W każdej organizacji posiadającej osobowość prawną, a co za tym idzie: Radę Nadzorczą, Zarząd, oraz wspólników, prawdziwym wyzwaniem staje się zapanowanie nad organizacją formalności i posiedzeń. Czy da się zdigitalizować te powtarzalne elementy?

Podstawową i niepodważalną zaletą wysokich technologii jest systematyzacja procesu, czyli uporządkowanie wszystkich jego etapów. Powoduje to podwyższenie jakości tworzonych wniosków, na co składa się wymaganie informacji, stałe wzory dokumentów czy możliwość tworzenia ich na podstawie szablonu.

Dodatkowo, pomocne jest automatyczne pilnowanie terminów i generowanie przypomnień do odpowiednich etapów, na przykład akceptacji czy opiniowania. To z kolei daje nam szybsze zbieranie opini i zatwierdzeń, a wersjonowanie dokumentów jest dopełnieniem kontroli nad kolejnymi krokami.

W typowym procesie składania wniosku na Zarząd udział biorą inicjujący proces oraz opiniujące osoby wewnętrzne i zewnętrzne. Pierwszym etapem jest oczywiście przygotowanie dokumentu oraz wskazanie, kto będzie weryfikował całość. Następnie należy zebrać opinie – na przykład w formie online, przy pomocy platformy SharePoint, gdzie możliwe jest wspólne pracowanie na jednym pliku w czasie rzeczywistym. Edytujący mogą nanosić swoje zmiany lub dodawać komentarze.

Na koniec tego etapu rozpoczyna się procedura, która często skonfigurowana jest jako “podproces” zbierania opinii zewnętrznych. Gdy ona również się zakończy, odbywa się weryfikacja poprawności wniosku oraz akceptacja. Platforma umożliwia odesłanie dokumentu do wcześniejszych etapów, jeśli konieczne są modyfikacje. Gdy wszystko jest gotowe, pismo oczekuje na obsługę.

Dopełnieniem składania wniosków jest proces posiedzenia Zarządu. Tutaj jesteśmy w stanie automatycznie wygenerować porządek posiedzenia. Pełna cyfryzacja oznacza, że spotkania mogą odbywać się zdalnie – na przykład na platformie Microsoft Teams, poprzez zaplanowanie w kalendarzu.

Tutaj również warto wykorzystać szablony dokumentów, dzięki czemu wszystkie pisma mają ujednoliconą formułę. Niezwykłym ułatwieniem są również podpisy cyfrowe, które znacznie ułatwiają organizację.

Obieg procesów posiedzenia Zarządu składa się z kilku podstawowych etapów, w które zaangażowani są członkowie Zarządu, prezes i wnioskodawcy. Główne kroki to wygenerowanie porządku obrad, umieszczenie w kalendarzu i rozpoczęcie spotkania, a na koniec stworzenie raportu i uzyskanie akceptacji. Całość na koniec trafia do archiwum.

Jak widać, digitalizacja systematyzuje procedury składania wniosków na zarząd i posiedzenia zarządu, a dzięki temu także ułatwia pilnowanie terminów, planowanie spotkań oraz sprawne akceptowanie pism. Wszystko po to, żeby więcej czasu zostało na to, co naprawdę ważne.