Delegacja pracownika. Rozliczanie i zarządzanie z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania

Podróże służbowe są nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu firm. Wiąże się z nimi konieczność dopięcia różnych formalności. Jest to szczególnie uciążliwe, gdy delegacji jest dużo. Nadmiar dokumentów utrudnia proces akceptacji i kontroli kosztów. Rozwiązaniem problemu jest digitalizacja procesu delegacji.

dowiedz się więcej

Korzyści

Digitalizacja procesu wyjazdów służbowych daje wiele korzyści. Do najważniejszych zaliczamy:

  • Powtarzalny proces zgłaszania wniosków o wyjazdy służbowe oraz ich akceptacji.

  • Dostępność na aplikacji mobilnej.

  • Wyliczenia odbywają się automatycznie, dzięki temu każda uprawniona osoba ma wgląd w bieżące koszty delegacji.

Proces delegacji

Wygląd procesów związanych z digitalizacją delegacji może różnić się w zależności od firmy, jednocześnie wyróżniamy dwa główne etapy:

  1. Akceptacja zgody na wyjazd

  • Zgłoszenie wniosku o delegację, celu podróży, terminu, z jakimi kosztami to się wiąże, jakie MPK’i będą obciążone.

  • Rejestracja złożonego wniosku w systemie.

  • Akceptacja lub odrzucenie wniosku.

  1. Rozliczenie:

  • Uzupełnienie wszystkich kosztów związanych z delegacją.

  • Uzupełnienie przebiegu delegacji (gdzie i kiedy był pracownik, co robił).

  • Wysłanie wniosku dalej.

  • Ponowna akceptacja, gdy koszty zostaną przekroczone lub gdy zajdzie taka potrzeba.

  • Kontrola księgowa — dział księgowy analizuje dostarczone dane, weryfikuje wyliczenia, dopisuje wymiary księgowe, a następnie wysyła rozliczenie do systemu księgowego.

delegacja pracownika

Integracje

Proces wyjazdów pracowniczych łączy się z innymi procesami w firmie:

  • Wniosek o wyjazd służbowy — może być niezależny od systemu rozliczenia delegacji.

  • Wniosek o zaliczkę — może być składany bezpośrednio we wniosku o wyjazd służbowy.

  • Integracja z grafikami — automatyczne powiadomienie o nieobecności, aktualizacja miejsca pobytu pracowników.

  • Integracja z systemem fakturowania — faktury z delegacji mogą być przetwarzane jak wszystkie inne koszty w firmie.

Proces wdrożenia elektronicznej delegacji pracowników

Wdrożenie systemu elektronicznej delegacji pracowników wiąże się z wieloma wyzwaniami i należy dopasować go do specyfiki firmy, jednocześnie możemy wyróżnić dwa główne etapy:

  1. Określenie rodzaju wyjazdów w firmie. Czy są podróże grupowe? Czy delegacje odbywają się tylko na terenie kraju, czy też mają charakter międzynarodowy? Należy zaprojektować system tak, żeby rozliczenia pasowały do funkcjonowania firmy.

  2. Organizacja i implementacja wyliczeń w systemie. Powinny być dopasowane do norm prawnych i specyfiki organizacji.

 

Funkcjonalności

Oprogramowanie do delegacji powinno mieć funkcje ułatwiające zarządzanie wyjazdami , takie jak:

  • Zapotrzebowanie na organizację wyjazdu służbowego — możemy złożyć wniosek np. na zakup biletów lotniczych, rezerwację hotelu, do działu, który tym się zajmuje.

  • Masowe uruchamianie rozliczeń delegacji — jest szczególnie istotne przy wyjazdach grupowych.

  • Akceptowanie wyjazdów analogicznie do procesu akceptacji faktur — dzięki temu akceptacje zobowiązań są osobnym procesem.

  • Rozliczanie delegacji zagranicznych — odpowiednie naliczanie diet, rejestracja godzin przekroczenia granicy, przeliczenie walut.

Success Stories