Zarządzanie projektami w epoce cyfrowej transformacji rodzi szereg wyzwań. Zarządzanie projektami bardzo przyspieszyło, a oczekiwania wobec optymalizacji zasobów są na wysokim poziomie. Trzeba dobrze zarządzać harmonogramem, ale ważna jest też zdolność do adaptacji. Proces stał się kluczowy w grze rynkowej.
Jak wybrać system do zarządzania projektami?
- musi on umożliwiać konkurowanie procesem – nie chodzi o to, żeby mieć taki proces jak inni, chodzi o to, żeby system umożliwiał nam taką realizację procesu, jaki jest w naszej organizacji.
- są systemy pudełkowe, bardzo kompleksowe, ale nie odpowiadają na specyficzne potrzeby każdej z organizacji. Ich modyfikacja może trwać zbyt długo i wymagać zaangażowania takich zasobów, że staje się to nieopłacalne.
- lepsze rozwiązanie to dobór komponentów i samodzielne tworzenie dedykowanego procesu. Wymaga to więcej czasu, ale umożliwia osiągnięcie lepszych efektów i dostosowanie procesu zarządzania projektami do potrzeb konkretnej organizacji.
Dzięki temu możliwe jest konkurowanie procesem organizacji!
Wyzwania, przed jakimi stajemy, wdrażając system informatyczny
- Konflikt oczekiwań na różnych szczeblach zarządzania. Szczebel strategiczny ma zupełnie inne potrzeby: chce obserwować cały portfel projektów, potrzebuje zarządzania finansowego, strategicznego. Szczebel operacyjny z kolei musi zarządzić tysiącami zadań, oczekuje łatwości i elastyczności w raportowaniu. Trudno zmieścić potrzeby tych dwóch szczebli w jednym systemie.
- Kwestia adaptacji – zarządzanie projektami sięga swoim zakresem w najdalsze zakątki organizacji. Uczestniczą w nim najróżniejsze działy, musimy w proces włączyć wszystkie te zespoły. Pojawiają się silosy, które trzeba łączyć lub przełamywać – chodzi tu nie tylko o komunikację, ale o łączenie systemów, w jakich wszyscy ci specjaliści pracują. Trzeba zachęcić wszystkie te zespoły, by grały do jednej bramki. Mamy do czynienia z wieloma skomplikowanymi procesami: łączymy faktury sprzedażowe, faktury zakupowe, zamówienia, budżetowanie, delegacje itp. W obszarze HR mówimy o zarządzaniu kompetencjami, w dziale umów – o zarządzaniu umowami, pełnomocnictwami itp. To może generować problemy z wdrożeniem takiego systemu.
- Modyfikowanie procesów – może trwać bardzo długo, konieczne jest wprowadzenie systemu umożliwiającego szybkie zmiany i dostosowywanie go do zmieniającego się sposobu zarządzania projektami.
Webcon BPS – na co pozwala w kontekście wdrażania takich systemów?
- tworzenie obiegów dokumentów i aplikacji biznesowych low-code
- integracja z zewnętrznymi systemami
- automatyzacja zadań
- OCR i zarządzanie dokumentami
Power BI – narzędzie do raportowania – funkcje:
- tworzenie analiz pochodzących z wielu systemów
- integracja różnych źródeł danych
- łączenie i przeliczanie danych
- analiza i prezentacja graficzna danych
SharePoint i Teams – jak ułatwiają komunikację?
- komunikacja tekstowa, audio i video
- budowa zespołów
- wydarzenia online
- jednolity panel dla wielu aplikacji
- tworzenie witryn i portali
- współdzielenie zasobów
- osadzanie aplikacji biznesowych
- tworzenie baz wiedzy i dzielenie się wiedzą