Korzyści
%
akceptacji zgodnie z procesem
minut
zaoszczędzisz na obsłudze każdej faktury
%
delegacji rozliczonych w terminie
minuty
oszczędności przy akceptacji faktur delegacyjnych
Więcej korzyści
Zbiorcza akceptacja faktur kosztowych i delegacji
Faktury delegacyjne są połączone z delegacją dlatego wystarczy jedna zbiorowa akceptacja rozliczenia delegacji, aby zaakceptować wszystkie faktury.
Komunikacja
Zainteresowani są wcześniej powiadamiani o nadchodzącej nieobecności współpracownika.
Integracja
Wniosek o rozliczenie delegacji może wiązać się z innymi procesami, dzięki czemu powstaje jednorodna struktura procesowa.
Przebieg procesu
Rejestracja
Rejestracja delegacji może się odbyć na podstawie wcześniej udzielonej zgody na wyjazd służbowy. Kilometrówka samochodu jest obliczana na podstawie danych o samochodzie pochodzących ze słownika samochodów prywatnych.
Dołączenie faktur
Wszystkie faktury delegacyjne są rejestrowane w Kancelarii w obiegu Faktury kosztowej. Zapewnia to spójność procesu. Użytkownik rejestrujący delegację wybiera, które faktury (przez niego dostarczone do Kancelarii) należy podłączyć do tego wyjazdu służbowego.
Akceptacja przełożonego
Akceptacja odbywa się na podstawie struktury organizacyjnej z AD. Akceptacja może zostać wykonana w portalu, aplikacji mobilnej, dodatku do Outlook lub za pomocą lazy approvals (drogą mailową).
Rozbicie na MPK’i lub projekty
Jest możliwie wartościowo i procentowo z wykorzystaniem danych słownikowych.
Dodatkowe akceptacje
Akceptacja delegacji może obejmować dodatkową macierz akceptacji zgodnie z indywidualnymi potrzebami Klienta.
Ostateczna akceptacja księgowości
Aby zapewnić, że dane wprowadzane do ERP są w pełni poprawne przedstawiciel działu księgowości może wcześniej zatwierdzić komplet dokumentów.
Przekazanie danych do ERP
Wszystkie dane przekazywane są do ERP, gdzie następują tylko niezbędne działania do wypłaty.
Integracja z ERP
Pozwala na zwiększenie wydajności oraz poprawę jakości procesu obsługi faktury kosztowej.
Potwierdzenie rozliczenia
Użytkownik jest powiadamiany drogą mailową o rozliczeniu. W jego portalu pracownika delegacja przechodzi do grupy delegacji rozliczonych.
Ciekawe funkcjonalności
Mobilny wniosek o wyjazd służbowy
Jednym z wyzwań w tym procesie jest zapewnienie wcześniejszej akceptacji na wyjazd służbowy. Dzięki zastosowaniu aplikacji mobilnej ten proces można łatwo przeprowadzić w dowolnej chwili i miejscu.
Integracja z umową na wykorzystanie samochodu prywatnego
Faktury mogą być akceptowane przez managerów za pomocą aplikacji mobilnej.
Powiadomienie o nadchodzącej delegacji
Współpracownicy i przełożony wcześniej są informowani o nadchodzących delegacjach, co pozwala na lepsze przygotowanie organizacji na nieobecność pracownika.
Dekretacja kosztów
Opis faktur delegacyjnych przenosi się z wniosku o rozliczenie delegacji, co pozwala znacznie przyspieszyć opis merytoryczny.
Integracja
ERP
Może być to dowolny system. Do tej pory wykonywaliśmy integracje między innymi z SAP i AX Dynamics 2012.
Proces faktury kosztowej
Faktury z delegacji są częścią procesu faktury kosztowej. Dzięki integracji zarówno dekretowanie jak i akceptacja odbywają się grupowo, oznacza to, że akceptacja wniosku o rozliczenie delegacji automatycznie akceptuje faktury kosztowe. Oczywiście akceptanci mają dostęp do wszystkich faktur z określonej delegacji.
Proces zaliczki
Wniosek o pozwolenie na wyjazd służbowy może być powiązany z wnioskiem o zaliczkę, co znacznie przyspiesza cały proces.
Zamówienie na hotel, samochód lub bilety
W wielu organizacjach organizacją delegacji zajmuje się wyspecjalizowana komórka. Dlatego warto połączyć wniosek o pozwolenie na wyjazd służbowy ze zleceniem na zakup biletów lub rezerwację hotelu.
Raporty
Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:
- Nierozliczone delegacje
- Delegacje na pracownika
- Delegacje na dział
- Planowane delegacje
Produkty
Success Stories
