Korzyści
%
akceptacji zgodnie z procesem
minut
zaoszczędzisz na obsłudze każdej faktury
sekund
zajmie znalezienie dowolnej faktury
sztuk
żadna faktura nie zostanie zgubiona
Więcej korzyści
Szybkość obsługi
Znacznie wzrasta dzięki użyciu przy opisie i dekretacji, informacji z powiązanych umów i zamówień.
Automatyczna akceptacja
Dla faktur, które są powiązane z zamówieniami. Przy zachowaniu pewnych ograniczeń i zabezpieczeń znaczna część faktur może być akceptowana automatycznie.
Pełna kontrola
Dzięki elastycznemu systemowi raportowania możliwe jest szybkie uzyskanie informacji o zobowiązaniach pochodzących z faktur na różnych etapach ich akceptacji.
Historia akceptacji
Każda decyzja jest udokumentowana w historii procesu przypisanego do danej faktury.
Przebieg procesu
Rejestracja
Pracownik składa wniosek o zakup zasobu. Jednocześnie na tym etapie uzasadnia konieczność zakupu i wstępnie opisuje zamówienie wymiarami finansowymi.
Skanowanie (Dygitalizacja)
Wszystkie faktury są oklejane kodem kreskowym będącym wewnętrznym numerem faktury, a następnie są skanowane. Na tym etapie możliwe jest automatyczne rozpoznanie wystawcy, daty wystawienia, numeru konta itp.
Wiązanie z zamówieniem
Pozwala opisać fakturę informacjami, które zostały pobrane z powiązanego z nią zamówienia w sposób automatyczny. Opis merytoryczny – jest wykonywany przez właściciela biznesowego faktury.
Rozbicie na MPK’i lub projekty
Jest możliwie wartościowo i procentowo z wykorzystaniem danych słownikowych.
Dekretacja
Wraz z opisem jest procesem znacznie ułatwionym, dzięki wykorzystaniu słowników pobieranych z systemu ERP, co ogranicza możliwość powstawania błędów na tym etapie.
Akceptacja
Macierz akceptacji zamówienia może obejmować przełożonego lub innych aktorów procesu bazując na strukturze organizacyjnej, pełnomocnictwach, informacjach o typie, celu lub cenie zakupu. Może być to również taka sama macierz akceptacji jak stosowana w procesie obsługi zamówienia.
Kontrola księgowa
Ostatnim krokiem przed wprowadzeniem faktury wraz z danymi do systemu ERP jest każdorazowa kontrola rachunkowa działu księgowości.
Integracja z ERP
Pozwala na zwiększenie wydajności oraz poprawę jakości procesu obsługi faktury kosztowej.
Ciekawe funkcjonalności
Akceptacja w aplikacja mobilnej
Faktury mogą być akceptowane przez managerów za pomocą aplikacji mobilnej.
eFaktura
Proces obsługi faktury kosztowej może być startowany na podstawie maila z załączoną fakturą. Dzięki temu możliwa jest automatyzacja przy masowej dekretacji faktur.
Integracja
Słowniki
Wymiary finansowe i słowniki mogą być pobierane bezpośrednio z ERP. Struktura organizacyjna – dzięki oparciu procesu o strukturę organizacyjną, zmiany personalne nie mają wpływu na działanie procesu.
Zamówienia
Faktury mogą być automatycznie wiązane z zamówieniami.
Delegacje
Faktury mogą być wiązane z delegacjami i akceptowane zbiorczo podczas procesu akceptacji delegacji.
Umowy
Dzięki powiązaniu faktur kosztowych z projektami i umowami możliwy jest szybki dostęp do umowy na podstawie, której została wystawiona faktura. Możliwe jest też wprowadzenie harmonogramów płatności na określone umowy.
ERP
Integracja z systemem ERP jest jedną z najczęściej wykonywanych integracji związanych z wdrożeniem procesu obiegu faktury kosztowej.
Poczta wychodząca
Dzięki integracji z procesem obsługi poczty wychodzącej możliwe jest generowanie pism o odrzuceniu faktury kosztowej bezpośrednio z procesu jej obsługi.
Raporty
Dzięki wykorzystaniu wizualnych narzędzi Business Inteligence, raporty są tworzone pod indywidualne potrzeby Klienta w sposób szybki, umożliwiający późniejszą łatwą modyfikację. Standardowo rozwiązanie dostarczane jest z kilkoma predefiniowanymi kwerendami:
- Moje zadania w obszarze faktur
- Wszystkie faktury
- Faktury z podziałem na dostawców
- Faktury z podziałem na miesiące
- Faktury w obiegu
- Zobowiązania na miesiące
Produkty
Success Stories
