Elektroniczna ewidencja czasu pracy – korzyści i zasady działania

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – korzyści i zasady działania

Pracodawca ma obowiązek rejestrować czas pracy osób zatrudnionych — to nowe prawo obowiązuje już ponad rok. Przepisy nie narzucają sposobu, w jaki prowadzona ma być ewidencja. Wielu pracodawców wybiera formę papierową, ponieważ jej wdrożenie jest stosunkowo proste. Jednak jest ona obarczona dużym ryzykiem błędu, a także podatna na manipulacje ze strony pracowników. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców inwestuje we wdrożenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej.

Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?

To system, który gromadzi informacje na temat tego, kiedy pracownicy przychodzą i wychodzą z pracy. Dane synchronizowane są z programem, w którym pracodawca i inne uprawnione osoby mają do nich wgląd.

Zbieranie danych może odbywać się na wiele sposobów. Często elektroniczna ewidencja czasu pracy kojarzy się z kartami magnetycznymi. Jednak dzisiaj można stworzyć system oparty o NFC, kody QR, a nawet czytniki linii papilarnych. Coraz częściej wykorzystuje się aplikacje mobilne, które pozwalają niższym kosztem wdrożyć system elektronicznej ewidencji. Natomiast w przypadku pracy zdalnej używane są programy monitorujące pracę na komputerze.

Jak wygląda korzystanie z systemu elektronicznej ewidencji?

Wiele zależy od wdrożonego systemu. W przypadku kart magnetycznych pracownik odbija się podczas wejść i wyjść. Jednocześnie coraz częściej pracodawcy wybierają inne rozwiązania, których implementacja jest tańsza.

Dużą popularnością cieszą się aplikacje na smartfony, które używane są w parze z kodami QR. Pracownik, wchodząc i wychodząc z pracy skanuje kod QR za pomocą aplikacji. System podczas skanowania kodu rejestruje także lokalizację smartfona. Dzięki temu ryzyko manipulacji jest zminimalizowane. Natomiast w przypadku pracy zdalnej pracownicy korzystają z aplikacji internetowej, gdzie nie ma konieczności skanowania kodu QR.

Dlaczego warto wdrożyć nowoczesną formę kontroli czasu pracy?

Elektroniczne systemy są odporne zarówno na błędy ludzkie (np. zgubienie listy obecności, zapomnienie o wpisaniu się), jak i na manipulacje (np. podpisanie się za kolegę lub wpisanie nieprawdziwej liczby godzin).

Elektroniczna forma danych ułatwia wykrywanie nieprawidłowości np. spóźnień, zbyt długich przerw. Wszystkie dane można filtrować, dzięki czemu ich analiza jest prostsza i efektywniejsza.

Ponadto ze względu na to, że dane znajdują się w chmurze, to ułatwiony jest przepływ informacji w firmie. Każda uprawniona osoba ma wgląd w potrzebne dane, ułatwia to tworzenie grafików, zarządzanie pracą. Ma to znaczenie zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach.