eTeczka, szczególnie w dobie pracy zdalnej, daje organizacjom ogromne możliwości. Rozwiązanie, w pełni zgodne z ministerialnymi wytycznymi dotyczącymi dokumentów elektronicznych, pomoże zapanować nad chaosem i usprawni przepływ informacji.

Korzyści z wdrożenia elektronicznej teczki pracownika:

• likwidacja konieczności korzystania z papierowych dokumentów,
• redukcja kosztów,
• szybki dostęp do wszystkich dokumentów,
• możliwość szybkiej edycji dokumentów,
• możliwość szybkiego raportowania o dokumentach, które przechowujemy.

eTeczka realizuje wszelkie wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018, które dzieli dokumenty pracownika na 4 kategorie:

1. Dokumenty zw. z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowanie na badania itp.
2. Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.
3. Oświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
4. Kary, nagany pracownika.

Cykl życia dokumentu w ramach procesu eTeczki:

1. Rejestracja dokumentu elektronicznego – generowanego w systemie lub importowanego z zewnątrz.
2. Składowanie, pozyskiwanie dokumentów w formie tradycyjnej – skanowanie dokumentów, mechanizm OCR.
3. Weryfikacja merytoryczna dokumentu, pieczęć, archiwum.

Zestawienie wszystkich eTeczek ułatwia:

• budowanie dashboardów z syntetycznymi informacjami na temat pracowników: byłych i obecnych,
• wyświetlanie wszystkich dokumentów danego typu, jakie zgromadziliśmy.

Z jakimi procesami łączy się eTeczka?

• profil pracowniczy,
• umowa,
• lista obecności,
• ocena okresowa,
• wniosek urlopowy.

Kluczowe funkcjonalności eTeczki:

• możliwość korzystania z podpisu cyfrowego,
• możliwość eksportowania całych teczek,
• możliwość generowania dokumentu w formacie .xml,
• bezpieczeństwo danych, maskowanie i animizacja danych wrażliwych,
• elastyczność, dostęp do dokumentacji z każdego miejsca na Ziemi,
• uprocesowienie działań związanych z dokumentacją.