Elektrobudowa

Elektrobudowa

Obieg dokumentów i zarządzanie projektami

Pełna informatyzacja Elektrobudowy

W ramach projektu Elektrodynamit wdrożono proces kompleksowego zarządzania, monitorowania i rozliczania projektów. Pełna integracja z ERP umożliwiła automatyzacje wielu procesów.

Klient

Elektrobudowa SA jest największą w Polsce firmą działającą w branży elektroinstalacyjnej. Spółka zajmuje się kompleksowymi usługami elektroinstalacyjnymi, budową obiektów na potrzeby energetyki oraz przemysłu, a także produkcją urządzeń elektroenergetycznych.

Podstawowe parametry

0

Liczba użytkowników

Wszyscy zaangażowani

0

Czas wdrożenia

Analiza, projekt i wdrożenie

0

SLA

Utrzymanie i wysoka dostępność

0

Bezpieczeństwa

Instytucja finansowa

0

Rozpoczęcie współpracy

Utrzymanie i ciągły rozwój

Cel wdrożenia

  • Kompleksowe zarządzanie projektami
  • Automatyzacja procesów HR i administracyjnych
  • Raportowanie i monitoring

Opinie zespołu Klienta

Podczas realizacji zadania pracownicy Nexpertis wykazali się pełnym zaangażowaniem i profesjonalnym podejściem. Polecam współpracę z Nexpertis.
Jakub Żwirek
Dyrektor IT

Zakres projektu

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i integracja z innymi systemami pozwoliła na przyspieszenie nie tylko samych procesów, ale również umożliwiła ich szybkie modelowanie.

Obieg faktur kosztowych

Cały cykl życia faktury kosztowej od rejestracji i skanowania przez wielostopniową akceptację, aż po przeniesienie do ERP za pomocą integracji. Przygotowano również wiele udogodnień pozwalających na szybszą obsługę faktur.

Rozliczanie delegacji

Proces umożliwia indywidualne i grupowe obsługiwanie rozliczeń delegacji. Integracja z obiegiem faktury kosztowej umożliwia grupowe akceptowanie faktur z delegacji.

Wniosek o zaliczkę

Proces jest połączony z wnioskiem o delegację, dzięki czemu wypełniając jeden formularz użytkownik otrzymuje akceptację wyjazdu i obsługę zaliczki.

Rozliczenie kart służbowych

Proces dostarcza pracownikowi komplet danych niezbędnych do rozliczenia karty służbowej oraz sam status rozliczenia.

Zarządzanie procesem ofertowania (CRM)

Grupa procesów obejmująca wycenę, przygotowanie i akceptację oferty. Powiązanie z procesem pełnomocnictw umożliwia szybkie uzyskanie dokumentu, który pozwala na złożenie oferty.

Zarządzanie umowami

Proces umożliwia kompleksowe zarządzanie cyklem życia umowy od złożenia zapotrzebowania po przygotowanie do podpisu i monitorowanie. Odpowiednie raportowanie pozwala na kontrolę ilości pracy, którą obciążeni będą pracownicy kancelarii.

Zarządzanie pełnomocnictwami

Pełne zarządzanie procesem zapotrzebowania, akceptacji, przygotowania i podpisu pełnomocnictwa. Odpowiednie raportowanie pozwala na szybkie określenie jakie pełnomocnictwa posiada wybrany pracownik.

Zarządzanie wadiami

Integracja z procesem ofertowym pozwala na szybkie uzyskiwanie wadium w trakcie przetargu. Monitoring wystawionych i wpłaconych gwarancji wadialnych umożliwia ich sprawne odzyskiwanie.

Zarządzanie gwarancjami należytego wykonania kontraktu

Proces umożliwia zarówno wystawianie gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i kasowych dla Klientów jak również nadzór nad gwarancjami od podwykonawców.

Zarządzanie harmonogramem projektu

Project Serwer pozwala na kompleksowe zarządzanie harmonogramem projektu oraz zarządzanie kluczowymi zasobami. Integracja z zamówieniami pozwala na automatyzację działań.

Zarządzanie budżetem projektu

Proces uruchamiany podczas startu projektu pobiera dane startowe z karty kalkulacji w CRM. Umożliwia to kontrolę nad całym procesem tworzenia akceptacji i modyfikacji budżetu.

Kontrola wykonania projektu

Ciągły nadzór nad realizacją budżetu projektu zarówno od strony kosztowej jak i przychodowej. Automatyczne startowanie zadań dla kierowników projektów umożliwia terminową aktualizację. Integracja z zamówieniami pozwala na kontrolę budżetową już na samym starcie zamówienia.

Raportowanie

onad 40 raportów w Power BI i Repporting Services. Kancelaria poczty przychodzącej i wychodzącej – Pozwala na zarządzenie obiegiem poczty od wejścia do organizacji i digitalizacji, przez dekretację, aż po obsługę.

Zarządzanie dokumentacją ISO

Proces pozwala kompleksowo zarządzać legislacją ISO i obejmuje zapotrzebowania, przygotowanie, akceptacje i przeglądy legislacji.

Wykorzystane technologie