eTeczka, szczególnie w dobie pracy zdalnej, daje organizacjom ogromne możliwości. Rozwiązanie, w pełni zgodne z ministerialnymi wytycznymi dotyczącymi dokumentów elektronicznych, pomoże zapanować nad chaosem i usprawni przepływ informacji.
Korzyści z wdrożenia elektronicznej teczki pracownika:
- likwidacja konieczności korzystania z papierowych dokumentów,
- redukcja kosztów,
- szybki dostęp do wszystkich dokumentów,
- możliwość szybkiej edycji dokumentów,
- możliwość szybkiego raportowania o dokumentach, które przechowujemy.
eTeczka realizuje wszelkie wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018, które dzieli dokumenty pracownika na 4 kategorie:
- Dokumenty zw. z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowanie na badania itp.
- Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.
- Oświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
- Kary, nagany pracownika.
Cykl życia dokumentu w ramach procesu eTeczki:
- Rejestracja dokumentu elektronicznego – generowanego w systemie lub importowanego z zewnątrz.
- Składowanie, pozyskiwanie dokumentów w formie tradycyjnej – skanowanie dokumentów, mechanizm OCR.
- Weryfikacja merytoryczna dokumentu, pieczęć, archiwum.
Zestawienie wszystkich eTeczek ułatwia:
- budowanie dashboardów z syntetycznymi informacjami na temat pracowników: byłych i obecnych,
- wyświetlanie wszystkich dokumentów danego typu, jakie zgromadziliśmy.
Z jakimi procesami łączy się eTeczka?
- profil pracowniczy,
- umowa,
- lista obecności,
- ocena okresowa,
- wniosek urlopowy.
Kluczowe funkcjonalności eTeczki:
- możliwość korzystania z podpisu cyfrowego,
- możliwość eksportowania całych teczek,
- możliwość generowania dokumentu w formacie .xml,
- bezpieczeństwo danych, maskowanie i animizacja danych wrażliwych,
- elastyczność, dostęp do dokumentacji z każdego miejsca na Ziemi,
- uprocesowienie działań związanych z dokumentacją.