Korzyści
%
akceptacji zgodnie z procesem
minut
zaoszczędzisz na każdym zamówieniu
sekund
zajmie ustalanie czy jest budżet na zamówienie
dzień
zajmie akceptacja zamówienia
Więcej korzyści
Przejrzystość procesu
Akceptacja przebiega zgodnie z ustalonym procesem, w sposób jednolity dla całej organizacji.
Szybkość obsługi
Wzrasta dzięki przekazywaniu przez system kolejnych spraw do akceptacji oraz automatyzacji, na przykład przez automatyczną kontrolę budżetową.
Pełna kontrola nad zamówieniami
Również historycznymi, sprawia, że merytoryczne działy podejmują decyzję o konieczności zakupu lub wykorzystaniu zasobów, które już są na stanie.
Standaryzacja zamówień
Możliwość zamówienia przez pracownika zasobów takich jak telefon, czy komputer może być uzależniona od poziomu zaszeregowania pracownika.
Przebieg procesu
Rejestracja
Pracownik składa wniosek o kupno zasobu. Jednocześnie na tym etapie uzasadnia konieczność zakupu i wstępnie opisuje koszty zamówienia.
Kontrola budżetowa
Składając zamówienie pracownik dysponuje pełną informacją o tym, czy ma budżet, czy też nie. Jeżeli nie posiada budżetu, to konieczne jest wystąpienie o nowy lub powiększenie istniejącego.
Akceptacja
Macierz akceptacji zamówienia może obejmować przełożonego lub innych aktorów procesu, bazując na strukturze organizacyjnej, pełnomocnictwach, informacji o typie, celu lub cenie zakupu. Może być to również taka sama macierz akceptacji jak stosowana w procesie obsługi faktury kosztowej.
Zapytanie ofertowe
Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie przetargu proces może wymusić przykładowo wprowadzenie do systemu trzech ofert i uzasadnienie wyboru.
Zamówienie
Dokument może być wygenerowany i wysłany pocztą tradycyjną lub mailem, gdzie zostanie przygotowany zgodnie z szablonem. Zamówienie może być podpisane cyfrowo.
Odbiór
Odebranie zamówionego przedmiotu może powodować przystąpienie do jego rozliczenia oraz uruchomienie procesu obsługi środka trwałego.
Ciekawe funkcjonalności
Baza produktów standardowych
Podczas wypełniania zamówienia pracownik może wybrać produkty z standardowej bazy dostępnych przedmiotów. Na zakup przedmiotów z poza listy z reguły potrzebna jest akceptacja.
Portal dla dostawców
Możliwe jest udostępnienie portalu, na którym będą prezentowane aktualne zapotrzebowania.
Wyszukiwanie na podstawie kodu kreskowego
Wszystkie wygenerowane zamówienia zawierają osadzony kod kreskowy, za pomocą którego możliwe jest szybkie odszukanie pełnej informacji o zamówieniu.
Integracja
Słowniki
Zamówienia powinny być opisywane wymiarami finansowymi tak jak faktury, dzięki temu po powiązaniu zamówienia z fakturą kosztową cały opis księgowy jest przepisywany.
Wymiary finansowe i słowniki
Mogą być pobierane bezpośrednio z systemu ERP. Dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.
Proces budżetowania
Zanim pracownik złoży zapotrzebowanie może być przeprowadzona kontrola budżetowa.
Faktury
Proces obsługi faktur kosztowych może być zintegrowany z zamówieniami. Automatyczne powiązanie numeru faktury i zamówienia powoduje znaczne przyśpieszenie procesu akceptacji.
Środki trwałe
Połączenie z tym procesem umożliwia automatyczne przydzielenie odpowiedzialności za dokonany zakup.
Raporty
Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą, łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:
- Moje zadania w zamówieniach
- Wszystkie zamówienia
- Moje zamówienia
- Zamówienia mojego działu
- Sumy zamówień na działy i typy zasobów
- Zamówienia oczekujące na realizację
Produkty
Success Stories
