Workflow

Po co mi workflow?

Optymalizacja

Specjalizacja – Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia podział pracy zgodnie z kompetencjami poszczególnych uczestników. W praktyce oznacza to, że np. prawnik odpowiedzialny za przygotowanie odpowiedzi w postępowaniu reklamacyjnym zajmuje się tylko tym zadaniem. Za wykonanie innych zadań odpowiada pracownik o innych kompetencjach. Specjalizacja optymalizuje koszty w procesach.

Automatyzacja – Najcenniejszym zasobem w firmie jest czas pracy wysoko wykwalifikowanych pracowników. Wszystkie czynności, które można automatyzować należy optymalizować, ponieważ odciążają pracowników i pozwalają im skupić się na kluczowych zadaniach.

Integracja – Jednym z najważniejszych elementów automatyzacji jest integracja. Integracja umożliwia przenoszenie danych pomiędzy systemami bez przepisywania, systematyzację i niezawodność.

Nośnik procesu biznesowego

Elektroniczny obieg dokumentów jest sam w sobie nośnikiem informacji o procesach biznesowych w organizacji. W praktyce oznacza to, że gdy firma przejmuje inny podmiot i wdraża swoje procesy uruchomienie workflow w znacznej części rozwiązuje problemy związane z uspójnieniem działania dwóch różnych organizacji.

Skalowalność organizacji

Dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów znacznie łatwiej jest rozwijać organizację.

Procesy są znane – Rozwój organizacji oznacza pojawienie się większej liczby procesów i ludzi w nich uczestniczących. Posiadanie opisanych, zdefiniowanych procesów, wykonywanie zadań w sposób powtarzalny ułatwia wdrażanie nowych pracowników i utrzymanie oczekiwanego poziomu jakości.

Praca jest optymalna – Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów obejmuje też automatyzację, dzięki temu w wielu wypadkach wzrost ilości wystąpień procesów nie oznacza znacznego wzrostu pracochłonności.

Dokumenty nie giną – Zagniecie oryginału dokumentu to realne ryzyko. Dzięki digitalizacji dokumentów oryginał jest zawsze zdeponowany w bezpiecznym archiwum lub u pracownika, który wziął za niego odpowiedzialność.

Uprawnienia – Dostęp do wszystkich dokumentów jest przydzielany na jasno zdefiniowanych zasadach i w określonym zakresie.

Wszystko na czas – Elektroniczny obieg dokumentów „pilnuje” czasu realizacji poszczególnych zadań, a także całego procesu. Jeżeli pojawia się ryzyko przekroczenia harmonogramu system może wykonać szereg akcji takich jak np. skierowanie zadania do innej osoby, eskalacja lub ponaglenie.

Transparentność – Dzięki automatyzacji i powiazaniu różnych procesów jakość podejmowanych decyzji stale się zwiększa. Dzieje się tak, ponieważ każda decyzja jest podejmowana na podstawie zdefiniowanego zestawu danych. Na przykład faktura jest akceptowana na podstawie umowy, protokołu odbioru i harmonogramu płatności.

Planowanie

Przewidywalność – Elektroniczny obieg dokumentów pozwala planować harmonogram zarówno pojedynczego procesu jak i całego ich portfela. Dzięki temu stosunkowo łatwo ustalić jaka jest wydajność organizacji oraz planować skalowanie z uwzględnieniem dostępności zasobów.

Monitorowanie – Workflow umożliwia bieżący nadzór nad procesem. Raporty zapewniają informacje o aktualnym statusie procesu, kroku oraz odpowiedzialnej osobie.

Doskonalenie

Powtarzalność daje mierzalność – Tylko standaryzacja i pomiar umożliwia kształtowanie procesów. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala dokładnie rejestrować przebieg tysięcy procesów. Na tej podstawie można je analizować i wyciągać wnioski, na podstawie których możliwe jest ich dalsze doskonalenie.

Z jakiego powodu znajomość odpowiedzi na pytanie “DLACZEGO” jest tak ważna?

Simon Sinek, doskonały mentor zajmujący się od lat filozofią funkcjonowania organizacji (Wikipedia Simon Sinek) przekonuje nas, że wszelkie zmiany należy zaczynać od pytania DLACZEGO. Mimo to często zdarzają się wdrożenia elektronicznych obiegów dokumentów, bez jasno zarysowanego celu. Zawsze jest to źródłem niepotrzebnych problemów. Zobaczmy więc, dlaczego znajomość pytania DLACZEGO jest tak istotna.

Dlaczego ważne?

Pełna optymalizacja – Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to okazja do optymalizacji procesów. Jeżeli ten cel nie został jasno zakomunikowany, dochodzi do prób przenoszenia procesu As-Is, czyli w stanie dotychczasowym. W takich sytuacjach często zaprzepaszczona zostaje szansa na optymalizację, a nawet może dojść do niepowodzenia wdrożenie systemu, ponieważ przeniesienie procesu „papierowego” do świata elektronicznego” nie jest do końca możliwe.

Efekty biznesowe – Brak mierzalnych celów nieuchronnie prowadzi do mizernych wyników. Opisane dalej „rozpraszacze” sprawiają, że uwaga i energia zespołu skupiona jest nie na tym co najważniejsze.

Szybka realizacja – Dobre zrozumienie celu sprawia, że możliwe jest wdrażanie filozofii MVP (Minimum Viable Product). Zespół jest skupiony na szybkim dostarczeniu najważniejszej i niezbyt rozbudowanej funkcjonalności.

Entuzjazm zespołu – Wdrożenie workflow zawsze wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Aby osiągnąć sukces konieczne jest przekonanie całej organizacji, że warto ten trud ponieść. Tylko dzięki dobrej komunikacji celów i benefitów można wzbudzić entuzjazm i zapał do dokonania zmiany.

Dla kogo ten proces? – Gdy brakuje jasno nakreślonego celu zdarza się, że podczas projektowania zespół traci zrozumienie kto jest beneficjentem systemu. W takich sytuacjach powstały system staje się „nadzorcą” zamiast „pomocą” dla pracowników. Często zwiększają się nakłady na raportowanie. Efektem jest brak zainteresowania głównych użytkowników systemem, gdyż postrzegają go jako utrudnienie, a nie pomoc.

Najczęstsze rozpraszacze

Technologia – Zespół projektowy może zbytnio skupić się nad detalicznymi rozwiązaniami technologicznymi i utracić widzialność perspektywy całości rozwiązania biznesowego.

Nieistotne szczegóły – Próby zaadresowania każdego scenariusza procesowego lub każdej, najmniejszej akcji prowadzą do poszerzania zakresu i wydłużania harmonogramu. W efekcie następuje zwiększenie zakresu, wydłużenie harmonogramu co może spowodować zniechęcenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie.

Jak zapewnić?

Co zrobić, aby DLACZEGO trwale wpływało na jakość procesu:

Formalne zatwierdzenie – Formalne zatwierdzenie celów projektu przez sponsora umożliwia kierownikowi skuteczne prowadzenie projektu i negocjacje z udziałowcami.

Kick-off i komunikacja – Nierzadko cele Zarządu organizacji nie są znane zespołowi projektowemu. Dlatego kluczowym jest, aby najpóźniej na starcie projektu nastąpiło przekazanie pełnej wiedzy o celach jakie zdefiniował Zarząd dla projektu

Regularne przypomnienia – Regularne przypominanie zespołowi projektowemu celów jest podstawą udanego wdrożenia. Aby zapewnić zgodność produktu z celami organizacji konieczne jest też walidowanie produktów na każdym etapie wdrożenia.

Jak wygląda ultraszybka gąsienica (łac. eruca)?

Nikogo nie osądzamy

To zrozumiałe, że biznes podlega wielu uwarunkowaniom także formalnym. W związku z tym, nie zawsze możliwe jest wykonanie cyfrowej transformacji, to zrozumiałe. Zadaniem dobrego partnera wdrożeniowego jest podpowiedzieć co oraz w jaki sposób można osiągnąć w takiej sytuacji.

Czym jest ultraszybka gąsienica?

Cyfrowa transformacja przynosi wspaniałe efekty, chociaż oczywiście wymaga ona wysiłku i zaangażowania. Co jednak cyfrowa transformacja ma wspólnego z gąsienicą? George Westerman (badacz MIT, http://georgewesterman.org/) użył tej metafory, aby przekazać ważną myśl: nie każda cyfrowa transformacja przynosi spodziewane efekty.

Kiedy Cyfrowa Transformacja jest właściwie poprowadzona, jest jak gąsienica zmieniająca się w motyla, ale jeśli przeprowadzi się ją źle, wszystko co masz to naprawdę szybka gąsienica.
George Westerman
MIT Sloan Initiative on the Digital Economy

Aby lepiej zrozumieć na czym może polegać porażka cyfrowej transformacji przygotowaliśmy kilka przykładów.

Kluczowy wniosek

Większość powyższych błędów wynika ze złej architektury, a nie z samej platformy. Wniosek: każde wdrożenie da się zepsuć, choćby Klient wybrał najlepszą platformę. Zatem rola partnera wdrożeniowego jest kluczowa dla wdrożenia, decyzja o jego wyborze jest ważniejsza niż wybór samej platformy.

Jaki jest przepis na sukces?

Ominięcie głównych błędów projektowych wymaga zastosowania szeregu dobrych praktyk, które zostały przedstawione dalej.

Jak wygląda przykładowa porażka cyfrowej transformacji?

Pracownicy nadal wykonują powtarzalne zadania – Wiele zadań w procesach może zostać zautomatyzowanych. Do najbardziej oczywistych należy dostarczanie powiązanych danych taki jak na przykład: przy akceptacji faktury użytkownikowi należy dostarczyć skan umowy, skan protokołu odbioru, harmonogram płatności i inne dane. Wiele informacji może wymagać wstępnego wyliczenia lub agregacji danych i prezentacji w formie wykresu. Większość takich operacji można wykonać automatycznie.

Analogowy świat równoległy – Proces co prawda jest elektroniczny, jednak często na koniec konieczne jest wydrukowanie dokumentu, podpisanie go i zeskanowanie. Nie zawsze jest możliwe uniknięcie tego typu zabiegów ze względów formalnych, co często wynika tylko z wewnętrznych uwarunkowań – wtedy warto pomyśleć o zmianie.

Nadal przywiązani do biurka – Elektroniczny obieg dokumentów z reguły umożliwia dostęp do systemu z dowolnego miejsca. Zdarza się, że z powodu restrykcyjnych ograniczeń, braków funkcjonalności lub innych powodów użytkownik może podejmować decyzje tylko przy pomocy firmowego komputera przy biurku.

Zbyt skomplikowane procesy – Procesy, które są tak skomplikowane, że użytkownicy nie są w stanie wytłumaczyć, jak działają, a właściciele biznesowi nie wiedzą z jakiego powodu zachowały się w określony sposób. Procesy te są wtedy nieprzydatne i bardzo trudne w utrzymaniu.

Nadal organizujemy spotkania – Wiele decyzji można podjąć obiegowo, dostarczając zespołowi dane o powtarzalnej strukturze. Akceptacja, na przykład: złożenie oferty może się odbyć zupełnie bez spotkania lub spotkanie może być potrzebne tylko dla niewielkiej liczby ofert.

Niepraktyczne rozwiązania – „niepraktyczny” proces w teorii może wydawać się dobry, a nawet w praktyce może działać zgodnie z wymaganiami użytkowników biznesowych. Zdarza się jednak, że ze względu na swą uciążliwość i brak „sensu biznesowego”, nie jest używany.

Osobista kontrola postępów – Procesy powinny być budowane w taki sposób, aby same kontrolowały swój przebieg, np.: nadzorowały harmonogram. W razie odchyleń proces może przypominać, powiadamiać lub eskalować, aby zapewnić realizację zaplanowanych w swych ramach zadań. Nieraz zdarza się jednak, że po wdrożeniu managerowie nadal muszą samodzielnie, „ręcznie” monitorować procesy co jest nieoptymalną, kosztowną stratą czasu.

Jak workflow wspiera korporacyjną układankę?

Wyzwanie: systemy dziedzinowe tworzą wyspy a nie proces

Organizacje posiadają wiele różnych systemów, np.: ERP, System do Zarządzania projektami, System Kadrowo-Placowy, czy System do zarządzania reklamacjami. Każdy z tych systemów jest niezbędnym rozwiązaniem, ale nie tworzą one spójnego procesu biznesowego. Sytuację komplikuje fakt, że w procesie tym powinny uczestniczyć różne działy firmy np.: uruchamianie projektu realizacyjnego może przebiegać, od sprzedaży do realizacji, po dział utrzymania. Brak spójnego procesu tworzy mnóstwo problemów:
Chaos komunikacyjny – Pracownicy muszą powiadamiać się mailem lub w inny sposób o przekazywaniu zadań do kolejnego kroku. Często przekazują niekompletne dane.

  • Konieczność przepisywania danych z systemu do systemu – Powoduje to z kolei konieczność utrzymywania zgodności tych danych.
  • Niejednorodne podejście do wykonywania powtarzalnych zadań – Pracownicy często wykonują to samo zadanie działając na zupełnie różne sposoby co powoduję, że często wykonywane są nieoptymalnie.
  • Punkty startu i zakończenia poszczególnych kroków w procesie nie są zdefiniowane – Prowadzi to do wielu niejednoznaczności. Przykładem może być proces startu projektu. Przykładowo dla działu księgowości zaczyna się on w momencie podpisania umowy realizacyjnej, a dla działów realizacyjnych, gdy ruszają rzeczywiste prace.

Rozwiązanie: WEBCON BPS jest nośnikiem procesu biznesowego

Proces zaimplementowany w WEBCON BPS może przenosić dane między kolejnymi krokami i systemami zapewniając jednocześnie logikę biznesową. Na swój sposób staje się szyną integracyjną.

Workflow - Nexpertis

Powyższy diagram prezentuje grupę powiązanych procesów, które zostały połączone w jeden nadrzędny proces za pomocą WEBCON BPS. Dzięki temu osiągnięto szereg korzyści:

  • Właściwi użytkownicy są automatycznie informowani o starcie projektu.
  • Dane są wprowadzane do poszczególnych systemów automatycznie, bez błędów i żmudnego przepisywania.
  • Proces z definicji zapewnia nam standaryzację i powtarzalność wykonywanych działań co sprawia, że możemy go mierzyć i optymalizować.
  • Jasno zdefiniowano kryteria startu i zakończania kroku.

Na co zwrócić uwagę?

Prezentowane podejście niesie wiele korzyści choć oczywiście budzi wątpliwości natury integracyjnej. Czy bać się integracji? Nie, pod warunkiem, że weźmiemy pod uwagę kilka czynników:

  • Wybór systemów gotowych na integrację – wybór każdego nowego systemu wiąże się z oceną pod kontem kosztów, wartości dziedzinowej lub łatwości użycia. Warto wziąć też pod uwagę gotowość na integrację każdego z nich, aby nie zamknąć sobie drogi rozwoju.
  • Wykorzystanie systemów zgodnie z ich przeznaczeniem – naturalną tendencją organizacji jest próba realizacji wszystkich nowych potrzeb w istniejących już w organizacji systemach. Jest to naturalne i oczywiste jednak w skrajnych przypadkach prowadzi do przebudowy systemu w kierunku, na który nie był on gotowy. Prowadzi to do obniżenia wydajności, trudności w utrzymaniu i rozwoju, a czasem wręcz do ślepych uliczek.
  • Minimal Viable Product– wdrażanie minimalnego rozwiązania pozwala budować nieskomplikowane metody i powoli je rozwijać. Daje to szereg korzyści, np. organizacja jest w stanie zaabsorbować nowe rozwiązanie.

ERPocentryzm – co w tym złego?

Gdy twoim jedynym narzędziem jest młotek, wszystko zaczyna ci przypominać gwoździe.
Abraham Maslow

Refleksja Abrachama Maslow’a doskonale pasuje do sytuacji, gdy za wdrożenie jest odpowiedzialny partner skupiony tylko na jednym rozwiązaniu lub dostawcy. ERPocentryzm jest naturalną skłonnością do rozwiązania każdego problemu jednym systemem. Często prowadzi to do różnego rodzaju blokad: wydajnościowych lub architektonicznych.
Rolą partnera wdrożeniowego jest podpowiedzieć o różnych rozwiązaniach, które będą najlepiej pasowały do potrzeb Klienta.

W praktyce: dlaczego obieg faktury kosztowej warto wynieść poza ERP?

Niejedno nasze wdrożenie polega na implementacji obiegu faktur poza systemem ERP. Dzieje się tak z wielu powodów:

  • Systemy ERP nie mają wystarczająco rozbudowanych mechanizmów workflow.
  • Koszty wdrożenia oraz późniejszej przebudowy workflow w ERP są zbyt duże.
  • Zmiany zachodzące w workflow w obiegu faktur są bardzo częste, znacznie częstsze niż w mechanizmach odpowiedzialnych za księgowanie faktury. Wykorzystanie „sztywnych” mechanizmów skutkuje dużą pracochłonnością i wydłużeniem terminów realizacji.

W praktyce integracja WEBCON BPS z ERP nie jest problematyczna, a daje szereg korzyści.

Jak wybrać elektroniczny obieg dokumentów?

Na rynku jest wiele platform zapewniających funkcjonalności obiegu dokumentów. Wybór warto poprzedzić wnikliwą analizą potrzeb organizacji oraz systemów. Poniżej przedstawiono część czynników, które warto wziąć pod uwagę.

Partner lock

Jest to bardzo niekorzystna sytuacja polegająca na tym, że Klient zostaje skazany na współpracę z jednym dostawcą. Istnieje kilka scenariuszy, w których może to nastąpić: partner wdrożeniowy jest dostawcą platformy, na krajowym rynku jest zbyt mało partnerów wdrożeniowych, umowa jest skonstruowana w taki sposób, że uniemożliwia wyjście ze współpracy.

Code-less

Szybki development aplikacji jest kluczem do satysfakcji biznesu. Platformy code-less (low code) pozwalają na znaczne przyśpieszenie tworzenia i modelowania procesów. Ważne jest też, że przedstawiciele biznesu łatwiej analizują i komunikują się z architektami przy wykorzystaniu takich platform.

Edytor dobry dla biznesu

Doświadczenie pokazuje, że niektóre edytory procesów są szczególnie lubiane przez biznes. Takie edytory pozwalają na szybką edycję procesu oraz łatwe rozumienie procesu biznesowego oraz innych zależności jak np.: uprawnień i widoczności atrybutów.

Dostępność na różnych platformach

W dobie pracy zdalnej dostępność elektronicznego obiegu dokumentów na różne platformy jest kluczowa. Warto sprawdzić, czy system został stworzony w architekturze RWD (czyli dostosowuje swój interfejs do rozdzielności) i na jakich przeglądarkach, czy dostępna jest aplikacja mobilna, czy zaimplementowano rozwiązania typu lazy approvals.

Robotyzacja to nie workflow

Nie należy mylić obu klas systemów, choć często aplikacje udostępniają częściowo funkcjonaliści jednej klasy w drugiej. Trzeba pamiętać, że nie każda platforma robotyzacji jest solidną platformą elektronicznego obiegu dokumentów.

Skalowanie

Platforma elektronicznego obiegu dokumentów powinna móc rosnąć razem z organizacją. Zdarza się, że organizacja rośnie bardzo szybko lub zapotrzebowanie na określony proces bardzo wzrasta. Warto upewnić się, że wybrana platforma jest skonstruowana w taki sposób, że będzie w stanie obsłużyć duże obciążenie.

Zintegrowany edytor

Niektóre platformy są zbiorami luźno powiązanych ze sobą narzędzi. Na przykład edytor formularzy jest odseparowaną aplikacja od edytora procesów. Warto przeanalizować na ile będzie to uciążliwe w praktyce.

Dostawca ciągle rozwija

Dostępne na rynku rozwiązania są w różnych stadiach cyklu rozwoju produktu. Niektóre są nierozwijane od dłuższego czasu. W takiej sytuacji nie można liczyć na częste poprawki. Z drugiej strony dostawcy, których produkty są na fali rozwoju najszybciej podążają za nowymi trendami.

Czy edytor jest skupiony na procesie?

Jakość procesu jest często determinowana przez sam cykl jego przygotowania. Jeżeli edytor pozwala skupić się najpierw na procesie i łatwo go modelować, a dopiero potem na strukturze danych, to jest to sytuacja bardzo korzystna.

Reużywalność

Funkcjonalności takie jak reguły biznesowe i reguły formularzy pozwalają sprawienie budować procesy biznesowe. Możliwe jest np. zastosowanie tej samej metody akceptacji w różnych procesach, np.: przy akceptacji faktur i zamówień. Dobrze zaimplementowany mechanizm podprocesów ma ogromny wpływ na to na ile przydatna będzie w praktyce platforma.