Digitalizacja budżetowania — na czym polega i jak wdrożyć?

Podróże służbowe są nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu firm. Wiąże się z nimi konieczność dopięcia różnych formalności. Jest to szczególnie uciążliwe, gdy delegacji jest dużo. Nadmiar dokumentów utrudnia proces akceptacji i kontroli kosztów. Rozwiązaniem problemu jest digitalizacja procesu delegacji.

Korzyści

  • Szybkość — digitalizacja umożliwia szybkie wystartowanie oraz uzgadnianie budżetów, a także ich masową korektę.

  • Monitorowanie — można w czasie rzeczywistym monitorować realizację budżetów.

Jak wygląda digitalizacja budżetowania?

Proces przebiega w kilku krokach:

  1. Rejestracja budżetów — można wgrać dane np. z pliku excel.

  2. Uzgadnianie — na tym etapie właściciele budżetów odnoszą się do propozycji, prowadzone są dyskusje co do wprowadzenia zmian we wstępnym budżecie.

  3. Akceptacja — gdy dojdzie do porozumienia, budżet jest akceptowany i staje się aktywny.

  4. Praca z aktywnym budżetem — na tym etapie budżetowanie łączy się z procesami takimi jak zapotrzebowanie, zamówienia w celu wstępnego blokowania środków. Natomiast gdy przychodzą faktury, delegacje, to środki z budżetu są ostatecznie zdejmowane.

  5. Korekta — może być wprowadzona np. w połowie roku, albo w innym dowolnym czasie, gdy zachodzi taka potrzeba.

  6. Wykonany — pod koniec roku budżety są wykorzystywane i przechodzą co kroku wykorzystane, czyli archiwalne.

digitalizacja budżetowania

Z jakimi procesami łączy się budżetowanie?

Digitalizacja budżetowania pozwala wprowadzić integrację, dzięki którym praca z budżetem staje się automatyczna. Możliwości integracji jest dużo, poniżej kilka propozycji:

  • Zamówienia i zapotrzebowania

  • Zezwolenia na wyjazdy służbowe i rozliczenia delegacji

  • Wynagrodzenia

  • Faktury kosztowe

  • Umowy

Funkcjonalności

  • Masowe startowanie budżetów z  pliku excel — wystarczy wczytać plik excel, a program automatycznie wygeneruje na jego podstawie budżet

  • Integracja z Microsoft PowerBI — PowerBI pozwala analizować dane biznesowe, łączyć różne źródła danych. Zyskujemy możliwość generowania raportów, wizualizacji danych z budżetu.

  • Integracja z Microsoft Teams — ułatwia współpracę wielu osób nad budżetem.

  • Masowe korygowanie budżetów z raportu — skraca to czas potrzebny na pracę z budżetem.

Success Stories