Delegacja pracownika. Rozliczanie i zarządzanie z wykorzystaniem nowoczesnego oprogramowania

Korzyści digitalizacji procesu delegacji

Digitalizacja procesu wyjazdów służbowych daje wiele korzyści. Do najważniejszych zaliczamy:

• Powtarzalny proces zgłaszania wniosków o wyjazdy służbowe oraz ich akceptacji.
• Dostępność na aplikacji mobilnej.
• Wyliczenia odbywają się automatycznie, dzięki temu każda uprawniona osoba ma wgląd w bieżące koszty delegacji.

Proces delegacji

Wygląd procesów związanych z digitalizacją delegacji może różnić się w zależności od firmy, jednocześnie wyróżniamy dwa główne etapy:

1. Akceptacja delegacji 

• Zgłoszenie wniosku o delegację, celu podróży, terminu, z jakimi kosztami to się wiąże, jakie MPK’i będą obciążone.
• Rejestracja złożonego wniosku w systemie.
• Akceptacja lub odrzucenie wniosku.

2. Rozliczenie

• Uzupełnienie wszystkich kosztów związanych z delegacją.
• Uzupełnienie przebiegu delegacji (gdzie i kiedy był pracownik, co robił).
• Wysłanie wniosku dalej.
• Ponowna akceptacja, gdy koszty zostaną przekroczone lub gdy zajdzie taka potrzeba.
• Kontrola księgowa — dział księgowy analizuje dostarczone dane, weryfikuje wyliczenia, dopisuje wymiary księgowe, a następnie wysyła rozliczenie do systemu księgowego.

Integracja z innymi modułami i procesami

Proces wyjazdów pracowniczych łączy się z innymi procesami w firmie:

• Wniosek o wyjazd służbowy — może być niezależny od systemu rozliczenia delegacji.
• Wniosek o zaliczkę — może być składany bezpośrednio we wniosku o wyjazd służbowy.
• Integracja z grafikami — automatyczne powiadomienie o nieobecności, aktualizacja miejsca pobytu pracowników.
• Integracja z systemem fakturowania — faktury z delegacji mogą być przetwarzane jak wszystkie inne koszty w firmie.

Proces wdrożenia elektronicznej delegacji pracowników

Wdrożenie systemu elektronicznej delegacji pracowników wiąże się z wieloma wyzwaniami i należy dopasować go do specyfiki firmy, jednocześnie możemy wyróżnić dwa główne etapy:

• Określenie rodzaju wyjazdów w firmie. Czy są podróże grupowe? Czy delegacje odbywają się tylko na terenie kraju, czy też mają charakter międzynarodowy? Należy zaprojektować system tak, żeby rozliczenia pasowały do funkcjonowania firmy.
• Organizacja i implementacja wyliczeń w systemie. Powinny być dopasowane do norm prawnych i specyfiki organizacji.

Funkcjonalności systemu akceptacji i rozliczania delegacji

Oprogramowanie do delegacji powinno mieć funkcje ułatwiające zarządzanie wyjazdami , takie jak:

• Zapotrzebowanie na organizację wyjazdu służbowego — możemy złożyć wniosek np. na zakup biletów lotniczych, rezerwację hotelu, do działu, który tym się zajmuje.
• Masowe uruchamianie rozliczeń delegacji — jest szczególnie istotne przy wyjazdach grupowych.
• Akceptowanie wyjazdów analogicznie do procesu akceptacji faktur — dzięki temu akceptacje zobowiązań są osobnym procesem.
• Rozliczanie delegacji zagranicznych — odpowiednie naliczanie diet, rejestracja godzin przekroczenia granicy, przeliczenie walut.