepszy do zrealizowania naszych potrzeb.