Wyzwanie: systemy dziedzinowe tworzą wyspy, a nie proces
Organizacje posiadają wiele różnych systemów, na przykład ERP, System do zarządzania projektami, System Kadrowo-Płacowy, System do zarządzania reklamacjami. Każdy z tych systemów jest niezbędnym rozwiązaniem, ale nie tworzą one spójnego procesu biznesowego. Sytuację komplikuje fakt, że w procesie tym powinny uczestniczyć różne działy firmy, przykładowo uruchomienie projektu realizacyjnego może przebiegać od sprzedaży do realizacji po dział utrzymania. Brak spójnego procesu tworzy mnóstwo problemów:
Rozwiązanie: WEBCON BPS jest nośnikiem procesu biznesowego
Proces zaimplementowany w WEBCON BPS może przenosić dane między kolejnymi krokami i systemami zapewniając jednocześnie logikę biznesową. Na swój sposób staje się szyną integracyjną.
Powyższy diagram prezentuje grupę powiązanych procesów, które zostały połączone w jeden nadrzędny proces za pomocą WEBCON BPS. Dzięki temu osiągnięto szereg korzyści:
- Właściwi użytkownicy są automatycznie informowani o starcie projektu
- Dane są wprowadzane do poszczególnych systemów automatycznie, bez błędów i żmudnego przepisywania
- Proces z definicji zapewnia nam standaryzację i powtarzalność wykonywanych działań co sprawia, że możemy go mierzyć i optymalizować
- Jasno zdefiniowano kryteria startu i zakończania kroku
Na co zwrócić uwagę?
Prezentowane podejście niesie wiele korzyści, choć oczywiście budzi wątpliwości natury integracyjnej. Czy bać się integracji? Nie, pod warunkiem, że weźmiemy pod uwagę kilka czynników:
- Wybór systemów gotowych na integrację – wybór każdego nowego systemu wiąże się z oceną pod kątem kosztów, wartości dziedzinowej lub łatwości użycia. Warto wziąć też pod uwagę gotowość na integrację każdego z nich, aby zamknąć sobie drogi rozwoju
- Wykorzystanie systemów zgodnie z ich przeznaczeniem. Naturalną tendencją organizacji jest próba realizacji nowych potrzeb w istniejących systemach. Jest to naturalne i oczywiste jednak w skrajnych przypadkach prowadzi do przebudowy systemu w kierunku, na który nie był on gotowy. Prowadzi to do obniżenia wydajności, trudności w utrzymaniu i rozwoju, a czasem wręcz ślepych uliczek rozwoju.
- Minimal Viable Product. Wdrażanie minimalnego rozwiązania pozwala budować nieskomplikowane rozwiązania i powoli je rozwijać. Daje to szereg korzyści, na przykład organizacja jest w stanie zaabsorbować nowe rozwiązanie.
ERPocentryzm – co w tym złego?
Gdy twoim jedynym narzędziem jest młotek, wszystko zaczyna ci przypominać gwoździe.Abraham Maslov