Organizacje posiadają wiele różnych systemów, na przykład ERP, System do zarządzania projektami, System Kadrowo-Płacowy, System do zarządzania reklamacjami. Każdy z tych systemów jest niezbędnym rozwiązaniem, ale nie tworzą one spójnego procesu biznesowego. Sytuację komplikuje fakt, że w procesie tym powinny uczestniczyć różne działy firmy, przykładowo uruchomienie projektu realizacyjnego może przebiegać od sprzedaży do realizacji po dział utrzymania. Brak spójnego procesu tworzy mnóstwo problemów:

Proces zaimplementowany w WEBCON BPS może przenosić dane między kolejnymi krokami i systemami zapewniając jednocześnie logikę biznesową. Na swój sposób staje się szyną integracyjną.

Powyższy diagram prezentuje grupę powiązanych procesów, które zostały połączone w jeden nadrzędny proces za pomocą WEBCON BPS. Dzięki temu osiągnięto szereg korzyści:

• Właściwi użytkownicy są automatycznie informowani o starcie projektu
• Dane są wprowadzane do poszczególnych systemów automatycznie, bez błędów i żmudnego przepisywania
• Proces z definicji zapewnia nam standaryzację i powtarzalność wykonywanych działań co sprawia, że możemy go mierzyć i optymalizować
• Jasno zdefiniowano kryteria startu i zakończania kroku

Prezentowane podejście niesie wiele korzyści, choć oczywiście budzi wątpliwości natury integracyjnej. Czy bać się integracji? Nie, pod warunkiem, że weźmiemy pod uwagę kilka czynników:

• Wybór systemów gotowych na integrację – wybór każdego nowego systemu wiąże się z oceną pod kątem kosztów, wartości dziedzinowej lub łatwości użycia. Warto wziąć też pod uwagę gotowość na integrację każdego z nich, aby zamknąć sobie drogi rozwoju
• Wykorzystanie systemów zgodnie z ich przeznaczeniem. Naturalną tendencją organizacji jest próba realizacji nowych potrzeb w istniejących systemach. Jest to naturalne i oczywiste jednak w skrajnych przypadkach prowadzi do przebudowy systemu w kierunku, na który nie był on gotowy. Prowadzi to do obniżenia wydajności, trudności w utrzymaniu i rozwoju, a czasem wręcz ślepych uliczek rozwoju.
• Minimal Viable Product. Wdrażanie minimalnego rozwiązania pozwala budować nieskomplikowane rozwiązania i powoli je rozwijać. Daje to szereg korzyści, na przykład organizacja jest w stanie zaabsorbować nowe rozwiązanie.

Refleksja Abrachama Maslow’a doskonale pasuje do sytuacji, gdy za wdrożenie jest odpowiedzialny partner skupiony tylko na jednym rozwiązaniu lub dostawca. ERPocentryzm jest naturalną skłonnością do rozwiązania każdego problemu jednym systemem. Często prowadzi to do różnego rodzaju blokad, na przykład wydajnościowych, czy architektonicznych. Rolą partnera wdrożeniowego jest raczej podpowiedzieć  o różnych rozwiązaniach, które najlepiej pasują do potrzeb Klienta.

Nie jedno nasze wdrożenie polega na wdrożeniu obiegu faktur poza systemem ERP. Dzieje się tak z wielu powodów:

• Systemy ERP nie mają wystarczająco rozbudowanych mechanizmów workflow
• Koszty przebudowy workflow w ERP są zbyt duże
• Zmiany zachodzące  w workflow obiegu faktur są bardzo częste, znacznie częstsze, niż w mechanizmach odpowiedzialnych za księgowanie faktury. Wykorzystanie „sztywnych” mechanizmów skutkuje dużą pracochłonnością i wydłużeniem terminów realizacji

W praktyce integracja WEBCON BPS z ERP nie jest problematyczna, a daje szereg korzyści.