Faktury

Obieg akceptacyjny faktury kosztowej jest dla każdej firmy wyzwaniem biznesowym, wpływa on bezpośrednio na jakość informacji zarządczej i kontrolingowej. Zapewnienie usystematyzowanego, powtarzalnego procesu obsługi faktury kosztowej pozwala uzyskać wiele korzyści dla każdej organizacji.

dowiesz się więcej

Korzyści

akceptacji zgodnie z procesem

minut

zaoszczędzisz na obsłudze każdej faktury

sekund

zajmie znalezienie dowolnej faktury

lat rozwoju

dojrzała i sprawdzona platforma

sztuk

żadna faktura nie zostanie zgubiona

Więcej korzyści

Szybkość obsługiZnacznie wzrasta dzięki użyciu przy opisie i dekretacji, informacji z powiązanych umów i zamówień.

Automatyczna akceptacjaDla faktur, które są powiązane z zamówieniami. Przy zachowaniu pewnych ograniczeń i zabezpieczeń znaczna część faktur może być akceptowana automatycznie.

Pełna kontrolaDzięki elastycznemu systemowi raportowania możliwe jest szybkie uzyskanie informacji o zobowiązaniach pochodzących z faktur na różnych etapach ich akceptacji.

Historia akceptacjiKażda decyzja jest udokumentowana w historii procesu przypisanego do danej faktury.

Przebieg procesu

RejestracjaPracownik składa wniosek o zakup zasobu. Jednocześnie na tym etapie uzasadnia konieczność zakupu i wstępnie opisuje zamówienie wymiarami finansowymi.

Skanowanie (Dygitalizacja)Wszystkie faktury są oklejane kodem kreskowym będącym wewnętrznym numerem faktury, a następnie są skanowane. Na tym etapie możliwe jest automatyczne rozpoznanie wystawcy, daty wystawienia, numeru konta itp.

Wiązanie z zamówieniemPozwala opisać fakturę informacjami, które zostały pobrane z powiązanego z nią zamówienia w sposób automatyczny. Opis merytoryczny - jest wykonywany przez właściciela biznesowego faktury.

Rozbicie na MPK’i lub projektyJest możliwie wartościowo i procentowo z wykorzystaniem danych słownikowych.

DekretacjaWraz z opisem jest procesem znacznie ułatwionym, dzięki wykorzystaniu słowników pobieranych z systemu ERP, co ogranicza możliwość powstawania błędów na tym etapie.

AkceptacjaMacierz akceptacji zamówienia może obejmować przełożonego lub innych aktorów procesu bazując na strukturze organizacyjnej, pełnomocnictwach, informacjach o typie, celu lub cenie zakupu. Może być to również taka sama macierz akceptacji jak stosowana w procesie obsługi zamówienia.

Kontrola księgowaOstatnim krokiem przed wprowadzeniem faktury wraz z danymi do systemu ERP jest każdorazowa kontrola rachunkowa działu księgowości.

Integracja z ERPPozwala na zwiększenie wydajności oraz poprawę jakości procesu obsługi faktury kosztowej.

Ciekawe funkcjonalności

Akceptacja w aplikacja mobilnejFaktury mogą być akceptowane przez managerów za pomocą aplikacji mobilnej.

eFakturaProces obsługi faktury kosztowej może być startowany na podstawie maila z załączoną fakturą. Dzięki temu możliwa jest automatyzacja przy masowej dekretacji faktur

Integracja

SłownikiWymiary finansowe i słowniki mogą być pobierane bezpośrednio z ERP. Struktura organizacyjna – dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną, zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.

ZamówieniaFaktury mogą być automatycznie wiązane z zamówieniami.

DelegacjeFaktury mogą być wiązane z delegacjami i akceptowane zbiorczo podczas procesu akceptacji delegacji.

UmowyDzięki powiązaniu faktur kosztowych z projektami i umowami możliwy jest szybki dostęp do umowy na podstawie, której została wystawiona faktura. Możliwe jest też wprowadzenie harmonogramów płatności na określone umowy.

ERPIntegracja z systemem ERP jest jedną z najczęściej wykonywanych integracji związanych z wdrożeniem procesu obiegu faktury kosztowej.

Poczta wychodzącaDzięki integracji z procesem obsługi poczty wychodzącej możliwe jest generowanie pism o odrzuceniu faktury kosztowej bezpośrednio z procesu jej obsługi.

Raporty

Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami: