Delegacje

Wniosek o rozliczenie delegacji służbowej jest jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych. Digitalizacja tego procesu daje sporo oszczędności i porządkuje codzienna pracę firmy. Szczególne ważne są tu interakcje z innymi procesami na przykład faktury kosztowej.

dowiesz się więcej

Korzyści

akceptacji zgodnie z procesem

minut

zaoszczędzisz na obsłudze każdej faktury

procent

delegacji rozliczonych w terminie

lat rozwoju

dojrzała i sprawdzona platforma

minuty

oszczędności przy akceptacji faktur delegacyjnych

Więcej korzyści

Zbiorcza akceptacja faktur kosztowych i delegacjiFaktury delegacyjne są połączone z delegacją dlatego wystarczy jedna zbiorowa akceptacja rozliczenia delegacji, aby zaakceptować wszystkie faktury.

KomunikacjaZainteresowani są wcześniej powiadamiani o nadchodzącej nieobecności współpracownika.

IntegracjaWniosek o rozliczenie delegacji może wiązać się z innymi procesami, dzięki czemu powstaje jednorodna struktura procesowa.

Przebieg procesu

RejestracjaRejestracja delegacji może się odbyć na podstawie wcześniej udzielonej zgody na wyjazd służbowy. Kilometrówka samochodu jest obliczana na podstawie danych o samochodzie pochodzących ze słownika samochodów prywatnych.

Dołączenie fakturWszystkie faktury delegacyjne są rejestrowane w Kancelarii w obiegu Faktury kosztowej. Zapewnia to spójność procesu. Użytkownik rejestrujący delegację wybiera, które faktury (przez niego dostarczone do Kancelarii) należy podłączyć do tego wyjazdu służbowego.

Akceptacja przełożonegoAkceptacja odbywa się na podstawie struktury organizacyjnej z AD. Akceptacja może zostać wykonana w portalu, aplikacji mobilnej, dodatku do Outlook lub za pomocą lazy approvals (drogą mailową).

Rozbicie na MPK’i lub projektyJest możliwie wartościowo i procentowo z wykorzystaniem danych słownikowych.

Dodatkowe akceptacjeAkceptacja delegacji może obejmować dodatkową macierz akceptacji zgodnie z indywidualnymi potrzebami Klienta.

Ostateczna akceptacja księgowościAby zapewnić, że dane wprowadzane do ERP są w pełni poprawne przedstawiciel działu księgowości może wcześniej zatwierdzić komplet dokumentów.

Przekazanie danych do ERPWszystkie dane przekazywane są do ERP, gdzie następują tylko niezbędne działania do wypłaty.

Integracja z ERPPozwala na zwiększenie wydajności oraz poprawę jakości procesu obsługi faktury kosztowej.

Potwierdzenie rozliczeniaUżytkownik jest powiadamiany drogą mailową o rozliczeniu. W jego portalu pracownika delegacja przechodzi do grupy delegacji rozliczonych.

Ciekawe funkcjonalności

Mobilny wniosek o wyjazd służbowyJednym z wyzwań w tym procesie jest zapewnienie wcześniejszej akceptacji na wyjazd służbowy. Dzięki zastosowaniu aplikacji mobilnej ten proces można łatwo przeprowadzić w dowolnej chwili i miejscu.

Integracja z umową na wykorzystanie samochodu prywatnegoFaktury mogą być akceptowane przez managerów za pomocą aplikacji mobilnej.

Powiadomienie o nadchodzącej delegacjiWspółpracownicy i przełożony wcześniej są informowani o nadchodzących delegacjach, co pozwala na lepsze przygotowanie organizacji na nieobecność pracownika.

Dekretacja kosztówOpis faktur delegacyjnych przenosi się z wniosku o rozliczenie delegacji, co pozwala znacznie przyspieszyć opis merytoryczny.

Integracja

ERPMoże być to dowolny system. Do tej pory wykonywaliśmy integracje między innymi z SAP i AX Dynamics 2012.

Proces faktury kosztowejFaktury z delegacji są częścią procesu faktury kosztowej. Dzięki integracji zarówno dekretowanie jak i akceptacja odbywają się grupowo, oznacza to, że akceptacja wniosku o rozliczenie delegacji automatycznie akceptuje faktury kosztowe. Oczywiście akceptanci mają dostęp do wszystkich faktur z określonej delegacji.

Proces zaliczkiWniosek o pozwolenie na wyjazd służbowy może być powiązany z wnioskiem o zaliczkę, co znacznie przyspiesza cały proces.

Zamówienie na hotel, samochód lub biletyW wielu organizacjach organizacją delegacji zajmuje się wyspecjalizowana komórka. Dlatego warto połączyć wniosek o pozwolenie na wyjazd służbowy ze zleceniem na zakup biletów lub rezerwację hotelu.

Raporty

Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami: